会计档案管理与案卷格式规范wwtjuw.ppt

…. 例1：一般单位会计档案的排列示意 1997 会 1、凭证类 1998 …. …. 12月 计 1997 银行存款帐、现金日记账 2、帐簿类 1998 …. 总帐、分类帐、明细帐、日记帐.. … 档 1997 年报 3、财务报告类 1998 季报 …. 月报 案 4、其他 类 1997 1月 2月 1998 * * 2、案卷排列编号 在最末级类目下每一类按时间先后 顺序、区分保管期限排列，分别编制跨年度的案卷号。 一般情况下，同一年度的凭证按时间先后顺序排列，凭证种类和数量多的单位可先按凭证种类排列，再按月顺序排列 。工资表作为凭证类与凭证分开排列。同一年度的帐簿一般按帐簿种类（依次为总帐、分类帐、明细帐、日记帐、其他帐等）进行排列，不同保管期限的账簿分开排列。本单位年度财务报告与季报、月报分开排列。 档号编制要做到：在一个全宗内目录号不重复；在一本目录内案卷号不重复；在一个案卷内页号（件）不重复。 * 例1：会计凭证。1996年会计凭证1月份2本、2月份2本、3月份5本、4月份8本... ...12月8本，全年共50本，1997年1月份3本、2月份2本、3月份5本、4月份6本... ...12月6本全年为46本。 案卷号为： 1997年1月第一本若编为1号，依次类推，案卷号为1-----50号 ，1998年接着1996年编号为51---96号。接近4位数时可断开，另从1开始编号。同时，原来所给定的目录号也要随之变动（由综合档案室统一给定）。 例2：会计账簿。1997年有银行存款日记账、现金日记账、总账、分类账、收款明细帐、付款明细帐、往来账。1998年亦如此。 案卷号为：1997年25年保管期限帐为1、2, 1998年为3、4。1997年15年保管期限帐为1---5号，1998年为6---10号。不同保管期限的账簿要分开排列编卷号，其他依次排列。 例3：财务决算。每年一本（卷），从1997年开始至2010年，共14本。 案卷号为：1---14号。 其他类根据材料情况排列编号，有的要放在全宗卷中。 * （四）会计档案案卷目录填写及装订 1、会计档案案卷目录填写 7.3 填写方法 7.3.1 案卷号：根据整理会计档案时会计凭证盒或会计档案盒上的对应项目填写。 7.3.2 类别：填写该卷会计档案所属的类别，如：“会计凭证类”、“会计账簿类”、“财务报告类”等。 7.3.3 题名：题名即案卷题名，填写要求与会计档案盒上的“案卷题名”相同。 7.3.4 起止时间；填写该卷档案启用和终止的时间，年月日用8位阿拉伯数字分两行填写，月日不足2位的在前面补0。 如： 7.3.5 保管期限：根据整理会计档案确定的保管期限填写。 7.3.6 卷内页数：指会计凭证总页数、账页总也页数或财务报告的总页数，根据该卷会计档案的具体页数填写。 7.3.7 备注：填写记账凭证起止号或其他需要说明的事项。20091230 * 单 位 统 一 ：mm 图A 会计档案目录格式 * 2、案卷目录装订  会计档案案卷号确定后，编制案卷目录，完成后应用规范的目录夹装订，案卷目录分类别分别装订，当一个目录夹装完后，应从新的年度开始启动新的目录夹（这也就是说案卷号又要从1开始编）。 * 五、保管与移交： 1、保管： 在会计机构内部指定专人保管会计档案。出纳人员不得兼管会计档案。 各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度，及时登记会计档案利用情况。 2、移交： 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计部门保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清单（移交清单格式