苏州市自来水有限公司档案管理系统规划与部署.docVIP

苏州市自来水有限公司档案管理系统规划与部署 　　论文摘要苏州市自来水有限公司档案系统使用多年,但存在未电子化、应用局限等缺陷。计算机信息管理处于近期规划完成档案管理系统的升级换代工作。本文将着重探讨研究如何加强供水企业技术档案管理，以更好地服务企业。 　　关键字企业档案管理；服务；城市供水 　　 中图分类号：G271 文献标识码：A 　　近年来，随着信息技术的高速发展，传统档案管理正面临着前所未有的变革——从纸质档案向全数字化档案转变、从人工档案管理为主向自动档案管理为主转变、从单一部门档案管理向跨部门、跨专业档案管理转变。#160; 　　一、建设档案管理信息平台的背景#160;档案管理是企业管理不可分割的重要组成部分。苏州市自来水有限公司历史悠久，档案资料悠久，多而杂，如何促进档案管理水平的全面提升，充分发挥档案信息资源服务企业、服务??工的作用，是档案管理人员义不容辞的职责。坚持以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以开发利用档案信息资源、促进企业发展为目的，不断加强档案基础信息、基础设施、应用系统、信息资源利用、安全保障体系、人才队伍等六项基础性建设，着力打造公司档案信息共享交换网络平台。将档案信息化建设纳入公司信息化建设的总体布局，以建立健全“一站三库”（即档案信息网站、档案目录数据库、档案全文数据库、多媒体档案数据库）为重点，以“分步实施、突出重点、资源共享、安全保密”为原则，有序推进传统载体档案的数字化进程，建立档案信息化的长效发展机制，逐步实现管理自动化、利用网络化，全面提升档案信息资源开发利用和服务水平。#160; 二、实现数字化档案室的目标 　　1.数据采集功能：“通过苏州市档案局提供的“公文档案一体化管理平台”软件，多层面、多门类采集、接收公司必须长期或永久保存的、符合归档要求的各种电子档案信息，逐步实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理。积极推进传统载体档案数字化建设，采取数字化扫描、转换等技术手段，逐步实现档案全文信息查询，不断提高服务效率与质量。 　　2、实现数据保存功能：通过在线NAS、移动硬盘、蓝光刻录等多种技术手段，对采集到的各类档案信息在备份的基础上进行永久保存，完成公司数据备份。 　　3、实现数据利用功能：依托OA网，建立档案信息网站，提供分层次、智能化、方便快捷的档案、文件综合信息访问查询、数据分析服务，同时有目的、有重点的搜集、整理、数字化部分企业文件资料，面向企业，服务企业，不断探索数字档案室为企业服务的新路子。 　　4、实现数据管理功能：实行系统化管理，实现分类、排序、价值鉴定、数据检验、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织、打印输出等，并运用身份认证、保密、访问控制等技术确保电子档案信息的安全及合理利用，有效地维护整个系统信息的安全。 　　5、实现档案宣传功能：充分利用数字档案室综合保管的，反映公司成长历程的文本、音频、视频、图像等各种数字档案资源，全方位展示给职工，并择要在外网公开宣传，进一步发挥档案信息资源作用。 　　档案管理信息平台主要应用模块包括公文处理、档案管理、资料管理、系统管理。其中数字化档案存放在档案管理模块中，按照档案属性分类为：文书档案、合同档案、生产档案、科研档案、基建档案、设备档案、会技档案、声像档案、实物档案、招标档案。档案检索条件包含：题名、文号、责任者、起止日期、机构、文件类型、主题词、关联词、分类号等。档案管理信息平台以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标，确定了十大功能：确定需要捕获的档案，确定档案的保存时间，档案捕获，登记，分类，存储和保管，利用，跟踪，处置计划的实施，对档案管理过程的记录。 　　档案管理信息平台是一个覆盖整个公司的一体化综合平台，使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案管理信息平台深化应用后，将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化，充分发挥档案部门的信息服务功能，注重电子文件管理、档案管理先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施，融合思想理念创新与技术方法创新，最终实现电子数据的共享利用和综合应用，为企业生产、管理提供决策服务，真正实现档案管理水平质的飞跃。#160;#160;三、实现企业档案管理的技术手段#160; 认真执行国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存贮归档与档案管理要求》、《纸质档案数字化技术规范》等一系列技术标准，确保数字档案资源格式统一、数据规范、便于转换、实现共享。1. 全宗内档案分类科学，编号规范#160; 档案分类原则是以苏州市自来水有限公司全部档案为对象，依据管理职能，结合档案室全部档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理