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档案信息化建设浅析 　　上世纪九十年代以来，随着计算机技术、通信技术以及二者相结合的网络技术的飞速发展及大众化普及，这些技术在档案部门的应用也日益增多，我国档案信息化建设进展迅速，特别是档案网络资源的共享，已成为档案工作在信息时代里为新时代建设服务的主要途径。 中国论文网 /6/viewhtm　　一、档案信息化建设的重要性及现实意义 　　档案信息化在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行了处置、管理和提供利用服务的工作。具体的可以理解为档案信息实现 “三化”：一是档案信息数字化；二是档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化；三是档案信息网络化。 　　1、档案信息化建设的重要性 　　一是可改善档案管理工作。只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案服务从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效，优质的服务。 　　二是可用翔实的档案信息支持决策和管理。决策及时正确，管理措施得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。对此，档案信息有着独特的优势，可以发挥重要作用。 　　三是可为科学研究和知识普及提供智能化服务。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享；可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性；可提供丰富的具有地方特色的知识，进行爱国主义教育等。 　　四是可避免出现 “时空黑洞”。随着计算机网络技术的发展和普及，电子政务、电子商务等将日趋普及。档案人员要管好档案，就是提前介入电子文件和管理工作中，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大的效益。 　　2、档案信息化建设的现实意义 　　档案管理的信息化、网络化可以给管理人员、职能部门带来显而易见的效果和收益。 　　一是档案管理不再费时费力。档案管理人员手工收集 编制、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化，数据只需一次录人可以多次利用，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。数据录人后，可以方便地打印出相关的收发文单据、汇总表，打印出档案的脊背、封面、案卷目录、文件目录，备考表等。档案库中的信息需要统计，并形成报表，由计数机处理，可以极大地提高管理人员的效率。 　　二是检索查询方便。传统的检索方式，档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询，分类查询中选取最佳查询方式。在档案库中检索出需要的档案信息。极大的减轻了工作人员的负担。 　　三是档案查借工作可控。档案管理实现信息化后，查借阅来用计算机管理，操作方便，可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。 　　四是提高整个部门的工作效率。实施档案管理的信息化后，部门管理人员从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集和编研工作，提高职能部门的工作效率。 　　五是有效的提供服务。档案管理的信息化，科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了工作效率，使档案管理的职能不再单纯是档案的保管，而是单位内部的信息中心。 　　二、档案信息化建设的内容 　　档案信息化建设主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等五个方面。 　　1、基础设施建设 　　主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器，以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等，其核心是计算机网络。只有建设先进的计算机网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。计算机网络按照网络连接的距离可分为局域网、广域网和互联网等三种类型。 　　2、档案信息资源建设 　　主要包括两大方面，一是现有馆（室）藏档案（包括纸质档案、缩微胶片的影像、录音档案和录像档案等）的数字化；二是收集和接收各种形式的电子文件，然后集成到统一的档案数据库中。 　　3、?俗脊娣督ㄉ? 　　这是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。管理规范包括数字档案相关要领定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径，利用方式等；业务规范包括数字档案的术语标准 资源描述、数字档案的文件格式、元数据、对象数据格式标准等；技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式，数字水印、加密算法等。 　　4、应用系统建设 　　这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。我们将依靠上级档案行政管理部门的有关科研院所和技术力量，选用先进、适用和可靠的档案管理软件。 　　5、人才