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关于高校办公自动化建设思考 　　【摘 要】 本文回顾了办公自动化发展历程，阐述了高校办公自动化系统现状及推广的必要性，提出了完善高校办公自动化系统的建议。要加强领导，统一规划；搞好系统的安全性设计；确保软件技术具有良好的移植性和共享性；逐步推进办公自动化建设，切忌盲目追求大而全。 　　【关键词】 高校；办公自动化；必要性；建议 　　进入20世纪90年代以来，全球性的网络化、信息化进程不断加快。办公信息处理作为高校的日常业务工作正日益普及和深入。本文拟就高校办公自动化系统的建设进行初步探讨。 　　一、办公自动化发展回顾 　　办公自动化是 20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术，我国的办公自动化产业从80年代末发展至今，已经取得了很大的发展，共经历以下几个发展阶段： 　　一是以数据流为中心的传统MIS系统；二是以工作流为中心的办公???动化系统；三是以知识管理技术为基础的自动化系统。 　　二、高校办公自动化系统现状及推广的必要性 　　1、高校办公自动化现状 　　随着校园网络的发展，计算机在高校管理部门的普及率非常高，越来越多的工作人员在工作中使用计算机，而且各部门都推出了一些网上业务，丰富了网上办公信息，对整个校园的办公自动化起到了推动作用。但还存在一些问题： 　　（1）高校管理部门现代化办公水平不齐，不能充分应用现有的自动化办公设备。高校各部门很早就引进计算机来进行管理工作，一些部门逐步建立起了完善的信息管理系统，实现网络化管理，实现了网上办公。但也有不少部门还采用单机操作，信息资源无法共享。而且工作人员对计算机的使用效率普遍偏低。有些人只会简单使用，而不能充分应用其网络功能实现快速高效的办公。 　　（2）高校不同管理部门之间缺乏统一整体规划，导致“信息孤岛”。近年来，高校的一些管理部门，为了提高办公效率，安装了适合本单位具体工作流程和业务特点的管理软件，提高了本部门的工作和办事效率，减少了自己部门的工作量。但是，由于缺乏整体规划和要求，各部门建立的管理信息系统，并没有考虑到兄弟部门的工作特点和工作流程，导致了单个的信息孤岛，信息交流比较困难。没有实现资源和数据共享，制约了学校整体管理效率的提高，不利于高校办公自动化的发展。 　　2、在高校推行办公自动化的必要性 　　（1）多校区办公工作的需要。随着高校办学规模不断扩展，各学校普遍存在多校区的办学模式，这就对传统的下发文件通过纸质文件传送，提出了很大的挑战，以作者工作的西安科技大学为例，分为雁塔校区（北院、南院、东院）、临潼校区及长安区的三本高新学院，如果不能采用网络技术的办公自动化，那么传发一个文件耗费很长时间，如果遇到紧急情况，则不能完成任务。迫切要求有校区间的新型办公方式出现。 　　（2）节约办公成本的需要。无纸化办公已是现代化办公的一个“代名词”，实行办公自动化，可节约大量的纸张、油墨等耗材，尤其是节约大量纸张意义非常大，可以减少对树木的砍伐，于保护环境有很大的好处。 　　（3）提高信息沟通效率的需要。办公自动化的实施也将进一步提高工作效率。譬如，教师在期末考试结束后，通过教务管理系统很方便上传学生成绩，而不需要每位老师把纸质成绩单送给教务处，大大简化了工作程序，同时节约了大量的时间成本和人力成本，使工作效率和管理水平得到提高。 　　（4）方便领导和基层沟通的需要。在通常情况下，师生向校方反映情况和意见，一般通过教代会提案、意见箱、学生座谈会、层层反映等，交互性较差，处理周期长。在办公自动化环境下，各职能部门都设立留言板块，例如西安科技大学后勤集团网站上就有“建议申诉/网上报修”板块，学生和教职工可以通过留言，直接反映各方面问题，很快就会得到领导和管理部门的重视，并得到解决。否则的话，经过层层上报，需要很长周期。难以使学校管理工作更具成效。 　　三、完善高校办公自动化系统的建议 　　办公自动化系统建设必须充分考虑到高校自身的特点，使之具有实用性、可扩充性、安全性。高校办公自动化系统的设计思想和原则，应注意以下几点。 　　1、确保系统的安全性设计 　　软件系统有一套授权管理机制，既能够实现复杂的办公权限控制，又能够实现各部门各司其职，使授权工作更好地和工作实际情况相结合。即使同一部门的不同职位，也应设置不同的管理权限，只有这样才能使整个工作顺畅，不使工作混乱，出现问题后不能确定和追究责任。例如：教务管理系统，每个教职员工应该有根据自己工作的要求，享有不同的权限。 　　2、加强领导，统一规划 　　领导重视是办公自动化取得较好成效的关键。高校应建立由校长或主管校长直接领导的工作小组，负责全校办公自动化建设，并对办公自动化系统建设加强指导，落实必要的专项经费列入预算。明确责任部门。学校发文要求各部门之间的办公自动化软