总账系统的工作流程.PPTVIP

第五节 账簿管理 总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可查询所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。查询总账时，标题显示为所查科目的一级科目名称+总账，如应收账款总账。联查总账对应的明细账时，明细账显示为应收账款明细账。 一、总账 余额表用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。传统的总账， 是以总账科目分页设账， 而余额表则可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额， 在实行计算机记账后， 我们建议用户用余额表代替总账。 二、余额表 明细账功能用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中可以包含未记账凭证。明细账功能提供了三种明细账的查询格式：普通明细账、按科目排序明细账、月份综合明细账。普通明细账是按科目查询，按发生日期排序的明细账；按科目排序明细账是按非末级科目查询，按其有发生的末级科目排序的明细账；月份综合明细账是按非末级科目查询，包含非末级科目总账数据及末级科目明细数据的综合明细账，使用户对各级科目的数据关系一目了然。 三、明细账 多栏账是总账系统中一个很重要的功能，用户可以使用多栏账功能设计自己企业需要的多栏明细账，按明细科目保存为不同的多栏账名称，在以后的查询中只需要选择多栏明细账直接查询即可，方便快捷，自由灵活，可按明细科目自由设置不同样式的多栏账。 四、多栏账 综合多栏账是在多栏账的基础上新增的一个账簿查询方式，它除了可以以科目为分析栏目查询明细账，也可以以辅助项及自定义项为分析栏目查询明细账，并可完成多组借贷栏目在同一账表中的查询。其目的主要是为了完成商品销售、库存、成本明细账的横向联合查询。并提供简单的计算功能，以方便用户对商品进销存状况的即时了解。 五、综合多栏账 日记账功能主要用于查询除现金日记账、银行日记账以外的其他日记账，所以请用户先在“会计科目”中将要查询日记账的科目设置为日记账。现金日记账、银行日记账在出纳管理中查询。如果某日的凭证已填制完毕但未登记入账，可以通过选择包含未记账凭证进行查询。 六、日记账 第六节 期末处理 账务处理子系统中，月末处理是指在将本月所发生的经济业务全部登记入账后所要做的工作，主要包括计提、分摊、结转、对账和结账。在日常的账务核算中，每个月末会计核算的工作量非常大，这些业务每月重复的出现，主要的数据来源于账簿记录，且有一定的规律可循，这些凭证业务性质固定、凭证内容不变，每月变更的只是金额数字，根据这一特性，比较适合计算机自动进行处理。在电算化方式下，预先把这种有规律性出现的会计业务定义好转账凭证模板，再把各种取数依据及计算公式存入计算机，形成自动转账凭证，由计算机自动生成转账凭证。这种预先定义好分录的结构，再由计算机自动编制凭证的过程称为“自动转账”，由此而生成的凭证称为自动转账凭证。 一、定义转账凭证 （一）自定义转账设置 （二）对应转账设置 （三）销售成本结转 （四）汇兑损益结转 汇兑损益结转功能用于期末自动计算外币账户的汇总损益，并在转账生成中自动生成汇总损益转账凭证，汇兑损益只处理以下外币账户：外汇存款户；外币现金；外币结算的各项债权、债务，不包括所有者权益类账户，成本类账户和损益类账户。 （五）期间损益结转 在定义完转账凭证后，每月月末只需执行转账生成功能即可快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去。由于转账是按照已记账凭证的数据进行计算的，所以在进行月末转账工作之前，先将所有未记账凭证记账，否则，生成的转账凭证数据可能有误。如果使用了应收、应付系统（即：“选项”中的“往来控制方式”为“客户往来业务由应收系统核算”或“供应商往来业务由应付系统核算”），那么，总账系统中，不能按客户、供应商进行结转。 二、转账生成 对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账簿是否平衡。它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。一般说来，实行计算机记账后，只要记账凭证录入正确，计算机自动记账后各种账簿都应是正确、平衡的，但由于非法操作或计算机病毒或其他原因有时可能会造成某些数据被破坏，因而引起账账不符，为了保证账证相符、账账相符，用户应经常使用本功能进行对账，至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。 三、对账 每月月底都需要进行结账处理，结账实际上就是计算结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。在电算化下，结账与手工相比简单多了，结账是一种成批处理，每月只结账一次。 （一）期末结账时应注意的问题 （二）结账过程