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浅析OA电子公文系统维护技巧 　　【摘 要】 OA电子公文系统在我厂的推广应用已经有了很长一段时间，应用的范围比较广泛，全公司各个科室和各井队都采用了这套系统，建立起各级单位及机关各部门之间信息高效沟通的平台，提高了公文的流转速度，大大提高了办公效率。但是在应用的过程中，出现过不少问题，本文的内容就是详细的介绍用户使用过程中出现的问题有哪些种类，并给出具体的解决办法和维护思路，最后对系统用户提出一些建议，使用户能够认识正确的使用方法以及注意事项，以便更好的使用OA电子公文系统。 　　【关键词】 电子公文 维护 方法 　　1 OA电子公文系统简介 　　OA电子公文系统是股份公司信息技术总体规划中OA标准化项目的重要组成部分，是股份公司信息化建设的一项基础性工作。系统实现的主要功能包括发文管理、收文管理、公文流转等，实现上级单位与厂之间的公文的网上流转，实现了厂级文件及部室文件从拟稿、部室审核、综合办审核、分管领导审核到最终领导签发等一系列的工作的网络化流程。 　　系统通过流程设置、角色分配实现了整个公文系统的流程管理，例如《二级单位行政文件》的发文流程就包括：拟稿、代拟稿、部室审核、部室送签、分管领导审核、综合办初核、综合办主任审核、单位领导签发、综合办盖章及发送10个步骤，其中的每部分的流程都需要具有相关角色身份的管理人员才能进行操作，从而规范了公文流转的流程。 　　系统通过证书管理、公章管理等手段加强了领导签字、公章加盖的安全性问题，在使用过程中，具有签字权限的使用人必须在管理网站上申请中级证书颁发机构中国石油一级CA1，安装证书后才可以进行签字操作，对于公章管理则是需要管理员在管理系统中授权给相应的使用人员，而且具有使用期限，到期后必须通过再次授权才可以使用，从而可以提高系统的可靠性。 　　2 使用中出现的常见问题 　　OA电子公文系统在使用过程中出现的问题主要包括以下几个方面： 　　2.1 登陆类问题 　　这类问题主要是在登陆OA电子公文系统中出现的问题，例如：登录系统后，总是弹出密码框提示用户输入密码；输入用户名???密码后，显示页面无法打开等。 　　2.2 打开正文类问题 　　打开正文类问题是OA电子公文系统使用过程中出现最频繁的问题，它涉及的范围比较多，出现的症状也多种多样，主要有以下几种：点击“打开正文”（普通正文）时，一闪就没反应了；点击“打开正文”（加密正文）时，一闪就没反应了；点击“打开正文”没有反应，而且“打开正文”按钮旁边出现一个小的凹型图标；打开正文后，点击“进入编辑状态”按钮没有反映；打开正文后没有“进入编辑状态”按钮，但在本地打开word中有进入编辑状态；加载红头的时候发现加载上的红头的位置不对等。 　　2.3 盖章类问题 　　着类问题主要是指在电子盖章工程中出现的问题，包括：盖章时出现“链证书不可用”的问题；盖章时出现“密钥集不存在”；在盖章步骤中版注里如果没有印发日期等。 　　2.4 页面表单类问题 　　页面表单类问题主要是指在OA电子公文系统中页面的交互过程中出现的问题，主要包括：访问OA页面，出现页面控件错位现象；点击待处理公文中的文件标题，提示不支持此接口；ActiveX插件反复安装不上等。 　　2.5 使用messenger中出现的问题 　　系统通过Windows Messenger提醒功能，可以及时通知提醒领导进行文件的批示以及文件的最终签署，也可以提醒文书人员及时的接收文件及处理当前的待办业务。而在使用Windows Messenger的过程中出现的主要问题包括：messenger没办法登录；用户的messenger的选项里没有SIP通讯服务帐号这一项等。 　　3 问题产生原因分析及解决方法 　　3.1 分析产生问题的原因 　　在2年来的维护工作中，我发现OA电子公文系统之所以在使用中出现这样那样的问题，大部分是由于用户的不当操作造成的，经过总结，主要有以下几个方面： 　　一是病毒的影响。产生的原因主要是操作系统的系统补丁更新不及时，或者登陆了一些带有恶意代码的网站，接入了带有病毒的移动设备等； 　　二是软件冲突。用户随意安装了一些与OA电子公文系统有冲突的软件，例如安装了goole工具栏、百度工具栏等第三方软件，造成的后果就是OA电子公文系统的公文编辑插件被阻止安装，弹出得窗口被拦截，从而影响了系统的正常使用； 　　三是Office版本问题。用户自己任意升级Office办公软件的版本，例如安装了不完全版本的Office办公软件，或者安装新的版本的Office办公软件，如Office2007等； 　　四是设置问题。用户随意修改注册表信息项，修改IE的安全设置，删除受信任站点中的内容，修改Office办公软件的默认设置等。 　　3