档案及物品管理办法.docVIP

档案管理制度 （暂行） 第一章 总 则 第一条 为了加强本公司档案及机要物品的管理，保证公司档案资料及机要物品的安全完整，根据档案管理的有关规定，结合本公司的业务实际，制订本办法。 第二条 档案是指本公司在各项业务活动中形成的全部档案资料的总和，是反映公司在各个历史时期各项工作活动的真实记录，起着原始凭证的作用，是查考公司工作，研究公司历史的重要依据，各部门必须加强档案工作的管理，按照规定、要求和严格保管的原则，对档案实行科学管理，方便使用，充分发挥档案的作用。 第三条 机要是指明确与公司财产、物品安全与完整密切相关的物件和附件，如：印鉴、电脑软件、办公室钥匙、汽车钥匙、汽车防盗锁匙、仓库钥匙等。 第二章　档案工作机构及其职责 第四条 公司设立档案室，在公司总经理的直接领导下，严格执行公司的保密制度，直接对董事长负责，独立履行机要和档案管理职能，保护档案的完整与安全。对各部门在工作活动中形成的具有查考利用价值的各类不同载体的档案实行集中统一管理，保管、保护、保密，并做到方便、快捷、准确地提供利用。 第五条 档案室设管理员1名，全面负责档案室的日常工作，检查和指导各部门的档案工作，并指导公司全体员工严格遵守公司档案管理制度，具体人选由董事长确定。 第六条 档案室设助理档案管理员1名。助理档案管理员在管理员的领导下，具体从事机要与档案的管理工作。 第七条 公司各部门须指定兼职文件资料员，负责本部门档案资料的收集、整理、鉴定、保管、移交工作。各部门负责人是应移交档案资料的第一责任人，直接对本部门档案资料遗失、泄密承担责任。 第八条 档案管理人员要由思想好、作风正派、热爱档案工作、责任心强、积极学习档案管理的技术和技巧的人员来担当。 第九条 档案管理人员要严格履行职责，确保公司档案的安全与完整，遇事及时汇报，如因工作失职，造成档案泄密和遗失的将追究其责任，直至追究其刑事责任。 第十条 公司档案室属公司机要重地，非档案管理员、非工作需要或未经批准，任何人员不得随意进入档案室；以维护档案室的机要性和严肃性。 第十一条 档案室的具体职责 1. 负责公司往来文件、请示、申请、报告和政府机关下发的文件、批复的收发、登记、传阅、归卷存档。 2. 负责登记和邮寄各种机要文件及信函。 3. 负责保管各类经济业务合同，如：融资合同、合作合同、房屋销售合同、施工合同、购销合同等各类与经营和经济相关的合同及协议书。 4. 负责保管各类工程和工程技术资料，如：招标评标文件、设计方案、施工图纸等。 5. 负责保管公司的法律法规证书，如：企业法人营业执照、资质证书、组织机构代码证（卡）、税务登记证、税务登记表、贷款证（卡）、印鉴启用卡、销(预)售许可证、土地使用合同、项目投资许可证、建设用地规划许可证、房地产证、建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、消防许可证、竣工验收单证、建设工程结算书等法定证件。 6. 负责管理机动车辆行驶证、购置附加费证、保险卡，以及各种固定资产的购买合同、房产证等所有权证书。 7. 负责公司公章、各种专用章、法定代表人姓名章等印鉴的保管、登记、使用。 8. 负责法定代表人证明书、法定代表人授权委托书、行政介绍信的保管和填制。 9. 负责公司人事档案、工资档案、招调、辞聘、职务变动、劳动保险、劳动合同等文件文书的立卷归档。 10. 负责管存公司各项规章制度。 11. 负责管存各种电脑软件和存有信息资料的软盘、光碟、录象带等音像和数字化制品。 12. 负责保管公司一切机要物品。 第十二条 档案管理人员的职守 1. 档案管理人员要认真学习时事政治，保持严肃、严谨、严格的工作态度，及时整理、登记编号、归档文件，履行档案员的职责，按照档案保管要求，保管保护好档案资料。 2. 耐心细致的做好归档文件的分检立卷工作，避免串卷、错页等差错发生。 3. 严格按规定办理证件、印鉴、档案领用、借用、复印登记签名手续。 4. 拒绝审批手续不全的人员借（查）阅和复印档案资料。 5. 不能利用职务之便擅自外借档案资料。 6. 不传播机要机密信息资料。 　　第三章　档案的归档与不归档范围 第十三条 档案的归档范围 1. 法定证照类 1.1 公司设立与变更的资料：包括公司营业执照（正、副本）、组织机构代码证（卡）、税务登记证（国税、地税）、印章起用登记卡、贷款证（卡）、公司章程、董事会决议、股东会议决议、验资报告、注册资本登记缴费收据（复印件）及其他相关的文件和证照（件）等。 1.2 主营业务经营的证照和文件资料：包括能表示公司合法经营而必须具备的证件和文件资料。如：房地产开发资质证书（正、副本）、物业管理资质证书、销（预）售许可证、建设用地规划许可证、建筑工程规划许可证、施工许可证、建筑物竣工验收证