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关于机关办公自动化系统设计与应用思考 　　摘要：设计与应用机关办公自动化具有重要的现实意义，它可以协调机关内部之间的管理、便利信息的收集、促进资源共享、实现机关的科学决策。文章从工作机关的实际情况出发，探讨分析了机关办公自动化系统设计和系统应用的相关问题。其中主要包括机关办公自动化系统的基本目标、结构设计、功能设计等相关问题。最后文章还给出了一个结合 C／S和Web技术的机关部门办公自动化系统实例，通过实际的运用我们可以知道，该系统的设计适应了机关办公自动化的需求，在实践中值得进一步推广和应用。 　　关键词：机关单位；办公自动化；系统设计；系统应用 　　中图分类号：TP311.52 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 (2012) 09-0000-02 　　一、引言 　　随着互联网的广泛应用和信息技术的不断升级，实现机关办公自动化逐渐成为一种趋势。办公自动化系统设计与应用具有重要的现实意义，它可以协调机关内部之间的管理、便利信息的收集、促进资源共享、实现工作机关的科学决策。所以，在实践中，设计与应用机关办公自动化系统具有重要的现实意义。本文首先探讨分析了机关办公自动化系统设计和系统应用的相关问题。最后文章以C／S和Web技术作为办公系统的基本软件平台，结合必要的相关系统、产品与工具，来实现机关办公自动化系统。希望通过这样的探讨研究能够引起人们对机关办公自动化系统设计与应用的进一步关注，能够对实践起到一定的指导作用。 　　二、机关办公自动化系统设计 　　（一）机关办公自动化系统基本目标 　　机关办公自动化系统的基本目标有多个，总的来说，它的基本目标包括以下几个方面。 　　第一、促进机关单位办公规范化和制度化。由于大多数机关的办公自动化起步比较晚，为了提高办公效率，很多工作人员仍然依靠办公软件来实现，这种方式不能改变复杂、低效的办公方式，所达到的效果不能令人满意。因此，要改变这种落后的办公方式，就有必要设计和应用办公自动化系统，从而促进机关单位办公规范化和制度化。 　　第二、方便数据管理。机关单位在日常办公中需要处理大量的数据，这些数据种类??多，类型各异，传统的处理方式需要耗费大量的人力物力，然而容易出错，收到的效果并不令人满意。而运用机关办公自动化系统处理日常办公中的各项数据，不仅能够对数据进行科学合理的分类、处理，还能够保障数据的安全，且不容易出错，大大提高了机关单位数据管理的效率。 　　第三、系统设计的先进性。机关办公自动化系统需要以先进性为基本目标，也就是指该系统在开发的时候应该具有先进性，能够代表办公自动化信息系统的先进水平。只有这样，当系统被开发出来并被投入使用后在一段时间内仍然不会被淘汰。此外，系统的先进性还表现在对计算机硬件的要求不能太高，运行速度较快，系统的技术可以不断的升级，能够在相当长的时间内保持机关办公自动化系统的先进性。 　　（二）机关办公自动化系统结构设计 　　第一、技术选用。在办公自动化系统开发中，应用Web技术进行系统的设计与开发是一种可行的选择。该技术能够适应机关办公自动化的需求，具有其它技术不可比拟的优点。它不仅具有跨平台、统一美观的界面，而且操作简单方便，开发成本低廉，此外，应用Web技术开发系统所需要的时间短，且容易升级更新。正是由于具有这样的优点，该技术在系统开发中得到广泛的应用，并受到人们广泛的欢迎。但是该技术也存在着一定的缺陷与不足，表现为传输速度较慢，不利于大量数据的传输等。为了弥补这些缺陷与不足，实现大量数据之间的传输，有必要将Web技术与其它系统相结合。而将C／S和Web技术相结合来开发机关办公自动化系统，能够弥补Web技术的缺陷与不足，能够满足机关单位办公自动化系统的需求。 　　第二、系统结构。为了让人们对该系统有更加形象直观的了解，我们将以某一机关单位办公自动化的实际情况为例，来解释说明该机关单位是如何实现办公自动化的。该系统的功能主要包括两个方面：第一，日常事务管理，通过该系统对机关单位的各项事务进行管理。第二、业务事务管理，主要包括机关单位日常的各种办公活动，处理办公过程中产生的大量数据和图形等。为了使机关单位在办公中顺利完成日常事务管理和业务事务管理，该系统的开发将C／S和Web技术相结合，充分利用C／S和Web技术各自的优点来完成办公中的各项活动。在实际应用中，C／S结构不仅能够在局域网内实现特别功能，还可以使大规模的数据传输得以实现，从而使得客户的数据传输得到了保障。在操作系统的选择上，机关办公自动化系统采用Windows NT为操作系统；在数据库的选择上，可以采用Oracle、MS Access 或者SQL Server 为数据库。采用Exchange为系统的邮件存储提供者、通信录提供者和传输提供者。在Web的发布上，该系统是通过IIS来实现的。该