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对优化高校基建档案管理工作探讨 　　摘要：1988年1月1日，《中华人民共和国档案法》开始施行，这是我国档案事业发展历史上具有里程碑意义的重大事件，标志着我国档案工作从此步入有法可依的轨道。但于此同时，高校基建档案与教学档案、科研档案等相比一般不受重视，高校基建档案工作依旧前路漫漫，因此加强高校基建档案管理工作势在必行。本文从高校基建档案的重要性入手，介绍了高校基建档案的内容、作用及其特点，分析了高校基建档案管理存在的问题，提出了几点可实施的建议。 　　关键词：高校；基建档案；管理；对策；优化 　　中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）40-0014-02 　　随着我国高等教育的快速发展，招生规模不断扩大，高校的基本建设进入了高速发展时期，随之而来的是高校园区、大学城、新校区建设如雨后春笋，蜂拥而上，每个建设新校区的高校要花几个亿或十几个亿，用于学校的征地、建设、原校区旧房的维修与改造等一系列基本建设。高校基建部门工程档案涉及规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，但建设单位作为工程项目管理的主体，自然要做好基建档案管理工作。 　　一、高校基建档案的主要内容和特点 　　高校基建档案作为高校建设活动中形成的第一手材料，是高校基本建设图纸、文字记录、工程价款结算书、审计结论以及后期使用过程中的维修、翻修改造等有关技术资料。基建档案是指在基建管理和基建工程项目建设活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。一套完整的基本建设项目档案资料包括工程项目每一个环节的文字或图纸记录，其主要特点如下。 　　1.专业性，是指基建档案的形成领域和内容性质具有鲜明的、不同于其他行业的专业特征。 　　2.成套性，是指每一套完整的档案资料是以一个独立的工程项目为对象进行收集和归档。 　　3.现实性，是指档案有很强的现实使用价值，不同于其他档案资料归档后是用来做历史查找，而基建档案在学校将来发展规划中具有重要的使用价值。 　　4.周期长，主要是档案要收集从项目的立项、设计、招投标、施工、竣工验收、结算等多个阶段形成的第一手资料。归档工作随着工程项目竣工结算才能完结，持续时间长，一般为1～2年，大型项目需要二年或更长时间，时间跨度不可预见。这些独有的特点决定了基建档案的作用是不可估量的。 　　二、高校基建档案管理的意义 　　1.记录高校建设历史。基建档案承载了高校基本建设大量的信息，它真实地记载了学校内各类建筑物、构筑物及地上、地下各种管线等基本建设的规划、设计、招投标、施工以及使用过程中的维护等实际经过的详细资料。它是从征地、地质勘察、图纸设计、施工合同、监理合同、施工组织、竣工验收到各类来往文件、变更签证、图表、数据等第一手资料。 　　2.对高校的续建和发展具有参考作用。完整系统的基建档案会给后来的建设者提供翔实的基础资料。技术人员通过查阅历史资料，在新建、扩建、改建等工程图纸的设计工作中汲取精华、去其糟粕，可使建设过程不走弯路，节省时间，提高效率。如某高校拟在原教学大楼上加层，该楼的基础设计承载7层的荷载，当时由于资金不足仅建了4层，那么可以直接查阅原始图纸资料，根据设计图纸直接施工。 　　3.在建设过程中可以重复利用。档案的信息价值不仅是项目建设历史的真实记录，而且是工程使用过程中的维护、改造和将来学校建设的重要依据。工程建设档案具备可以重复利用或参考的特征。工程设计档案已经过实践的考验，通用性很强的设计标准图整理归档后，重复利用不仅可以缩短建设时间，而且还能节省劳动耗费，同时也能提高工作效益及建设项目的经济效益。 　　三、高校基建档案管理存在的问题 　　1.档案资料收集不齐全。基建档案涉及建设方、招投标、监理、施工等多个部门，施工程序复杂、时间跨度大，直接导致基建档案成为工程项目管理工作中的滞后点和难点。参与工程建设的各个主体单位，只重视工程进度、工程质量等硬性指标，对表示工程形象进度的阶段性资料不收集、不整理。在项目竣工接近验收时采取补救措施，按照以往工作惯例编制资料，交到建设单位的资料不是能真实反映施工现场的实际数据。 　　2.档案资料编制质量不高。大多数高校对基建档案的管理没有严格的标准、规范或制度可以执行，普遍存在管理意识较差的现象。如果参建的施工单位技术水平、管理水平不高，工程资料归档意识薄弱，对于要归档的资料纯属应付竣工资料的要求。竣工图是工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样，它是真实、准确、完整反映和记录各种地下和地上建筑物、构筑物等的技术文件。许多施工单位不配备专职资料员，整理资料时也不严格按照相关规范执行，导致归档资料质量不高。 　　3.档案资料的数据内容缺乏准确性。施工过程中临时发生变更，没有将这些变更的数据及时反映到竣工