用Exel建立一套小型人事数据管理系统.docVIP

前言：　　在现实生活中，很多小型企业并没有给人事部门配备专门的人事管理软件。实际上，一套专门的人事管理软件费用昂贵，而且不一定适合企业的实际需求。　　自己动手，用Excel来建立适于本企业具体需求的人事管理系统是一个不错的选择。Excel的功能强大，而操作又很方便，每月准确无误的统计企业员工增减变化情况，年底分析大量的人事数据等等复杂的工作都能通过Excel轻松完成。现在我们给读者朋友们提供这样一个实例——通过Excel来建立一套小型人事数据管理系统。 HYPERLINK /office/23/2309023.shtml \l q0 建立数据库框架 HYPERLINK /office/23/2309023.shtml \l q0 具体的项目可根据您的实际情况来设定。 HYPERLINK /office/23/2309023.shtml \l q1 设置自动填充提高效率 HYPERLINK /office/23/2309023.shtml \l q1 做好这步，可以让Excel自动填充某些数据内容，减小工作量。 HYPERLINK /office/23/2309023_1.shtmlQ2 实现自动提醒功能 HYPERLINK /office/23/2309023_1.shtmlQ2 到期提醒是很常用的一个功能，这里我们通过劳动合同到期提醒来说明这项功能的实现方法。 HYPERLINK /office/23/2309023_2.shtml \l q3 用记录单录入数据 HYPERLINK /office/23/2309023_2.shtml \l q3 逐行键入人事信息，很快会让人产生疲劳感，录入错误信息。我们可以用Excel自带的“记录单”功能来解决这个问题。 HYPERLINK /office/23/2309023_2.shtml \l q4 冻结窗口以便查询 HYPERLINK /office/23/2309023_2.shtml \l q4 可以把标题行或列固定，这样在查询的时候可以一眼看到某个数据体现的是什么内容。 HYPERLINK /office/23/2309023_3.shtml \l q5 自动筛选以统计数据 HYPERLINK /office/23/2309023_3.shtml \l q5 Excel自动筛选功能可以帮助我们快速找到目标数据并作统计，如本单位的本科生有多少。 HYPERLINK /office/23/2309023_4.shtml \l q6 用数据透视表快速汇总数据 HYPERLINK /office/23/2309023_4.shtml \l q6 一般年底我们需要对人事情况进行大量的信息总结，比如人员的离职情况，入职情况，各类数据构成比例等。用数据透视表可以快速完成这一工作。?正文：　　首先我们打开一个新的Excel表建立一个人事信息库框架，信息项目的设置您可根据本单位实际情况而定。如图(一)所示:图一 点击可看清晰大图　　接下来请您不要急着录入人员信息，我们要对一些信息项进行函数设置，以便系统可以自动生成相关信息，这会使我们的工作产生事半功倍的效果。　　1、 性别、出生月日、年龄的自动填充功能设置　　我们先对“性别”“出生年月”“年龄”进行函数设置。当我们输入某人身份证号码时，系统便会自动生成“性别”，“出生年月”及“年龄”，这样就减少了我们录入的工作量。请分别选择性别、出生月日、年龄信息项单元格输入下列公式:　　(1)性别: =IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,男,女)　　含义：“LEN(E3)=15”表示看E3中是否有15个字符;　　“MID(E3,15,1)”表示在E3中从第15位开始提取1位字符;　　“MOD(MID()，2)=1”表示提取的字符除以2余数为1;　　“IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)”表示看E3中是否够15个字符，如果够就从第15个字符开始取1个字符，如果不够15个字符就从第17个字符开始取1个字符。我们的身份证号码一般是15位或18位。　　“IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,男,女”表示所取字符除以2如果余数为1显示男，否则显示女。　　(2)出生年月: =DATE(MID(E3,7,4),MID(E3,11,2),MID(E3,13,2))　　含义：DATE(YEAR,MONTH,DAY);　　“MID(E3,7,4)”表示在E3中从第7个字符开始连续取4个字符表示年，用类似的表示方法一个人的出生年月日便可以通过函数设置表示出来，如果为了看起来方便，我们可以将单元格格式