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浅析高校人事档案管理中若干“不合时宜”之问题 第4卷第4期 2005年12月 高校图书情报论坛 AcademicLibraryandInformationService Vo1.4No.4 Dec.2005 浅析高校人事档案管理中若干”不合时宜”之问题 高江宁 (南通大学人事处江苏南通226007) 摘要高校人事档案工作在新时期仍起着不可或缺的作用.文章从高校人事档案管理工作的实际 出发,分析了高校人事档案管理中存在的若干”不合时宜”的问题,并结合实际提出改进高校人事 档案管理工作的建议. 关键词高校人事档案管理改进 高校人事档案记述和反映着每个教职员工的 自然情况,重要经历,政治情况,社会关系,工资待 遇,奖惩情况,记录着每个教职员工的成长足迹和 历史.高校人事档案工作在新时期仍起着不可或 缺的作用,它既是核准有关情况的可靠依据和原 始凭证,更是高校鉴别人才,选其所长,为己所用 的重要途径.但随着高等教育体制和人事制度改 革的不断深入,高校人事档案管理中出现了一些 “不合时宜”的问题,值得引起我们的注意. 1尴尬的国家标准 根据一九九一年四月中共中央组织部,国家 档案局颁发的《干部档案工作条例》第五章第二十 六条规定:干部档案材料,须统一使用16开规格 的办公用纸…….一九九一年三月中共中央组织 部颁发的《干部档案整理工作细则》第二章第四条 规定:整理干部档案,须做到认真鉴别,分类准确, 编排有序,目录清楚,装订整齐.通过整理使每卷 档案达到完整,真实,条理,精炼,实用的要求.第 六章第二十条规定:对超出16开规格的档案材 料,在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下, 可酌情进行剪裁;不能剪裁的材料,须进行折叠. 折叠时,要根据材料的具体情况,采用横折叠,竖 折叠,横竖交叉或梯形折叠等办法.折后的档案材 料,要保持整个案卷的平整,文字,照片不得损坏, 便于展开阅读…….而根据国家质量技术监督局 发布的《国家行政机关公文格式》的规定,多年来 为人们所熟悉的16开规格的公文纸将被国际统 一 尺寸的A4型纸所取代.这意昧着,在将来收集 的各种人事档案材料中,超出16开规格的人事档 案材料将不再是寥若晨星.如果继续按照现行的 规定来整理此种材料的话,将大大增加整理人员 的难度.A4型纸增加到一定的程度,即使是装订 技术再精炼的高手,横折叠,竖折叠,横竖交叉或 梯形折叠得再好,也不可能做到保持整个案卷的 平整.因此,在国家标准刚刚实施的时期,应及时 调整相应的工作条例.如可以将原先以16开为基 准改为以A4为基准,对于小于16开规格的人事 档案材料进行裱糊或加边,使之达到A4的标准. 在一段时期内这种方法将会带来工作量的俱增, 但从长远来看,采用这种方法是十分必要和有效 的. 2沉重的人事档案袋 根据一九九一年四月中共中央组织部,国家 档案局颁发的《干部档案工作条例》规定,干部档 案的内容分为十类,涉及到反映干部情况的方方 面面.随着改革的不断深入以及各种考核制度的 完善,调工资频率的增加,民主评议党员工作的正 常化,奖励种类的增多……,各种各样的归档材料 与日俱增.以高校的考核表为例,由于上级主管部 门和学校本身的要求,学校需组织一系列的考核, 如年度考核,晋升职务(称)考核,各类评奖性考核 等等,一方面,名目繁多的考核使教职工备感厌 倦,耗费大量的人力,精力,考核起不到真正的促 进作用,各项考核工作也不可能做深,做细,大大 第4卷第4期高校图书情报论坛?61? 降低考核质量.另一方面,从高校档案管理的角度 来看,既增加了人事档案人员的工作量,又要增加 库房和设备.以一人一年两份考核表,一份考核表 四张,人均工作三十年计算,到退休时光各种各样 的考核表就有240张,仅此一项就可装订成一卷 人事档案.因此,应该给沉重的人事档案袋”减 负”.应该以人事分配制度改革方案提出的考核为 主线,将各种考核有机地结合起来,形成一个既系 统,全面,深入,又不显得零乱,繁杂的考核体系. 充分吸收以往各种考核中的评价指标,方法等方 面的科学性,变复杂而又众多的考核为简单而又 系列的考核,既为最终的人事分配制度改革提供 完整的基础性信息,又使各种考核表”精简机构”. 3沧桑的原始材料 根据干部人事档案整理工作的现行要求,人 事档案在整理过程中,为了保证人事档案材料的 外观整齐,对大于或小于16开的人事档案材料, 要进行剪裁,折叠或粘贴,以保证装订后,左右下 三面齐,上面相对齐.这样做,不仅破坏了人事档 案材料的原始面貌,更主要的是人事档案不是整 理一次就能永久收益,而是要随着档案材料的不 断地补充,频繁地进行剪裁,折叠或粘贴.补充一 次,拆一次卷,再装订一次,反复的拆装使装订线 一 侧变得千疮百孔,不得不重新切掉,再粘贴出装 订线,这种重复性的劳动,造成