档案管理标准作业规程（修改版）.doc

1.0 目的 规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。 2.0 适用范围 适用于物业公司各类档案的管理。 3.0 职责 3.1 物业公司总经理负责审批档案的借阅申请及清单 3.2行政部经理负责审核档案的借阅申请及清单。 3.3 档案管理员（行政主管）负责档案的日常管理工作。 4.0 程序要点 4.1 档案的编号 4.1.1 公司、部门、服务中心的编号： a) 荣基物业公司 编号为：RJWY（物业英文缩写）； b) 行政部 编号为：XZ（英文缩写） 财务部 编号为：CW（英文缩写） 环境部 编号为：HJ（英文缩写） c) 荣基大厦 编号为：HJDX（英文缩写） 荣基花园 编号为：HJDX（英文缩写） 翠堤湾 编号为：CTW（英文缩写） 4.1.2 项目部门编号： a) 客户服务部 编号为：KF b) 设备班 编号为：SB c) 秩序维护队 编号为：ZX d) 保洁班 编号为：BJ 4.1.3 年份编号：引用年份序号-2007、2008、2009……。 4.1.4 档案顺序号：采用阿拉伯数字取3位有效数字-001、002、003……。 4.1.5 档案编号举例： a) 物业公司荣基大厦文件编号： b) 代号和序号之间用“-”号连接 ※※※-※※※-※※-※※※-※※※ 档案序号 类别编号 部门编号 服务中心编号 物业公司编号 4.2 档案的分类 4.2.1 区分全宗，按物业管理的组织机构划分，全宗可分为以下几类： a) 行政、人事类；X·Z b) 财务类；C·W c) 客户服务类；K·F d) 工程管理类；G·C e) 环境管理类；H·J f) 秩序管理类；Z·X 4.2.2全宗档案的分类：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和伸缩性。根据物业管理的特性，我们采用组织机构——问题分类法， 如： 收文类 发文类 合同类 a) 物业公司 员工人事档案类 图纸类 后勤类 …… 4.3 立卷与编制目录 4.3.1 立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷： a) 根据档案（文件夹）的规格准备相应的档案标贴纸； b) 在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如： ——行政收文：※※※※※- XZ--收文； ——财务部报表：※※※※-CW-报表； ——客户服务中心业主档案：※※※-※※※-KF-业主档案。 c) 将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中； d) 将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒（或文件夹）内。 4.3.2编制目录： a) 档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》； b) 每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》（内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目）中，以便查阅。 档案的保管期限 4.4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。（详见各部门标准作业规程） 4.4.2 各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业规程，对档案的保存价值进行鉴定及