G015记录控制程序.doc

记录控制程序 范围 本程序规定了公司记录控制的职责、分类与编目、记录格式、填写、传递、存贮与保护等控制程序。 本程序适用于企业生产记录以及有质量活动记录的所有部门，从而使公司产品达到规定要求，对有关记录进行有效控制，确保提供依据的真实性、完整性。 2 职责 2.1记录的管理归口为标准化办，负责记录的收集、整理、保管，填写《质量记录一览表》。 2.2各职能部门负责相应的记录和标识、收集、归档、保管。 2.3记录的销毁由认证办负责。 3 工作程序 3.1质量管理体系运行中产生的记录、报告、图表等由相关人员收集，并按相关程序规定时间汇总，向认证办或有关部门传递。 3.2记录的分类与编目 3.2.1记录可以分为以下四类： a)生产检验与试验记录； b)设备验收与日常的维修保养记录； c)顾客投诉记录； d)除a、b、c三类以外的记录。 3.2.2各类记录的目录由标准化处与认证办统一管理。 3.3记录格式 3.3.1各部门的记录格式由各部门负责人组织编制，认证办主任审批，标准化处按照《文件控制程序》要求统一编号备案。 3.3.2各相关部门可根据工作需要提出记录格式，设计更改，执行《文件控制程序》有关文件更改规定。 3.3.3记录的表格幅面大小一律采用A4、A5纸张。 3.4记录的填写 3.4.1记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改。如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去，各相关栏目负责人签名不允许空白。 3.4.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。 3.5记录的传递、存贮与保护。 3.5.1前述一类记录由公司办公室保管；生产车间记录由生产车间统计、整理，每月整理装订一次，交公司办公室统一贮存和保管；不合格品的处理记录和报告由公司办公室保存，按《档案资料管理规定》执行。 3.5.2认证办负责检查各分公司所有与质量管理体系运行有关记录的完整性、真实性。办公室应填写《质量记录清单》，其内容包括记录名称、编号、保存期、使用部门等。 3.5.3认证办每半年检查一次各部门记录的使用管理情况。 3.5.4各部门保管的记录应便于检索查阅，需借阅或复制者要经分管负责人批准并填写《文件资料借阅记录》，由记录管理人员登记备案。 3.5.5合同要求时，在商定期内，记录可提供给顾客或其代表评价时查阅，但要经管理者代表或分公司经理批准，并要及时收回归档。 3.5.6记录在超出保存期限后应及时报批销毁，销毁前由认证办审核，提交《质量记录销毁清单》，必要时要有监销人同时执行，报总经理批准，并备案，由授权人执行销毁。 3.6 记录的保存期限要求 3.6.1 质量管理体系有关的记录保存期一般为3年。 3.6.2 产品实现过程的产品记录，根据不同产品的要求（对半成品、中间产品）保存时间不得少于1年。 3.6.3 成品（最终产品）的记录，出厂（检验报告）记录的保存期限与产品的保持期一致，即保质期外加一年待追溯期。 3.6.4 与产品质量有关的法律、法规和相关记录的保存期按照相关文件要求执行。 3.6.5 记录保存期间防止丢失、损坏、变质，按《档案资料管理规定》执行。 4 相关文件 Q/G CS 014-2007 《文件控制程序》 5 相关记录 《质量记录清单》 《文件发放一览表》 《文件资料借阅记录》 《质量记录销毁清单》 Q/G CS 015-2007