建筑安装企业采购管理规定.doc

苏州工业园区兴盛建设有限公司编 号( 2011) XSJS-002版 号2011版采 购 管 理 规 定状 态第1次修改页 码第 PAGE 2 页 共 NUMPAGES 7 页第 PAGE 2 页 共 NUMPAGES 7 页采购管理规定一、招投标阶段1、核算部按招标文件要求整理出材料清单，招标文件有指定品牌的，备注说明。2、核算部将投标材料清单发采购部及督察组，由采购部按照清单中提供的材料品牌进行询价。3、采购部应认真核对清单中的每一个子目，做到心中有数，不多报，不少报。在规定时间内向核算部提供材料清单的品牌名称及价格，向核算部对价格进行交底。4、督察组对材料品牌及价格进行审核，如有需要的，经董事长同意，进行调整。5、核算部按最终确定的品牌及价格进行投标。二、项目开工前工作1、新项目开工前，采购部给项目部开出《材料及设备采购周期清单》（见附件1），项目部如需清单内材料，按采购周期申请，未提供此清单的，采购时间均为一周。2、工程开工前，安装部召集采购部、核算部、督察组、仓库相关人员，详细审核图纸，进行材料成本分析，对整个项目采购情况做到心中有数。3、在施工过程中，按成本分析会议定下内容进行实施，并做好沟通工作。三、现场材料申报1、安装项目负责人根据安装施工计划、进度、图纸、实际情况及《材料及设备采购周期清单》，提前二周编制《材料及设备周计划清单》（见附件2）。2、现场库管扣除现场存量后，填写《工程材料申报清单》（见附件3），安装项目负责人审核后交公司总仓库。3、总仓库接单后，对《材料申报清单》中材料申购量与已用量汇总，并与核算清单量对比（注：此清单由核算部提供，在接到中标通知书后两个月内给出），审核后扣除仓库库存量，交采购办理。4、《材料申报清单》一般于每周三、周五上午11：30前发出，原则上一周只发二次。（施工过程中图纸不合理及业主、设计产生的变更除外）。5、每月10日前，仓库对上月材料申报违规情况进行统计，交督察组，作为对项目经理考核的依据。6、为了避免错误，仓库原则上只接受邮件形式的材料申报，不接受传真或纸质申请。四、超量采购1、申报量与已用量之和超出核算清单量，仓库通知现场项目部退回该申购单，退回可以是整张清单也可以是清单某一项。2、安装项目部负责人对退回清单进行重新核准。3、如核准后数量仍超清单量，安装部项目负责人与核算部沟通，由其派人现场测量，确认实际用量，给出最终书面结果，复核人和项目部负责人签字确认。4、安装部将复核后的单据作为附件，填写《超量采购申请单》（见附件4）向采购部申请采购，并说明原因。5000元以下的，由安装部经理和核算部、采购部经理、仓库签字后，方可进行采购。5000元以上的，除上述流程外，需董事长审核，批准后方可进行采购。5、《超量采购申请单》原件由仓库留底，作为跟踪变更或项目考核的依据，按项目存档。6、项目实际申购数量超出清单核算量的，由现场安装负责人或核算部根据招标文件规定，向甲方提出工程变更。7、超量采购无法进行变更的，由仓库通知督察组，由其填写《材料差异情况说明》（附件5），对出现的问题进行调查、分析，相关部门说明缘由，划清责任，并送交董事长，避免今后再次出现此问题。8、核算部必须保证所提供清单的准确率在90%以上，若清单中出现大批量的错误，安装部将清单退回，交由其重新核算，因此造成的工作延误，由核算部相关人员承担。9、每月10日前，仓库对上月超清单采购进行汇总，书面报督察组，此数据作为公司对核算部相关人员考核依据。10、现场申购数量须按现场实际申购，严禁推卸部门责任，明知申购量不够，不按实际申购，造成人工和材料浪费。五、其他采购1、工程维修及被盗材料的再次采购，必须填写《缺失物品申购单》（见附件6），申购单上必须清晰注明原因及责任，公司原则上不同意先采购，后分清责任的做法。2、如时间特殊，未明确责任必须采购的，实行先采购，后调查的处理方法，但事先需得到董事长批准。3、工程维修及被盗材料申购时，需明确责任方责任及承担比例，严格禁止公司承担所有费用的做法，采购凭此申购单报销。4、项目负责人填写《财务扣款通知单》（见附件7），单据上需清晰注明被盗材料及维修处理结果及责任划分，采购将此单据作为附件，方可报销所采购物品。5、保修期内物品由供应商全额承担更换或全额补偿损失，保修期外产品处理方法，按合同执行，不能解决的，上报董事长，根据其指示进行处理。6、《缺失物品申购单》5000元以下的，由安装部经理批准，5000元以上的，须董事长批准后方可采购，严禁未经公司批准，自行采购。7、《缺失物品申购单》原件由仓库按项目存档，作为跟踪和部门考核的依据，复印件为采购部报销根据。8、每月10日前，采购知会仓库，由其对上月被盗及维修数据进行汇总，书面报督察组。9、其他物品的采购，由申请人提出《采购申请