广东慧谷城市策略有限公司费用报销制度.doc

广东慧谷城市策略有限公司 日常费用报销管理制度 二00七年三月 慧谷城市费用报销制度 [总则] 1、为加强慧谷城市对费用的管理和控制，完善报销流程及制度，使日常开支各种费用纳入正常轨道，各项开支合理化、制度化，规范慧谷城市的日常费用报销行为, 慧谷城市依据《慧谷集团管理制度》的相关规定，结合慧谷城市的实际情况，制定本制度。 2、明确各类费用在报销付款中的管理责任、权限和流程，以此作为慧谷城市的费用报销标准，提高报销效率，节省慧谷城市的正常运作成本。 3、慧谷城市实行财务独立核算，但财务事务仍由集团总部财务中心统一管理，慧谷城市 报销制度均以集团总部报销制度为基础。 4、日常费用均纳入慧谷城市的成本核算中。 [内容] 第一条 慧谷城市公共费用 1、办公用品及办公室设备购置：由各部门、各项目或异地项目部根据需要，编制计划报总经理审核，按审批权限批准后，由集团行政中心按计划统一购买与配置，并建立实物帐，由行政中心统一管理。 2、办公物品（电器）购置须经总经理批准，并由集团资讯部统一配置。 3、各项目或异地项目部的住宿费、电费、水费、餐费、办公电话费用及工服制作费用、办公用品费用等相关费用由慧谷城市承担，由部门及总经理审核批准后报销，费用标准参照集团公司各项费用支出标准。 4、慧谷城市需常备一定数额的备用金，作用整个慧谷城市的报销缓冲机制，应急时之需：如各项目开盘、项目公用开支、公务接待、各部门及人员临时公务借用。报销后须3天内冲抵借用的备用金。 5、各部门需订报刊、杂志或者购买专业书籍，先报总经办初步评估必要性，经总经理同意后，由集团行政中心统一办理。 6、节日或特殊情况下，由慧谷城市研究决定用现金或购置物品的形式赠予员工或者奖励时，报总经理批准后，由慧谷城市进行报销。 7、公司除正常费用开支外，其余各项支出必须事先提出计划，按计划报总经理批准后，在计划范围内出支。部门及项目日常费用必须先提交费用预算进行签报，否则均不予借支及报销。 8、费用报销发票的内容包括日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票或财务专用章。经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，发票涂改、大小写不符、假发票以及未盖、非签字笔填写单据及财政监制章的收据一律不予报销。 9、慧谷城市所有报销票据须经办人亲自办理，报各部门或项目负责人审批，报总经理签署后方可进行报销。 第二条 通讯费用 1、手机费由集团总部财务中心统一进行报销，在每个月的工资中发放；所有员工在入职当月，须填写《手机费补贴申请单》，由部门负责人、总经理批准及行政中心批准后生效。 2、手机费报销标准：按照《慧谷集团管理制度》手机费补贴标准进行报销。 具体如下：总经理0—1000元；总监、经理：0～500元；主管：0～200元；策划师：0～150元；秘书、文员（助理）、招商主任、招商代表、拓展专员、销售代表：0～150元以下。 3、出差在外地，尽量使用当地的电话，如在广东省内出差，手机费不另外报销；如在广东省外出差，手机费按照出差天数进行计算，每天补贴20元，出差不满半天的不列入计算范围；手机费用报销在出差回来后三天内报销完毕。 第三条 交通费 1、除因公事到外地出差外，其余属于工作中需要出行的，原则上由公司安排车辆，如安排不了，工作又必须开展，由此产生的交通费用由公司负责。具休差旅报费用报销见第五条。 2、日常外出应严格控制交通费用报销，除特殊情况或紧急情况搭计程车外（先汇报部门负责人，否则费用由经办人承担），一律使用公共交通工具，报销时，须注明事由及时间与地址等，并附上有效票据，部门负责人有权对费用的发生和票据进行追问，如发现不合理的交通费用报销，有权拒绝签字，费用须由经办人承担。 3、在执行公司任务：如市场调查、异地项目往返等情况下，公司无车可派，私车公用时，须评估路程、耗油量及费用，私车加油以大致耗油量为标准进行加油，并提供发票；费用不正常的，项目负责人、部门负责人有权不予签字，集团财务中心有权不予报销或只以评估额度进行报销。 4、 汽车费用 （1）成员企业汽车管理应由办公室（或指定部门，下同）专人管理，汽车管理部门应按一车一帐的原则建立汽车管理台帐，台帐内容应包括汽车使用费用和维修情况。 （2）汽车保险费由企业办公室负责在当地选定一至两家保险机构，同城多家企业的应由办公室协调进行统一定点。在条件成熟时由集团公司在全国指定保险机构，并按统一政策在各保险分公司办理保险业务，享受统一折扣。 （3）汽车修理费用应指定一至二家定点维修单位，条件成熟的可按区域确定定点维修单位。汽车修理时，应由驾驶员填制汽车修理申请单（成员企业自定格式），注明需维修的主要部件、预算费用金额等，报主管人员批