商务秘书论与实务0503 接待活动.pptVIP

第三节 接待活动 导入新课： 案例导入—案例5.3（见教材） 提问：从这次成功的接待活动中，我们可以总结出哪些基本经验？ 三、团队来访的接待工作 团队接待工作既包括对外团队的接待工作，也包括接待上级机关的领导。大的公司一般都有专门的部门或人员负责此项工作，而小公司则由秘书兼做接待工作。 （一）掌握来宾情况 1、来宾的自然情况。 2、了解来访的目的。 3、了解到来的具体日期、时间、车次（航班号）、活动内容、返回时间及大体的日程安排等。 （二）制定接待方案 1、确定接待规格。 2、确定接待准备人员。 3、制订接待计划。 4、制定经费预算。 （三）做好相关准备工作 1、资料准备。 2、食宿、交通安排。 3、现场准备。 4、礼品准备。 5、布置安全保卫工作。 四、课上小结 1、了解接待的基本要求 2、熟悉接待的基本程序 3、掌握接待的准备工作。 L/O/G/O 接待工作的基本要求 一要诚恳热情 二要讲究礼仪 三要周到细致 四要按章办事 五要保守秘密 二、日常接待工作 日常接待工作的基本程序 迎接 登记 办理 送客 4 3 2 1 分流 挡驾 受理 接待方式 受理的基本情况 属于秘书职权范围内或领导授权范围内的事情，秘书应耐心倾听， 明确的解释和答复。 上门推销产品或服务，与相关部门联系，或让其留下名片和相关资料，日后与其联系、给予答复 上司因紧急事情而取消事先的约定或临时失约，秘书应耐心说明原因，做好解释。 来访者比约定的时间早来，或因领导临时有事推迟接待，秘书应向来访者说明原因 对以下情况应采取分流措施 来访者与上司已有约定，秘书应及时与上司联系，并引导客人与上司会面，而不要让客人自己去上司的办公室 如果来访者是联系具体业务，秘书应立即与相关部门联系，并将其送到该部门或提供帮助 来访者事先没有约定，又一再坚持要见上司，秘书应善于根据不同情况分别处理 如果领导不想与来访者会面，秘书应礼貌地找个恰当的理由进行挡驾，如领导正在开会、领导外出了等 要善于为领导挡驾 如果上司接待客人的时间过长，或被来访者纠缠住，秘书一定要想办法替上司解围，帮助上司中断来访 * * *