核销费注意或配合事项.docVIP

核銷經費注意或配合事項: 1.動支經費及憑證核銷請依「支出憑證處理要點」、「採購法」、「內部審核處理準則」等相關規定辦理。 2.各項經費結報請務必黏貼憑證黏存單。 3.學校非營業單位，故以取得二聯式統一發票為宜，若為三聯式，請將扣抵聯一併附上；若為個人收據，須註明身份證字號及住址並蓋章。 4.發票抬頭請一律填寫「國立高雄海洋科技大學」，不宜填各單位、處科室或個人。 5.各項採購案件，凡能一次辦理者，不得化整為零分批辦理。 6.採購物品若屬共同供應契約項目者，請向共同供應契約採購，應透過總務處事務組，不得自行辦理。 7.申請動支經費應先查明有無預算，於事前依規定程序提出申請，為提高行政效率，除茶點及人事費外，一般經常性採購事項請直接提請購單核准後辦理，不需簽呈。 8.有關採購案件，應依本校所訂採購作業授權制度及採購申請流程規範辦理。 9.承辦人員代墊1萬元以下購案，核銷時，應於黏貼憑證用紙左上角，註明代墊人之姓名，代墊人如非經手人，應由單位主管（預算經費）或計畫主持人於代墊人旁簽章以茲確認。 10. 1萬元以上之採購案，依規定應逕付廠商，如有特殊原因，需由經辦人代墊時，應於事前敘明理由，專案簽准；若為偶發事件，無法事前簽准，事後仍應敘明理由簽奉核准後方得歸墊。辦理預借經費需專簽奉首長核准並請至會計請購系統預控經費產生「公務用預借經費申請單」，借款人單據報銷及繳還借支賸餘款，請至會計請購系統之購案管理，點選原購案中報銷辦理轉帳核銷及歸墊核銷，以避免重覆付款。(相關作業流程請詳會計室網頁) 11.動支經費申請單、估價單、驗收單、發票有關之品名、規格、數量應一致。 12.各項採購除農漁民業者外，應向有正式營業登記之合法廠商購買，以免助長逃漏稅。發票、收據應填具營利事業統一編號、開立日期及買受人，若為收銀機統一發票，請在發票上註明品名並由經手人簽章。若發票未註明品名而附有收據清單者請將清單一併黏貼結報。 13.投保團體險，「要保人」應為「國立高雄海洋科技大學」，不應填寫個人，「被保險人」應填報「○○○等××人」，並附保險人員名冊，以確保權益。「公務人員因公傷殘死亡慰問金發給辦法」施行後，各機關學校不得再為其公教人員投保額外保險。 14.用途說明欄：應填寫所購物品之用途及品名。 15.發票、收據之品名欄若以原文書寫者，請譯註中文，另有關單據有外文部分亦請擇要譯註中文。 16.土地改良物、房屋建築及設備暨金額超過一萬元以上且使用年限在兩年以上之機械及設備、交通及運輸設備及什項設備及電腦軟體屬財產，請各請購單位加會保管組填具財產增加單，登錄財產。 17.購置圖書，請送保管組認定是否為財產。 18.訂定契約之設備租金及維護費用，請檢附合約影本。 19.數個計畫或科目共同受益之支付款項，其支出憑證不能分割應加具支出分攤表，並應全案一併結報送核。 20.採購案件應經經手人，品質驗收人、數量驗收人及保管人簽名或蓋章及附送品質或數量驗收之証明文件；惟經手人不得為驗收證明人。 21.結報金額少於發票或收據金額時，請註明實付金額並由經辦人簽章。 22.收據或發票如有遺失，應檢具原立據人加蓋印章負責證明與原本相符之影本，並註明無法提出原本之原因並由經手人簽章證明。 23.粘存單金額或相關資料塗改時，請經辦人在改正處簽章證明，但發票或收據上之日期或其他要項塗改時，必須由原立據人蓋更正章。 24.款項分批（期）給付者，應附分批（期）付款表，列明應付總額，已付及未付金額等；其訂有合約者，應於每次付款檢送合約副本或抄本。 25.支出憑証列有其他貨幣數額者，應註明折合率，除有特殊情形者外，應附兌換水單。 26.各項契約簽訂後，應將契約副本送會計單位備核。 27.發票日期，最容易遺漏，請要求廠商寫上。 28.發票上數字金額的合計應與中文大寫金額相符。 29.發票應蓋有統一發票專用章，收據則需有營利事業統一編號之店章及負責人章。 ?30.會計網路請購系統動支經費登錄時，請購資料之品名、單價、數量請確實詳細填寫明列產生動支經費申請單，俾利資料完整性及供日後查詢用，核銷時若品目眾多，發票數量只寫“一批”，可以另加明細表貼於發票或收據下面。 31.印領清冊上計畫主持費、專兼任助理、臨時工資及工讀金等相關工作酬勞，為避免爭議，應直接匯入各受領人帳戶，各計畫主持人請勿墊款。 32.教師申請補助或委辦計畫，外界機關尚未撥款前欲先行動支計畫款者，請至會計室網站－文件下載處填寫「國立高雄海洋科技大學接受補助或委辦計畫經費墊付申請表」。 33.計畫聘用臨時工及兼任助理時，請先至研發處網站－表格下載處填寫「國立高雄海科技大學研究計畫兼任助理及臨時工聘僱申請表」。 34.申請臨時工工資時，依其計薪標準分為二類： A：按時計薪者：需檢附工讀日誌（學務處）、領據（會計室）及上述奉核後之聘僱申請