项目管理ProjectManagement实践部分教师张承钿.pptVIP

2011.10.30 上午 项目管理（Project Management）实践部分教师：张承钿 课程的内容如下： 第二讲项目计划管理方法 内容 文档管理 会议记录 项目进度计划和进度表 工作节奏及沟通 文档管理 项目是什么？ 进行人口普查 建造生活小区 登陆月球 地区疾病的预防 、、、 项目中有大量信息交流 文本文档，如Word，PDF及PPT 电子表格，如Excel 多媒体文件，如图片、录音、录像 电子邮件，手机短信 会议记录 、、、 文档管理 如何处理信息？ 打电话／接电话 发邮件／收邮件 写文档／读文档 获得新消息、知识 、、、 文档管理 项目成员人名简写 通常项目相关人员几十到几百 每个人都有一个简写，3个字母（或4个） 要有确定人名简写的规则 例如：张承钿，简写ZCD 一个人的名字是二个汉字，怎么办？ 例如：班上同学 为何使用姓名简写？ 人名简写被用在文档、电话等处 文档管理 电子邮件 　　与项目有关的电子邮件一定要保留，且要按不同方式分类， 　　并排序。分类可按内容、年度等进行，如下例： 文档管理 电子邮件 　　与没有处理的事情相关的邮件先留在《收件箱》里，等事情 　　过后，在把它移到相应的目录下，如下例： 文档管理 电子邮件 　　给客户电子邮件要按统一格式书写，如下： 　　　1. 主题必须先写项目名或代号，然后是标题，例如： “MES会议记录 - 软件开发组 2011.09.23” 　　　2. 信件第一行总要问好，例如“某某先生/女士你好” 　　　3. 信件完后总有简单祝福语，例如“祝工作顺利！” 　　　4. 祝福的下一行必须写发件人姓名，日期（可以不写） 　　　5. 最后是写发件人联系方式，同一公司的格式必须相同。 文档管理 电子邮件例子 下面是工学院学生创新项目中邮件 文档管理 邮件及相关文件 信件的附件是文件，通常存放在硬盘上，且按照和电子邮件相同的目录结构存放，如下例： 文档管理 项目文件 与项目相关的文件存放在公共硬盘上，硬盘的盘号通常在字母 K 之后，每个项目有一个目录，子目录要按照一定顺序排列，如下例： 公共硬盘要按时作备份，备份的时间间隔最好每天都作，最迟不要超过一周，及在周末作备份。公共硬盘通常在某个服务器上，且由系统管理员负责，他也负责作备份。作备份时，只需将新备份媒体更换，服务器将自动完成备份工作。 文档管理 服务器 通常项目（公司或单位）有下列服务器： 第一类：电子邮件系统和公司通用应用程序 第二类：公共文件，FTP服务器 第三类：数据库，如果项目包含大量数据 第四类：项目需要对外发布信息 　其中第一类和第二类的服务器要作备份，且第二类的服务器对项目来说尤为重要，其备份要重视。而第三类和第四类可视情况而定。 公用计算机 有一台共用计算机用于扫描图片、文本，刻录光盘，处理录音、录像等多媒体。 内容 文档管理 会议记录 项目进度计划和进度表 工作节奏及沟通 会议记录 项目在实施时将开许多会议 通常项目各小组每周开一次会 项目的会议是按照项目的进程举行的 通过会议，将完成下述工作 检查工作进度 分配下一阶段的任务 讨论项目实施中的问题 介绍新技术、新方法 控制项目节奏 每次会议都要作记录，因为： 从会议记录可以查看项目发展情况 记录的内容常常包含经验的积累 每个人都能及时知道自己目前的任务 每个人也知道与自己工作相关的其他人员 会议记录 会议文件命名： 项目代码 + [小组代码] + [会议标题] + 日期 + .doc 例子： 　　CST9035 第三组 标题名 2010.11.11.doc 　　CST9035 第三组 2010.11.11.doc 会议记录第一页 徽标（Logo）：至少有一个徽标，及公司名称 项目名称或代号 会议标题（若是例行会议，可无标题） 会议日期、主持人、记录人 所有参加者名单（姓名和简写），且排序 若参加者是同一组或固定人员，则所有组员都在名单里，对参加者作记号。 打印时，在页的下面（或页脚）是文件名 打印时带页号及总数，例如1(10)：表示第1页，总共10页。 会议记录 会议记录第二页起是内容，包括下述方面： 一般信息，如工程阶段代码，或测试环境等等 专题讨论内容 各员工的工作进度 上次会议问题或任务完成情况 新问题及负责人，如新发现的错误 新任务及负责人，客户新要求 新规定、新说明或新技术文档 其它问题，如休假、放假、病假等 会议记录例子 内容 文档管理 会议记录 项目进度计划和进度表 工作节奏及沟通 项目进度计划和进度表 人总是倾向于迟到 迟到几分钟、开会迟到、聚会迟到，火车、飞机晚点 人们认为，准时是在某个时间段上 在饭店时，总是被告知菜马上到，而等待的时间长得多 很少有项目是准时完成的 人们通常是基