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如何做好展览会预算 　　【摘要】一份详细的预算关系到参展效果的好坏。预算工作为整体展览工作服务，合理、科学地使用各种费用，将提高展览工作的效率和效益。本文从制定、调整两个方面详细介绍了参展预算的内容及注意事项和细则，为企业参展提供了有力的指导。 　　关键词：展会 预算 计划 　　随着企业规模的发展，许多企业都会每年选择参加一到两次的展览活动，或在国内或去国外，选择合适的展览会、做好参展预算、做好参展计划工作都是决策者需要考虑的一系列的问题。 　　做好参展工作，首先是制定一整套工作计划，包括：一份人员名单，列明工作和责任范围及联系地址；一份详细的工作方案，列明各项工作的内容、标准、期限、负责人等细节；一份总工作日程（英文称master plan）和一份详细的工作日程（英文称detailed plan）；一份详细的费用预算。每个有关人员包括领导和具体工作人员和有关部门都应当有一套工作计划。 　　我们在这里主要谈谈如何做好参展预算。预算工作涉及到方方面面，无论是参加展览活动还是组织展览会，企业的各项工作都需要费用支出，即我们通常所说的预算。从管理的角度，预算总额应在做出决定时就确定，附上详细预算和工作计划，并在执行过程中根据实际情况进行必要的调整，并对开支做必要的控制。没有预算，没有控制，就可能超支，甚至超支严重。预算工作为整体展览工作服务，合理、科学地使用各种费用，将提高展览工作的效率和效益。 　　做展览会的预算工作，不仅要站在财务角度，也要站在经营角度，用投资的观念有效地利用使用各项费用，把开支当作投资时，工作才具挑战性，才能导致好效果和高效益。 　　财务管理上，有许多涉及预算、开支、记帐、审核、决算等等许多技术要求和规定。展览费用应纳入展出者的整体财务系统以及符合政府统计、税务部门的标准，而各单位、各地方的差别很大，且不相容，因此，本文将不探讨具体的技术要求和规定，比如记帐格式等。只简单讲述展览预算、控制等管理方面的一些原理、方法、知识、经验，为参展企业做预算工作提供帮助。 　　1、制定预算 　　展览费用一般分为直接费用和间接费用。直接费用是指为筹办展览直接开支的费用，各个展览项目之间会有比较大的差异。展览直接费用由展览项目有关人员的负责、管理、属于展览项目工作的一部分。展览界一般将展览费用分为五大类： 　　（1）场馆租金或场地租用费用 　　参加各类展览活动，首先都需支付展览组织者或场馆拥有者一定的活动场地的使用费，通常指场馆租金或场地租金。展览项目不同，地区不同，这类费用差别较大，通常的报价都是按每平方米面积的价格一场活动来计算。 　　（2）设计施工类费用，也有人称作展台费用。包括设计、施工、展架租用或制作及搭建和拆除、展具制作和租用、电源连接及用电、电器设备租用及安装、供排水设备租用及安装、电话电脑租用及安装、餐饮设备租用及安装、地毯租用、展品布置、文图设计制作安装、防火器材租用、展台清扫等。这部分费用可能占总预算的35%，一般需要约15%的备用。 　　（3）展品运输类费用包括展品制作或购买（如果是现有产品，也有资金占用问题）、包装、运输、装卸、仓储、保险等。这部分开支因距离远近、国内参展还是国外参展、展品多少、单程或往返运输而差异可能很大，可能占总预算的10%～20%。需要留有10%的备用额。 　　（4）宣传公关类费用。这是一个范围很广的开支类别，包括宣传、广告、公共关系、交际、联络、编印资料、摄影、摄像等等，还包括观众邀请，贵宾邀请接待等。这部分开支可能占总预算的10%～30%，由于其收缩性很大，因此备用额度可以多留些，为15%。有些展出者在宣传、广告、公关、编印资料等方面有专门的预算，展览宣传等工作是整体宣传等工作的一部分，在这种情况下这类开支项目有也可以列为间接开支项目。 　　（5）行政后勤类费用，也有人称作人员费用。行政或人员开支是一个比较复杂的类别。展览间接开支大部分发生在这里。比如正式筹备人员和展台人员的工资是展出者的经常性开支，不从展览预算中开支。但是，从管理角度看，为了计算展览工作效率和效益，必须计算人员开支。有一种计算方式称为“人员一时间核算”。“人员一时间核算”不仅是一种时间管理方式，也可以提高工作效率；但是，是否与预算和开支挂钩，要根据展出者具体情况决定。行政后勤的直接开支费用主要有人员的交通、膳食、住宿、长期职工补贴、人员培训、临时雇员的工资等。这部分费用可能占总预算的10%～20%，需要约5%的备用额。 　　根据我们组织国内企业参加德国展览会作过一项费用调查，统计出国内展览各方面开支占预算总额的比例，与上述数据有所不同： 　　——场地租金，占展览总预算的25%； 　　——展台施工，包括设计，搭建、拆除、文图制作、道具制作等，占41%； 　　——展品运输和消