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公司公文管理办法（试行） （A/0） 编制人： 编制日期： 审核人： 审核日期： 审批人： 审批日期： 年 月 日发布 年 月 日实施 *********有 限 公 司 公司公文管理办法 目的： 为加强公司外来公文、内部公文的管理工作，保证相应公文得到及时收发与转达，特制定本办法。 范围： 本办法适用于*********有限公司（以下简称“公司”）内各种公文的管理。 定义： 外来公文：指与公司业务相关的外部单位提供或下发的正式公文，包括但不限于政府部门、事业单位、专业技术单位发放的法律、法规以及相关技术性文档； 内部公文：指公司针对重大事项统一进行的通知或规定，一般特指公司红头文件。 权责： 外来公文的管理权责： 公司各职能部室负责其分管业务对应的外来公文的接收、审核、下发与更新； 公司行政部负责全公司外来公文的清单管理与建档； 二级单位职能处室负责其分管业务与专业的外来公文接收、审核、下发与更新； 各二级单位办公室或综合办负责本单位外来公文的清单管理与建档。 内部公文管理权限： 公司各职能部室根据业务需求，草拟公文，发放申请； 行政部负责公司公文的编号、套红头、打印、下发与存档； 公司副总经理负责对公文进行审核； 公司总经理负责对公司公文的审批； 二级单位各业务单元根据业务需求，草拟公文，发放申请； 二级单位办公室或综合办负责本单位公文的编号、套红头、下发与存档； 二级单位副总经理负责对公文进行审核； 二级单位总经理负责本单位公文的审批； 公文管理程序： 公文起草： 起草部门根据实际需要，起草公文；公司级公文由公司职能部门负责起草，同时填写《公司级公文发放申请表》（附表1），经本部门领导审核后上报公司副总经理审核，公司总经理审批，提交行政部编号；二级单位公文由二级单位相关部门起草，同时填写《二级单位公文发放申请表》（附表2）上报二级单位副总经理审核，二级单位总经理审批，提交办公室或综合办编号。 A类制度会签完毕，由职能部门拟定“关于XXXXX流程（制度）下发的通知” 同时填写《公司级公文发放申请表》，提交行政部编号；C类制度会签完毕由办公室\综合办拟定“关于XXXXX流程（制度）下发的通知” 同时填写《二级单位公文发放申请表》提交办公室或综合办编号，公司制度分类，参见《公司规章制度管理办法》中6.1.1。 公文的编号 公司级文件由行政部负责编号；二级单位文件由办公室或综合办负责编号。 公司公文的编码规则： 河九字【20XX】X号 其中20XX为年份代码， X为流水号： 二级单位公文编码规则： XX字【20XX】X号 其中 XX字为二级单位简码，其他参照公司公文编码；各二级单位代码对应如下：线材一公司-线材一；焦化公司-焦化；白灰公司-白灰；气体公司-气体；电能公司-电能；铁合金公司-铁合金；煤炭储运公司-储运；物流公司-物流；煤焦油精制公司-煤焦油；供应公司-供应；销售公司-销售。 公文的下发 外来公文分发：公司需要分发的外来公文，由接收管理部门提供给行政部通过OA下发，各单位接收以OA为准，无法通过OA下发的，由行政部通过纸质公文分发，分发处理时填写《公文发放登记表》（附表3）；不需要分发的，由各职能部门存档并使用。 公司各职能部室负责本部门业务内的外来公文接收与管理，公司未明确相应管理部门的外来公文，由行政部负责接收与管理； 所有外来公文接收流转过程，每个环节不能超过两个工作日； 外来公文的版本除非特别注明外，均以主管部门分发的最新版本为准，旧版本自动失效，各单位接收到新版本后，除非特别注明，应将旧版本删除或销毁； 二级单位外来公文的分发：各二级单位需要分发的外来公文，仅涉及本二级单位业务的外来公文，由本二级单位负责分发并监督落实，涉及全公司业务的外来公文，由公司相应职能部室分发并监督落实。 内部公文的打印、下发：公司级文件采用红头文件下发，红头文件格式参见附件《公文格式说明》（附件1）；二级单位下属的各厂以及业务单元一般不通过公文形式下发公文，如有重要公文需要下发，提请到二级单位办公室（或综合办）统一下发。 公司级文件由行政部负责套红头，并按照《公司级公文发放申请表》确认的份数打印、下发。A类制度，由行政部负责将“关于XXXXX流程（制度）下发的通知”套红头，制度内容作为附件，并根据《公司级公文发放申请表》确认的份数打印、下发； 二级单位文件由办公室或综合办负责采用黑头文件下发，并按照《二级单位公文发放申请表》确认的份数打印、下发；二级单位C类制度，由办公室或综合办负责将“关于XXXXX流程（制度）下