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EXCEL电子表格在期刊管理中运用 　　摘 要：文章从期刊管理程序的特点和Excel功能的匹配程度上，介绍了在期刊管理过程中运用Excel电子表格的可行性、实际工作中的具体操作以及实践中的一些经验总结，以期与同行们共享。 　　关键词：期刊；管理；Excel电子表格 　　期刊是传递情报信息、交流学术思想的重要文献形式，它作为一种连续出版物，具有出版周期短、形式灵活、信息量大、读者广泛、报道及时、内容新颖、传播速度快、学科覆盖面广等特点，是高校图书馆的重要信息资源，受到高校教学及科研人员的广泛重视。期刊管理方法是否妥当，直接影响期刊的利用率。然而，就目前的现实状况来看，相当多的高校图书馆的期刊管理工作和实际需要还相差甚远，从期刊征订、登记到现刊、过刊的管理等环节都存在有问题。要想使期刊管理的全过程尽可能的顺溜、完善，就必须用科学的方法和科学的操作。 　　由于本馆资源整合的需要，笔者有幸参加了期刊的采编工作，在实际工作中，探索出一种简捷的方法即应用通用软件EXCEL电子表格进行期刊管理，供还未能使用专门图书管理系统软件的图书馆、资料室参考。 　　1 期刊管理中运用EXCEL的可行性 　　1.1 期刊的连续性 　　众所周知，期刊作为文献资源的重要组成部分，具有时效性较强、信息更新快、信息量大、连续性较强等特点。这个特点也就决定了期刊管理工作的各个环节亦需具有系统性、继承性和连续性。随着期刊形式和内容的变化以及读者阅读需求的变化，也要求高校期刊管理的流程在原来成熟规范的基础上进一步发展和完善，使之能更好的提高管理效率和更好的服务于读者。 　　1.2 EXCEL的功能 　　Microsoft Excel是办公自动化中非常重要的一款软件，很多巨型国际企业都是依靠Excel进行数据管理。它不仅仅能够方便的处理表格和进行图形分析，其更强大的功能体现在对数据的自动处理和计算，Excel是微软公司的办公软件Microsoft office的组件之一，是由Microsoft为Windows和Apple Macintosh操作系统的电脑而编写和运行的一款试算表软件。直观的界面、出色的计算功能和图表工具，使Excel成为最流行的微机数据处理软件[1]。 　　1.3 期刊管理和EXCEL特点的相融性 　　期刊是一种连续出版物，出版周期短，且每种期刊都有其系统性、完整性，而整个期刊管理过程又包括期刊订购、现刊管理、过刊管理三个工作环节，这三个环节必须协调统一、前后一致、环环紧扣。轻松好用的管理软件EXCEL表格的诸多功能非常符合、满足这种需要。 　　2 操作实践 　　2.1 期刊预订 　　期刊征订是期刊服务和管理的开端，作为第一个环节，它对期刊整体工作起着打好基础的关键作用，关乎着整个期刊信息资源的质量。做为高校图书馆，应根据图书馆的实际情况和师生的需求，从多家出版社或书刊发行公司进行选购，其工作复杂，容易弄混。但用EXCEL软件就较为清楚、简单。首先打开一本EXCEL工作薄，给这本工作簿命名，比如“XXX大学期刊征订（招标公司）”。因为一个大学一年的所有期刊不可能只在一家公司征订，那么你就按需要添加工作表，sheet1，sheet2，…n，每页工作表格可以设为相应的名称，如“旷怡、海天、中科”等等，你点击每一页，它都是一份相当独立的工作表，你可以将上轴的A、B、C、…各栏按需要设定为一些重要项目，比如所订刊的邮发代号、ISSN号、刊名、价格等，如下图1。然后就可以将出版商提供的书目有选择地进行复制、粘贴到这张表格中，从而形成该校在某家出版商的期刊征订单。 　　图1 期刊订购表 　　利用EXCEL的求和等计算功能，可以很轻松、快捷、准确地计算出在某公司所订期刊的总份数、总价格等。因EXCEL表格同样可以复制、粘贴，还可以进行各种编辑，所以，你可以将图一复制多份分发给不同的部门，如收到、装订部门等，按需所用。期刊征订完了，那就要进行下一步的记到、收发工作。 　　2.2 现刊登到 　　记到是对期刊到馆情况的记录。这只要把采购部提供的订购目录复制一份，作为底本。为了使登记表简明清晰，可以把登记时不用的项目隐藏起来，如期刊分类号、价格、馆藏地等。再按管理需要增加一些项目，其中期号是期刊登记表必须的，一般按月刊设置为十二期，如果刊期是半月刊、旬刊、周刊等，则按需要插入若干行，也可在单元格中插入斜杠，依此类推。如下图2，在图1的基础上添加了一些项目，以供登到。 　　图2 期刊登到表 　　在现刊记到过程中，利用Excel的查找功能，可输入任何一个信息进行检索，查询，将到馆期刊输入到工作表相应的月份内，且每期必须单独记到，区分出具体哪一期，防止记混。全部输人后，进行保存，此批记到工作完成。还可以利用Excel的“字体颜色”以不同颜色