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信息化时代高校电子档案归档管理探析 　　摘 要： 高校档案是高校历史和文化的积淀，是一种重要的信息资源，它真实地记录了学校教学、科研、管理等活动的基本情况，它为高校的教育、科研工作提供素材和凭证，同时还具有文化教育功能，是高校最宝贵的信息财富之一，对学校和社会的发展起着重要的作用。信息化社会的到来，使得长期以来作为信息主要承载形式的档案存储介质发生了巨大的变化，主要表现在以纸张为介质的传统纸质档案正逐步向以磁盘、光盘等形式为介质的电子档案过渡。产生的大量电子档案如何归档管理是档案工作者所面临的全新课题。 　　关键词： 高等学校 电子文件 档案管理 　　高校档案是高等学校从事教学、科研、党政管理及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是高校师生创造性劳动的结晶。随着信息化的发展，高校的办公自动化水平不断提高，内部产生了大量的电子档案，电子档案是指以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的数据资料，由此产生的电子档案已在高校档案中占有极大的比重。高校档案关系到学校发展的历史，是历史的积淀，更是见证事关学校发展重大事件的依据材料，关系到高校可持续发展的一个不可忽视的重要问题。而归档是档案管理的一个重要环节，工作中保证电子文件的齐全完整，充分发挥电子档案的作用，是许多高校的不足之处，本文就如何做好高校电子档案归档管理工作谈几点建议。 　　一、电子档案的特点 　　（一）电子档案具有快捷性和可塑性。 　　与纸质档案相比，电子档案具有存储体积小、检索速度快、方便远距离快速传递，可同时满足多用户共享等特点。利用计算机可直接进行文件的修改、收发传递，极大地提高了办文的效率。 　　（二）电子档案具有对设备的依赖性。 　　离开了计算机网络，电子档案就不能传递，不能直接阅读，因此，电子档案必须依赖于特定的软件和相应的硬件条件才能识别和利用。如果没有特定的设备和软件，那么电子档案很可能会失去利用价值。 　　（三）电??档案具有不安全性。 　　电子档案的出现，使秘密的载体发生了革命性变化，信息传播从“有形”走向“无形”，电子文件在网络环境中传播和存储，极易受到黑客攻击，造成信息被盗、被删除或被改写等严重后果，一旦出现此类问题，电子档案就会被破坏得面目全非，从而失去应有的作用。 　　（四）电子文件的法律效力尚不明确。 　　中华人民共和国教育部第27号令《高等学校档案管理办法》颁布实施不久电子文件归档工作才处于起步阶段，多数高校还没有把电子文件与电子档案的归档工作纳入档案管理工作的轨道。电子文件由于其信息和载体的可分离性、易更改性等特点很难制定出相应的法律认定条文，而各单位在管理电子文件、设计处理软件时，往往各行其是，自成系统，采用的标准也各不相同，造成资源不能共享。这些问题的出现在很大程度上限制了电子文件作用的有效发挥。 　　二、电子文件的归档管理存在的问题 　　充分认识和了解了电子文件的上述特点，有利于我们在日常工作中加强对电子文件的管理。但是，日常工作中常常会遇到很多问题，比如大量的电子文件通过网络直接传输，接收单位形成了大量的电子文件，有的单位因计算机系统的存储容量不够，为接收新的电子文件已开始清除部分原有的电子文件。由此可见，电子文件的管理并不像纸质文件的管理那样规范和有章可循。 　　（一）电子文件收集归档难。 　　电子文件从形成到归档往往要跨越多个部门，给电子文件的收集工作带来了难题。影响电子文件收集的主要原因有：（1）随着信息化的发展，有些部门如教务处、财务处、科研处等都有各自独立的办公系统，对口上级部门直接通过系统发送到相关的单位，改变了传统的由学院办公室接收文件的模式。各单位、各部门可直接从网上收、发文件，自行办理，形成的电子文件却散落在各个部门；（2）有些部门不重视归档工作，未明确专人负责，导致大量的具有保存价值的电子文件散落在各个部门；（3）由于学校各职能部门的工作环节有时是互相交错的，文件归档职责难以界定，为了方便使用不将电子文件按要求归档，而是存放在个人手中。对电子文件的归档要求不甚明了，难以达到归档前的规范整理；（4）有些部门设备落后，存储器的容量小，新产生的电子文件不得不覆盖旧的电子文件，使很多有归档保存价值的电子文件被删改。 　　（二）电子文件的技术保护难。 　　电子文件的载体一般是以磁介质为主，对存放环境的要求比较高，但是目前存储选用的载体不耐久，性能不稳定，加之保证电子文件真实性的技术过于复杂，难以采用等，都是在管理过程中遇到难题。另外由于电子文件自身存在的问题，目前尚未制定出相应法律认定的条文，这在很大程度上限制了电子文件的归档管理。电子文件都依赖于特定的软硬件环境，如果离开特定的设备，电子