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机关档案工作讲座 宋 刚 2010年11月 一、国家档案事业组织构架 档案馆 （一）档案室 功能： 1、文件材料形成积累和收集整理的基础 2、为社会现实服务的前沿 3、档案馆档案资源（含数字档案）的来源 （二）档案馆 1、国家档案馆 综合档案馆（按行政区划设置） 专门档案馆（中央设照片档案馆、科学技术档案馆、文学艺术档案馆、声像档案馆；在大、中城市设置城市建设档案馆） 2、部门档案馆 在国家和省级有关部门设置部门档案馆 有部门综合档案馆和部门专业档案馆之分 3、企业、事业单位档案馆 在具备条件的企业、高等学校、科研院所设置的档案馆 4、军队档案馆 （由军队设置和管理） 二、机关档案工作的基本对象 1、党政机关（中国共产党、人大 、政府、政协机关、公检法机关，金融保险管理机关，上级党政机关垂直管理或派驻地方机关） 2、民主党派机关 3、社会群团组织机关（工会、青年团、妇联、其它各类具有行政管理职能的社会联合会、行业协会） 4、事业单位机关（具有行政管理职能的各类社会事业单位、文化事业单位、新闻事业单位） 三、机关档案工作体制 1、集中统一管理 集中统一管理机关各种门类和载体的档案 目的是加强安全管理，实现档案信息资源共享。 特例：由于人事档案的特殊敏感性，可以单独由人事业部门管理 三、机关档案工作体制 2、分级管理 不同行政区划设置的机关，其形成的档案由各级机关分别管理。并按规定分别向各级国家综合档案馆移交。 特殊情况： 机关直属二级单位的档案，不具备单独设立全宗条件的，应由一级单位统一管理。 具备独立设置全宗重要条件的二级单位，与上级机关集中办公的，其档案也可以由一级机关集中管理档案。以减少行政成本。 但应分别设立全宗。 三、机关档案工作体制 ——机关综合档案室（一般隶属办公室、秘书处或文书处，是机关档案工作的基本组织形式） 全部档案按期（10年、20年）向同级国家档案综合档案馆移交 ——部门综合档案馆（国防、外交、公检法机关） 公检法机关文书档案形成50年后，向国家综合档案馆移交 ——部门专业档案馆（测绘、气象） 文书档案按时移交，专业档案长久保管 ——联合档案室（档案文件管理中心。集中统一管理二个以上机关的档案工作） 三、机关档案工作体制 联合档案室（档案文件管理中心） 设置条件： ——各级行政中心或机关集中办公场所 “十二五”期间重点加强 机构模式： ——档案局馆派出机构 机构、人员、经费编入档案局（馆） ——档案局授权的党委、政府内设机构 机构、人员、经费编入党委或政府 ——档案局馆委托管理（代管）机构 开办工作由档案局负责，后续机构、人员、经费等逐步列入当地机关编制和预算 三、机关档案工作体制 设置联合档案室（档案文件管理中心） 的优点： ——降低行政成本，提高工作效率； ——档案部门直接提前介入文件和档案管理； ——完整实现集中管理机关各种门类和载体档案； ——综合运用计算机内部网络开展利用服务工作； ——为向档案馆移交档案做好充分准备； 当前需要研究和解决的主要困难： ——机构设置 ——职能确定 ——人员编制 ——经费预算 ——网络利用工作管理 三、机关档案工作体制 全宗：一个国家机关、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。 1、基本条件： ——具有独立法人资格 （1）具有独立对外行文权（独立承担法律责任） （2）具有独立的人事权（可以任命中层下干部，包括设立联合党组的情况） （3）具有独立的财务权（单独设立预算会计） 三、机关档案工作体制 2、特殊情况的处置 （1）机关改变名称和隶属关系，但基本职能不变的，仍沿用原来的全宗。全宗号不变，名称有所调整。 如：省人事厅沿用省人事局全宗 在新机关全宗名称中应标明新老两个机关的名称 如：省人事厅 （省人事局） 三、机关档案工作体制 （2）机构职能发生重大调整，应设立新的全宗。 如：省国资委，不能沿用原国资局全宗（隶属财政部门） （3）机关撤并后成立新的机关，应设立新的全宗。为了方便工作的连续性，相关撤销机关的档案可先移交到接替职能的新机关保管。到移交时间后，档案由新机关向档案馆移交。 这种情况下，一个机关可保管若干全宗的档案 如：省人力资源和社会保障厅设立新全宗 保管有人社厅、人事厅、劳动厅三个全宗的档案 省国资委设立新全宗 保管有省国资委、省经委、省财办、省食品办等多个全宗的档案 三、机关档案工作体制 （4）两个以上机构联合办公，档案密不可分的，可设立联合全宗 如： 省纪委（省检察厅） 省委保密委员会办公室（省保密局） 档案局（馆） 档案史志办公室 机要局（密码局 ） 三、机关档案工作体制 （5）跨部门成立的没有机构人员编制委员