办公自动化系统在医院筹建中的应用.docVIP

办公自动化系统在医院筹建工作中的应用深圳市滨海医院筹备办公室 叶炯贤 赖金明 周佳 [摘要] 随着计算机技术和通信技术的发展，办公自动化已成为现代办公管理的重要标志。现代化医院的筹建是一项复杂的项目管理工作，涉及建筑工程、人才、设备、数字化建设等子项目的知识管理，需要使用和存储大量知识信息。本文以深圳市滨海医院的筹建工作为例，说明在医院筹建过程中，转变传统办公方式，建立便捷高效的办公自动化系统的重要性。通过建设OA系统，加强信息沟通，健全现代化管理机制，提高工作效率，优质高效完成医院筹建工作。[关键词] 信息化 办公自动化系统 医院筹建一、办公自动化系统简介 办公自动化（Office Automation简称OA）是将现代办公与计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，在企事业内部员工之间形成便利、快捷的信息采集和信息处理，从而达到资源共享、协调工作，提高办公效率，进而实现办公的自动化处理。这一系统不仅可以全面实现从手工操作到无纸化办公的过渡，用网上办公方式取代传统手工方式，更重要的是以信息交流、知识管理为核心，实现办公信息的共享，协同处理工作事务，弥补在传统办公中信息的存储、分发、管理和分布的缺陷，为各级领导进行宏观管理提供高效便利的服务，为科学决策提供有效的参考依据，对企事业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的作用，最终达到提高办公效率和质量的目的。二、办公自动化系统在医院筹建过程中的具体应用（一）OA系统建设背景 深圳市滨海医院是深圳市政府投资兴建的现代化、数字化、综合性三级甲等医院，医院编制床位2000张。深圳市滨海医院筹备办公室主要负责滨海医院筹建过程中与相关部门的协调以及医院开业前的准备工作，具体包括与各相关单位协调、沟通解决项目建设过程中出现的各类问题，负责医院人力资源、医疗设备、医院信息系统的规划、组织实施等工作。随着医院建设的快速推进，OA系统被引入到日常工作中，作为现代化工具平台，充分发挥了反应快速、高效便捷的作用，使提高工作效率，节约办公经费，实现无纸化办公，从真正意义上成为现实，也标志着医院在筹备之初就使用现代化的手段、拥有现代化的管理理念，为建设现代化、智能化、数字化的新型医院打下坚实的基础。以先进的计算机和通信技术为主要手段，以实现筹备办办公应用为导向，搭建自动化办公平台。通过网络技术，实现本单位移动办公、资源共享、高效协同的事物处理机制，为本单位建立一个即时有效的信息交流管道，建立高质量、高效率的信息网络，为领导提供一个方便有效的时间跟踪和监督手段，实现办公自动化、信息资源化、传输网络化、管理高效化。（二）OA系统建设内容筹备办主要工作为组织进行人力资源、医疗设备、数字化医院的规划实施，协调解决医院方案设计、土建、装修建设过程中出现的问题，进行日常办公、财务管理等工作。各科室工作均围绕医院筹建工作开展，彼此相互关联，将人、财、物有机结合。因此，我们要结合实际工作需求，进行OA系统的具体设置，组织贯穿应用于各科室。1.OA系统设计原则（1）领导参与原则。OA 系统是一项庞大的工程，它涉及筹建管理工作的各个方面，需要主管领导牵头组织力量、协调关系。（2）优化与创新原则。OA系统开发必须要结合实际需求，按照现代化信息管理方式加以优化和创新，更好的实现工作流程的现代化。（3）安全性原则。OA 系统要实现针对不同人员的不同权限功能，保证系统运行稳定。（4）便捷实用原则。用户界面友好，简捷实用，适应筹建工作的要求。2.OA系统功能模块介绍OA系统界面简洁明了，各功能模块符合日常工作需求，以实用为主。各功能模块紧密围绕实际工作设置，通过合理的界面布局员工能够快速的使用和查看各功能模块，了解相关事项、资料手册、通知公告等内容，对员工的实际工作产生积极的影响，使得工作更加条理，更加高效。主要包括项目管理模块、知识文档管理模块、行政办公管理模块、文化建设管理模块。（1）项目管理模块项目管理是以项目为对象的系统管理，它通个一个专门的柔性组织对项目进行高效率的计划、组织、指导和控制，以实现项目全过程的动态管理和项目目标管理，建立一个节约高效型组织。滨海医院的建设本身就是一个大项目，为了完成这一工作，我们需要把大项目分解成若干个小项目，除了建筑物的设计、土建、景观、室内设计外，还包括人力资源、医疗设备规划、医院信息系统规划等建设项目。筹建中的各项任务处于并期开展状态，各子项目间相互交叉联系，各子项目形成合力，最终完成医院建设这个大项目。因此，可以利用OA系统对各子项目进行跟踪管理，通过设置项目任务、计划与进度、项目文档、项目人员、项目服务商等内容，管理个人的工作任务。计划与进度：将筹建任务层层分解，通过计划总结将年、季、月逐步分解成筹备办工作计划、各部门工作计划、最终落实到个人，个人计划、总结与绩效考核的结合，将目