德邦货运物流公司内部控制度及案例分析 54页.pptVIP

6、大额支付： 单笔现金支付金额超过 1000 元、代收货款超过3000元的，特殊情况应事先向资金部申请，经批准后方可支付现金。 7、现金长短款的处理原则： 及时上报，并同时将长款金额上缴资金部，长款清查期限为一个月，超过一个月还未清查出原因的，作公司营业外收入处理。 应及时上报，不得以长补短或隐瞒不报，否则予以100元/次处罚责任人。 8、现金盘点为短款的处理原则： 发生短款的第一时间由分部会计上报会计部经理和会计部总监，由其派人清查，清查期限为十五天，超过十五天未查明原因的，由当事人足额填补。 发生短款如果由于交接不清的，不能确定责任人的，由交接人和被交接人各承担短款额的40%，部门经理承担15%，会计承担5%。 9、未执行本规定的责任： 1）未按本办法限制库存现金造成在部门被偷、被抢的，公司承担限额内的部分，超过部分责任人自负，分部会计和分部经理负连带责任，按全部损失的5%进行处罚，带出部门的责任人将承担全部责任;若造成损失是违反《值夜班守则》，按守则规定执行。 2）部门经理未按规定安排人员协助兼职出纳存款而发生被偷、被抢的，部门经理承担损失的50%。 三、 支付及收取的押金 1、部门做好押金登记 2、押金条保管： 各部门押金条上交总部、由资金部和各区域出纳负责保管； 3、押金核对： 结算部每年分6月和12月两次和资金部核对押金是否相符，再与查询部和各会计部核对代理商押金和部门押金。 4、押金清退： 我公司支付的押金，到期以后，在收回押金以后，将押金条退回给对方公司，现金上交总部开收据入帐。 四 、备用金管理 1、定义： 3-5个工作日的正常零星业务开支。 2、申请流程： 3、备用金的保管：分3000元以下和3000元以上 4、增加备用金：除新开部门外，部门增加备用金要求附上部门现金流量情况，及平均每天现金付款金额，此数据由会计提供。例：工作流号729840。 部门经理随便动用备用金的，对其罚款500元/次，除特殊情况须由经营副总同意，并至电9510-5601备案。 4、 各分部和职能部门如有单笔超过3000以上大金额款项时，必须提前一天告之资金部(区域总部出纳)，如若没有提前告之，资金部对付款时效不予保证。 5、 有现金管理的部门都必须配置保险柜，由部门经理申请。 专人保管、固定焊接、双人分开保管 五、部门经理应注意的警戒 1、所有营业款必须当天上缴、最迟第二天上午上交； 2、不能以任何形式坐支营业款； 3、兼职出纳每天必须存款，“安全第一、费用第二”； 4、库存现金存放在分部保险柜中，不得交经理以及他人保管、不得带回宿舍或家中； 5、在现金盘点过程中发现现金长余短缺时，应及时上报，不得以长补短、隐瞒不报或挪做他用； 第五节 到付款管理 1、开单： 只要涉及有到付款的，必须使用“货到付款单”开单，不得对到付以外的金额另外开小票操作。 2、到付外买 应在系统开单后更改为欠款或月结 如已交账，应写更改单交总部，挂外发公司的应收账款 或在派送系统做入库收银为月结，挂外发公司的应收账款。 收回款项时，在系统做还款，并将外卖运费报成本，各区域审核人员对含有到付款的外卖，必须审核应收回扣是否已经收回。 3、到付大车直送 开单为到付的，也应在系统更改为欠款或月结。如已交账，应写更改单交总部，挂部门的应收账款 4、有到付款，由偏线或查询的代理收款的，由偏线或查询部负责收银。 5、到付款挂月结 有代收货款的，不允许到达分部将其转为月结或欠款， 没有代收货款的情况下符合以下条件的可以允许分部跟客户月结： A、此客户同时是部门的始发月结客户； B、到付款月结 C、该客户是其它分部的月结客户； 6、超过三个月的回扣由分部经理打回扣工作流申请，审批完成后方可办理退款。 7、客户不要货的处理： A、货物客户不要货，由收货部门和到达部门协商处理。（不得私自处理货物，如需处理由总经办统一负责。货物处理收入入公司） B、客户三个月以上未提货的，到付款由收货部门和到达部门各承担一半。 C、货物需要返货收货部门的：各分部统一开货到付款单。 运费入部门费用 案例分析 案例十 一元差距不用在乎吗？ 案例十一 退偏线回扣案例 案例十二 现付单开到付，损失重大 第六节 更改单管理制度 本规定指的更改通知单是指公司单据中的更改通知单，用于由于部门更改事项中含有财务数据的更改进行调账的原始凭证，与交账报表同等重要。 1、 更改通知单提交的前提： 只有在金额、付款方式和目的站等内容更改影响财务数据时，由部门营业员书写单据更改通知单（利用TIS系统更改通知单打印模块