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“数字档案管理系统”在化工企业应用 　　【摘要】本文主要介绍了聚银公司实施的档案信息化项目所实现的各项功能，以及怎样通过信息化手段提升企业的档案管理水平，从而达到为企业各项工作提供服务的目的。 　　【关键词】档案信息化；数字档案管理系统 　　一、项目背景 　　近年来随着精细化管理的全面推行，公司各项业务得到了细化与完善，档案门类也日益增多。公司档案室自2006年成立以来，已接收保存了大量的图纸、合同、文书、会计档案，截止目前室藏档案已达到3万余卷，5万余件。运用传统手工管理模式，档案信息利用率低，查准率、查全率不高，极大的浪费了公司的宝贵资源，难以适应现代化企业的发展要求。因此通过信息化手段开发好、利用好这些档案资源，使其更有效地服务于公司的发展具有重要的现实意义。 　　二、项目建设总体目标 　　档案信息化建设工作主要是充分利用现代计算机技术、网络技术、信息技术，对档案资源进行处理、管理、开发并提供利用，从而达到为公司各项工作提供服务的目的。 　　总体目标：一是实现档案信息的数据化处理和保存；二是实现档案管理现代化，提高办公自动化程度；三是实现档案信息专业化、标准化管理；四是实现档案信息人才专业化。 　　三、软件选型 　　软件的选型要考虑诸多因素，包括行业匹配度、产品成熟度、产品特点、系统功能、系统性能（包括开放性、可扩展性、配置能力等）、方案水平、典型用户、实施团队、公司实力、本地化服务能力等方面。 　　为了保证项目软件的使用率和可操作性，公司专门成立档案信息化项目组，由公司IT人员与档案人员共同组成，负责项目前期的考察、调研。首先邀请国内知名的档案软件公司做技术交流，使项目组成员全面掌握每家公司档案软件的功能以及优缺点。其次为了更加直观的了解软件的应用效果，我们选择了几家在信息化建设方面做的比较超前的档案馆以及与公司生产性质相仿的企业进行了参观，了解档案信息化建设实施的主要内容，建设规划、软件的使用情况等，结合公司实际需求，最终确定选用北京量子伟业的PDE综合数字档案管理系统。 　　四、项目建设思路及内容 　　（一）档案信息化建设的理论依据 　　系统的搭建以公司的档案建档要求为指导原则，以信息化平台建设为手段，实现档案的集中化管理。以前端控制取代末端收集、全程管理取代分段管理，以协同运营取代独立开展，优化了业务流程，保证档案信息的齐全、完整、准确，解决了公司档案资料孤立、储存分散、移交责任不明等问题。 　　（二）系统搭建的框架、结构 　　图1 聚银公司档案系统架构 　　系统采用B/S架构和C/S架构结合的方式，分三层架构，底层为Oracle数据库，中间层为应用层，上层为展示层。建立多全宗的二级管理平台，统一规范业务和流程管理，保证数据采集的完整性和管理的规范性，涵盖了档案收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和利用等八大业务环节，自定义分类存储，集中控制，多途径查询。如图1所示。 　　（三）信息资源库建设 　　1.目录数据库 　　对馆藏的历史档案目录（案卷级、卷内级）进行集中统一收集、录入，一般的档案管理系统都能兼容excel格式的电子表格，可将电子目录一次性导入档案系统。并要求资料形成单位在以后资料移交时必须移交电子目录。 　　2.全文数据库建设 　　全文数据库建设一方面是对馆藏纸质档案的数字化处理，即利用平板扫描仪、高速扫描仪等设备对存量档案数字化。文件格式一般为TIFF、PFD、JPEG等，若要实现全文检索功能，还要进行OCR识别进行文字抽取。扫描时可采用黑白图像和彩色图像两种方式，页面为单色文字、字迹清晰、不带图片的纸质档案，宜采用前者进行扫描；页面为多色文字、清晰度高、带有图片的纸质档案，可采用后者扫描。因化工企业馆藏图纸多，在扫描的过程中切记不能只追求清晰度，将分辨率设置太高，导致图像太大而影响传输效率。在没有特殊要求的情况下，单色页面的扫描分辨率一般为100-200dpi，彩色页面的一般为100dpi；另一方面是利用办公软件直接形成的电子文件的接收即增量档案数字化，例如OA系统形成的公文、合同，可直接与档案系统做接口实时导入。对列入归档范围的，档案部门应督促各单位及时做好电子文件积累、鉴定、编目，实现电子文件实时归档。同时要坚持纸质档案和电子档案同时保管的“双套制”，以此作为档案接收的硬性条件。 　　2011年项目实施时，聚银公司档案室组织人员对室藏档案进行了有序分类，对重要的、查阅率高的档案进行了数字化扫描、加工，共建成36000余条档案条目数据库、12万页原文数据库，并实现条目与原文100%挂接。 　　（四）档案信息安全保障体系建设 　　1.制度建设 　　公司信息部门建立信息安全制度，加强对档案管理系统的维护管理，实施可靠安全的数据备份，做好电子档案信息的保