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7公文处理秘书的办文工作
三、文书办理的注意事项 1、及时 时间要求。分清轻重缓急,不积压、不推诿、不延误 2、准确 质量要求。深入实际,调查研究,注重实效 3、安全 处置要求。有保密意识和安全意识,不泄密、不损坏、不丢失。妥善保管,精心摆放。 4、统一 管理要求。集中统一管理,建立统一工作制度,避免各自为政、擅自处理。 5、精简 特殊要求。尽可能减少中间环节,加快流转,提倡多发短文。 第三部分 文书的办理 * 第四部分 文书管理 文书管理,是从文件的形成、运转,到文件的保管、利用,乃至清退、归档、销毁等所有文书工作环节的管理。 一、 基本任务 1、控制数量 2、拟写、制作有效监管:拟稿、核稿、签发、校对 3、文件传递管理:登记、传阅、立卷、销毁 4、健全管理制度:收发文登记制度、签发制度、传阅制度、催办制度、安全保密制度、清退销毁制度、归档制度等 5、安全保管:不泄密、不损坏、不散失 二、管理原则 分类管理、安全保密、便于使用、管而不死,活而不乱 * 一、公文的基本格式 机关公文的格式内容,主要把握行文的文头,行文,文尾三个部分组成项目及其标志位置。 1.文头部分格式: 公文首页上半部分,由发文机关标志,发文字号,发文份号,秘密等级,签发五个项目组成。 (1)发文机关标识。发文机关标识居中印在公文首页上端。 (2)发文字号。有两种:“表明文种的公文”由发文年度,发文机关代字和发文顺序号组成; “固定格式公文”由发文年度和发文顺序号组成。 (3)公文份号。公文印制份数的顺序编号。凡属机密,绝密文件,应在公文首页左上角加以标注,一般文件可不标注 (4)秘密等级。按照国家和军队的保密法规。划分为绝密,机密,秘密三个等级,标注在公文首页右上方。 (5)签发标识。“请示”,“报告”这两类上行公文,应在发文字号右侧标注签发和已阅公文的领导同志姓名,其他行文一律不标注。 第五部分 文书撰写 * 行文部分格式。由公文标题,主送机关,正文,无正文说明,附件,署名,印章,成文日期八个项目组成。 (1)公文标题。标题应准确,简要地概括公文的主要内容,需要时标明发文机关和文种。 (2)主送机关。收授,办事或执行公文的机关。 (3)正文。公文的主体部分,用来表述公文的内容,位于标识或者主送机关下方。 (4)无正文说明。公文署名和印章与正文不在同一页时,在公文署名和印章上 (5)附件。在正文后、署名前,按顺序写明 (6)公文署名。机关署名或领导署名,应用全称或规范化简称。在右下方标注。 (7)印章。上不压正文,下不压成文日期,盖在姓名右侧。 (8)成文日期。会议通过或领导签发的日期。 二、公文的基本格式 * 3.文尾部分格式 (1)发文说明(“此件发至***,传达到***)” (2)主题词 表达概念、规范化、可组配性、可检索性 标引主题词基本方法: 主题分析(主体因素、通用因素、位置因素、时代因素、公文类型等) 选择标引词(《公文主题词表》) 正确使用组配符号(黑体字,顶格排印,各主题词间空格,无标点) (3)抄送机关 (抄报) (4)印刷说明 印制份数、印发(翻印)机关、日期 (5)联系办法 (6)页码 二、公文的基本格式 * 发文字号 发文机关标识 公文标题 主送机关 * 正文 署名、印章 成文日期 发文说明 * 印刷说明 主题词 * 三、公文撰写要求 (《公文处理条例》) 符合政策法规 全面准确反映客观情况,提出的措施、政策可行 观点明确、条理清晰、内容充实、结构严谨、表达准确 开门见山、文字精练、用语准确 人名、地名、时间、数字等准确无误 文种、格式正确 避免形式主义 第五部分 文书撰写 * 以理统篇,防止就事论事 叙事与明理相结合 在陈述具体事务基础上解释本质,从理论高度去认识; 在一定理论指导下,陈述具体事务; 归纳概括,提出原则性意见; 字里行间体现理论指导。 分列陈述,防治要点不明 仅用序号排列,无前言、后语 删繁就简三秋树,标新立异二月花。(郑板桥) 全局着眼,防止角度不准 一文一事,一事多角度,不能同时说几件不相干事情。 开门见山,主旨明确 首先交待本文基本内容,然后展开,分别说明。 四、公文起草原则与技巧 * 四、公文起草原则与技巧 起草文件要“四有” 公文性质:准确性、鲜明
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