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综合档案馆图书资料工作的现状与发展研究 On the Actualities and Development of Books and Information Service in General Archives [摘要]基于对档案和图书资料关系的辨析，本研究探讨了图书资料工作在综合档案馆业务活动中的地位和作用，并在对北京市区县综合档案馆图书资料收集、分类、保管和利用现状进行调研的基础上，分析了综合档案馆图书资料工作的发展态势，并从理念创新、信息组织、资源建设、开发利用、服务补救和人员素质等维度，对综合档案馆图书资料工作的发展路径进行探讨。 [Abstract] [关键词] 档案馆；图书管理；资料管理 [Keywords] Archives; Books Service; Information Service 一、综合档案馆馆藏档案和图书资料的关系 （一）档案的定义 档案是指过去和和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 （二）图书资料的定义 图书资料是指以文字、目录、公式、声频、视频、代码等手段将信息知识记录或描述在一定的物质载体上，并能起到存贮和传播信息、知识的作用。 （三）馆藏档案与图书资料的区别 1、来源不同 综合档案馆的档案主要是通过接受和征集而来，其来源十分广泛。是各机关，社会组织和个人在其自身活动中形成的，其的形成者大致上可以概括为三种类型：一是官方性质的各种机关；二是半官方或非官方的各种社团组织（社会团体、宗教、公司等）；三是一定的个人（著名人物、著名家庭和家族）。这三种类型的形成者，既包括法律意义上的法人，也包括自然人。档案又是来源于形成者特定的实践活动。国家机关、社会组织和个人，在其实践活动中，为了相互交往，上传下达和记录事情，必然产生和使用许多文件。日后经过整理保存起来，就成为档案。丰富的社会实践活动，决定了档案来源的广泛性。 而图书资料一般是从外部通过购买等方式搜集来的，如从情报部门、出版部门、兄弟单位获得的各种有参考价值的档案复制件、出版物、科技文件材料等。 2、管理模式不同 档案强调依据信息产生机构进行职能分类，以此来维护文件之间的有机联系。档案工作就是遵循这些科学的原则和方法管理档案，为社会各项工作服务的活动。按照档案特点和分工的不同，有机关档案工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作档案宣传和出版工作。从档案工作的具体业务上分，有档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、提供利用、编研等。这些业务工作互相联系，共同构成了档案管理工作的整体。 图书资料更注重信息内容的知识体系和学科分类，其管理是围绕其业务流程而设计的，涉及资源采购、编目、典藏、流通、期刊管理、读者服务等整个业务过程的各环节。 3、作用不同 档案是其形成者在工作、生产和科研活动中的直接产物，产生于人类社会的实践过程中，是国家珍贵的历史文化遗产，是第一手材料，具有唯一性，多为孤本，损毁后不可再生。档案是社会活动的原始记录，它从形成者形成的文件中直接转化而来，不是事后另行编写和随意收集的间接材料，其内容不允许有半点虚构成分，因此档案不具备任何艺术性，可读性差，它不是为了吸引读者，而是为了记录历史，以备日后查考，具有较强的依据和凭证作用。 图书资料具有一定的商品性，只要市场需要，可以成千上万册的印刷，在社会上广为流通。尤其是图书馆所保管的绝大多数图书都不是孤本，而是可再生的，可谓取之不尽，用之不竭。图书的内容必须对社会大众具有吸引力，内容可以是真实的，也可以是虚构的，有科技的，也有文学艺术的，社会上任何层次的读者都可以在图书资料中找到自己的兴趣点。与档案相比，图书资料一般是供人们工作、学习参考的，不能作为工作的凭证和依据。 4、机密程度不同 档案具有一定的机密性，特别是现行文书档案和尖端科技档案中机密度高的部分，一般情况下在一定年限内是不公开的。《中华人民共和国档案法》第四章第十九条规定：国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年。 图书资料主要是以传播经验、传播知识，供人阅读为目的，一般都有复本，不仅记录和描述了过去的历史事实，而且探索未知、预测未来，它给人类社会的生产与活动提供知识、信息，一般可以公开交流，机密程度较低。 （四）馆藏档案与图书资料的联系 馆藏档案与图书资料能相互补充、相互转化。档案、图书资料是一个有机的整体，相互之间存在着必然的联系，它们都是一种信息，具有极大的利用价值，尽管它们在各自发展中形成了自己的特点，