7公文处理秘书的办文工作.ppt

三、文书办理的注意事项 1、及时 时间要求。分清轻重缓急，不积压、不推诿、不延误 2、准确 质量要求。深入实际，调查研究，注重实效 3、安全 处置要求。有保密意识和安全意识，不泄密、不损坏、不丢失。妥善保管，精心摆放。 4、统一 管理要求。集中统一管理，建立统一工作制度，避免各自为政、擅自处理。 5、精简 特殊要求。尽可能减少中间环节，加快流转，提倡多发短文。 第三部分 文书的办理 * 第四部分 文书管理 文书管理，是从文件的形成、运转，到文件的保管、利用，乃至清退、归档、销毁等所有文书工作环节的管理。 一、 基本任务 1、控制数量 2、拟写、制作有效监管：拟稿、核稿、签发、校对 3、文件传递管理：登记、传阅、立卷、销毁 4、健全管理制度：收发文登记制度、签发制度、传阅制度、催办制度、安全保密制度、清退销毁制度、归档制度等 5、安全保管：不泄密、不损坏、不散失 二、管理原则 分类管理、安全保密、便于使用、管而不死，活而不乱 * 一、公文的基本格式 机关公文的格式内容，主要把握行文的文头，行文，文尾三个部分组成项目及其标志位置。 1.文头部分格式： 公文首页上半部分，由发文机关标志，发文字号，发文份号，秘密等级，签发五个项目组成。 （1）发文机关标识。发文机关标识居中印在公文首页上端。 （2）发文字号。有两种：“表明文种的公文”由发文年度,发文机关代字和发文顺序号组成； “固定格式公文”由发文年度和发文顺序号组成。 （3）公文份号。公文印制份数的顺序编号。凡属机密，绝密文件，应在公文首页左上角加以标注，一般文件可不标注 （4）秘密等级。按照国家和军队的保密法规。划分为绝密，机密，秘密三个等级，标注在公文首页右上方。 （5）签发标识。“请示”，“报告”这两类上行公文，应在发文字号右侧标注签发和已阅公文的领导同志姓名，其他行文一律不标注。 第五部分 文书撰写 * 行文部分格式。由公文标题，主送机关，正文，无正文说明，附件，署名，印章，成文日期八个项目组成。 （1）公文标题。标题应准确，简要地概括公文的主要内容，需要时标明发文机关和文种。 （2）主送机关。收授，办事或执行公文的机关。 （3）正文。公文的主体部分，用来表述公文的内容，位于标识或者主送机关下方。 （4）无正文说明。公文署名和印章与正文不在同一页时，在公文署名和印章上 （5）附件。在正文后、署名前，按顺序写明 （6）公文署名。机关署名或领导署名，应用全称或规范化简称。在右下方标注。 （7）印章。上不压正文，下不压成文日期，盖在姓名右侧。 （8）成文日期。会议通过或领导签发的日期。 二、公文的基本格式 * 3.文尾部分格式 （1）发文说明（“此件发至***，传达到***）” （2）主题词 表达概念、规范化、可组配性、可检索性 标引主题词基本方法： 主题分析（主体因素、通用因素、位置因素、时代因素、公文类型等） 选择标引词（《公文主题词表》） 正确使用组配符号（黑体字，顶格排印，各主题词间空格，无标点） （3）抄送机关 （抄报） （4）印刷说明 印制份数、印发（翻印）机关、日期 （5）联系办法 （6）页码 二、公文的基本格式 * 发文字号 发文机关标识 公文标题 主送机关 * 正文 署名、印章 成文日期 发文说明 * 印刷说明 主题词 * 三、公文撰写要求 （《公文处理条例》） 符合政策法规 全面准确反映客观情况，提出的措施、政策可行 观点明确、条理清晰、内容充实、结构严谨、表达准确 开门见山、文字精练、用语准确 人名、地名、时间、数字等准确无误 文种、格式正确 避免形式主义 第五部分 文书撰写 * 以理统篇，防止就事论事 叙事与明理相结合 在陈述具体事务基础上解释本质，从理论高度去认识； 在一定理论指导下，陈述具体事务； 归纳概括，提出原则性意见； 字里行间体现理论指导。 分列陈述，防治要点不明 仅用序号排列，无前言、后语 删繁就简三秋树，标新立异二月花。（郑板桥） 全局着眼，防止角度不准 一文一事，一事多角度，不能同时说几件不相干事情。 开门见山，主旨明确 首先交待本文基本内容，然后展开，分别说明。 四、公文起草原则与技巧 * 四、公文起草原则与技巧 起草文件要“四有” 公文性质：准确性、鲜明