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论办公耗材采购和管理 　　深圳职业技术学院占地面积超过2 400亩，在校生达2.3万余人、在编在岗教师超过1 300人，每年的办公耗材（包括电脑配件、打印耗材、办公用纸、投影机灯泡等）采购总量都在400万以上。 　　办公耗材指用于日常行政办公的消耗性材料，主要包括办公用纸、打印耗材和电脑配件、文具等，每年的采购总量都比较大。办公耗材的采购属于学校自行采购的范围，相对于政府集中采购来说自主权要大一些，因此可以在遵循校内外各项规章制度的基础上，针对不同的采购对象采取不同的方式，尽量做到高效、优质和高性价比。 　　耗材采购的具体方法 　　政府协议采购，从政府指定品牌中选择 　　根据深圳市政府采购中心的通知，办公用纸只能从中标（入围）供应商中选择，经过充分的市场调研和听取使用单位意见后，深圳职业技术学院选择了市场口碑好、性价比高的公司，实际使用效果非常好。 　　单一来源采购，向厂商或一级代理商直接进货，减少中间环节 　　对于一些公认的知名品牌产品，其质量和售后服务都有保障，但是价格比较高，根据这种情况，学院主动和厂家直接联系，由厂家直接给学院供货，减少了中间环节，从而获得了比较合理的价格和畅通的供货渠道。 　　校内招标，保证公平、公正、公开 　　打印耗材属于相对标准化的产品，售后服务也比较简单，而且价格变化不大，深圳职业技术学院一般采取校内招标的方式，一次进货量较大，在保证产品质量的基础上着重于较低的价格，并且要求供应商对产品提供1年的质保期。 　　询价比价采购，货比三家 　　电脑配件（包括CPU、内存、主板、硬盘等）种类多，品牌多，价格不统一，而且市场行情也经常变化，针对这种情况，就需要询价、比价进行采购，货比三家，尽量做到性价比最优，而且将售后服务作为重要的参考因素。目前，学院根据台式电脑5年就到报废期的特点，在采购时要求供应商提供5年的保修，逐步减少此类耗材的采购。 　　网上促销信息采购，有的放矢 　　一些IT网站（如www.省略、www.省略等）上经常有各种产品的促销信息，如果促销的产品恰好符合我们的需要，便可及时采购，这样的??品在质量和价格方面都具有竞争力，但必须注意到保持合理的库存，避免造成积压和浪费。 　　按使用者要求采购，提供个性化服务 　　有些使用单位或者个人可能会喜欢特定的品牌和型号，在不违反学院原则性规定的情况下，可以根据他们的要求，经过货比三家，有针对性的进行采购，满足这种个性化的要求。 　　物料采购的管理 　　耗材采购完成以后就进入到管理环节，围绕服务教学一线的工作重心，坚持廉洁和高效的原则，需要认真做好以下几项工作。 　　采购、账务、仓管分开，各司其责 　　本着工作的合理安排和相互监督的出发点，深圳职业技术学院将采购、账务和仓管三个环节分开由三位同志来承担，这样可以在不影响工作效率的前提下，很好地起到相互制约和监督作用，减少出错的机会，保证了整个耗材采购工作的顺利进行。 　　合理的库存，趁低吸纳 　　耗材市场的行情变化比较频繁，在充分了解和调研的基础上，学院在价格回落的时候主动吸纳一些常用耗材，保持合理的库存，这样的一来可以及时地满足各使用单位的需求，二来可以有限度地节约资金，规避价格风险。 　　要求供货商免费提供送货、安装、保养等增殖服务，做好服务工作 　　除了某些特殊情况，一般我们都要求供应商送货上门，而某些专业性较强的耗材如投影机灯泡、电脑配件等还要求提供安装服务，并且针对投影机、打印机、复印机、电脑等提供一些合理的保养服务。 　　根据表现建立供应商信誉档案，优胜劣汰 　　学院建立了供应商信誉档案，根据产品价格、产品质量、工作效率和售后服务情况等进行评分，这样就能更加客观的评价各个供应商的表现，给有实力、服务好的供应商更多的机会。 　　鼓励使用再生耗材，支持环保 　　环保的观念也应贯穿于整个耗材采购工作当中。在征求使用单位同意和保证使用效果的情况下，学院尽量采购一些环保的耗材，如再生硒鼓、再生纸张等，减少对环境造成的不利影响。 　　提倡节约，反对浪费 　　根据统计1/2左右的打印是用于内部资料保存和作为草稿使用，如果这部分用纸能使用双面打印的话，将极大节省用纸量，经过大力的推广，目前学院中合理使用双面打印的习惯已经慢慢形成。 　　物料采购管理的效率及经济效益 　　学院开发了一个耗材管理软件，将进存销、供应商评分、数据分析、报表打印等工作纳入其中，提高了工作质量和工作效率。采用此系统后，经济效益显现出来，设备处常备库存耗材采购价大部分比市场价低20%左右。 　　进存销管理解决方案一般由采购管理系统、仓库管理系统、销售管理系统等构成。采购管理系统将计划、申请、订单、渠道、价格等功能结合，实现完善的仓库采购信息管理。仓库管理系统按照耗材不同用途和类型，提供分类分级管理模式，确保处理仓库日常业务和库存盘