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档案馆档案的来源与组成 1.一个档案全宗①是下列各种文件的整体，这些文件便是一个行政单位或它的一个行政人员所证实受理或产生的，并经指定由该单位或该行政人员保管的书写文件、图片和印刷品。 2.一个档案全宗是一个有机的整体。 3. 私人团体的行政办事处或行政人员也可以产生一个档案全宗。 4. 应该把一个档案全宗和一个档案馆所收藏的全部档案，截然分开。在一个档 案馆中可以找到六种档案：（1）档案馆所属的那个单位的档案全宗；（2）附属于该单位的委员会或行政人员的档案；（3）其权利或职能已交给该单位的那些部门或个人的档案；（4）必须受该单位监督并由该单位将其档案放入该单位档案馆中的那些部门或个人的档案；（5）通过一种行政手续而放入档案馆中的档案；（6）并非已有而由接受馈赠或收买得来的档案。 5.如果有些单位（部门或个人）的权利或职能已移交给另一个行政单位（不 论是一个部门或个人），那么，前者的档案应该增加到后者的档案馆的档案全宗 中去。 6.凡是在1798 年以后把权利交给国家的那些行政单位（不论部门或个人）， 其档案全宗应存放到省会的国家档案馆中去，这个省会是指被撤消单位以前行 使职权地区现今所属的省的省会. 7.在一个省里保存过去国家档案的档案馆（或保存自治市档案的档案馆）是由下列四种档案组成的：⑴过去的省、部、（或自治市）的行政单位的档案；⑵已移交给这个档案馆的现今的省（或自治市）的行政单位的档案；⑶其权利或职能已移交给过去的省、部（或自治市）的单位的那些行政单位（部门或个人）的档案；⑷以前曾在这个省（或自治市）的现今的地区内行使过职权的那些部门或个人的档案，这些档案是以行政手续存放在这个档案馆中。 8.存放在一个档案馆中的各种档案全宗必须谨慎地分别保存。如果一种文 件有好几份，那么，每一份应归入哪一个档案全宗是应该加以研究的。 9. 如果一份正式证件②或一份其他的档案文件不能从旧的目录，外部标记或其他的媒介看出它应归属于哪一个档案全宗，那么，必须从文件的内容来确定。如果从内容看来，这一文件可以属于两个或两个以上的全宗中的任何一个，那么，应该把它放到其中的一个全宗中，而在其余全宗中注明参见等字样。 10.如果一个档案全宗是完整的，那就不应该把它分给两个或两个以上的档案馆。 11.没有特殊困难时，最好把已经拆开的档案全宗重新集合起来。 12.如果一个已拆散的档案全宗很难重新组合起来，那么，这个全宗的各部分，不论是存放在什么地方，都应该由同一个行政人员在同一份目录上拟制标题，而且注明这些文件的所在地。 13.有些档案全宗由于特殊情况而一开始就存放在别处的档案馆中，可以把这些档案全宗回复成整体。 14.一个档案馆中的各个档案全宗需要从各行政办公室所移交上来的文件中逐渐得到补充。在移交旧档案是，应该采用如下的原则作为划分新旧档案的基础，一个行政部门应把它最近一次重大的行政上的变动之前的文件移交上来。如果在二十五年中没有发生过行政上的变动，那么，应该把满二十五年的文件移交给档案馆。 档案文件的管理 15.一个档案全宗应该系统地整理 16.整理系统必须以档案全宗原来的编制为基础，这种编制大体上符合于产生它的全宗的行政单位的编制。 17.因此，在整理一个档案全宗时，首先应该把原来的次序尽可能地重建起来。只有完成这项工作之后，我们才能判断，原来的次序是否需要改变，应该改变到什么程度。 18.一个档案全宗原来的整理和全宗的一般结构是有分歧的，不论这种分歧是由于档案管理人员的错误或由于档案文件保管制度上的暂时更改，为了更正这种分歧，可以修改一个档案全宗的原来的整理。 19.在整理一个档案全宗时照顾历史研究的利益只应该是次要的事。 20.在整理一个档案全宗时应该记住这个全宗的骨架是由包含着这一行政单位或其中某一行政人员以正式身份所作的会议录的一些文件形成的 21.一份文件在一个档案全宗中所占的位置并不决定于这份文件所涉及的问题，而是决定于这份文件的受文者。 22.在没有弄清楚为什么要汇集成文件本、文件夹或历史案卷的动机以前，任何文件本、文件夹或历史案卷都不要拆散。 23.必要时可以拆散为后来的档案全宗的管理人员所汇集起来的那些零散文件的文件本或案卷。 但是，如果这种文件本或汇编是行政方面或学者所常常使用的，而且是被当作一个整体来引证的，那末最好保持原状而把它当作一个整体来编目，每一份文件的单独的标题可以加在目录中的这些文件所属的位置上。 24.如果一个档案全宗是按后来的档案管理人员所首创的系统整理的，而这种整理又和现代档案学说的要求不一致，那末，在准备新的目录时，尽可能不要进行新的整理，也不要拆散文件本和历史案卷，在新的目录编成以前，它们仍可保持原状。甚至新的目录已经编成，保存过去整理的旧目录，并且在旧目录的每一条款下注明该条款在新的目录中的号数还