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国家示范性高职院校档案信息化建设实践与探索 　　[摘 要]档案信息化建设是高校档案管理工作适应社会与学校发展的必然趋势。而作为国家示范性高职院校，应带领档案管理工作相对落后的普通高职院校依托校园网，加强基础建设，更新档案管理观念，健全档案管理制度，做好电子文件归档，从而推动高职院校档案信息化建设。 　　[关键词]档案信息化；国家示范性高职院校；制约因素；对策 　　信息技术的迅猛发展和在各行各业的广泛应用，对国民经济和社会的发展产生了深刻地影响，同样，对于档案事业也提出了更高的新的要求。档案的信息化已成为一种必然的趋势。2000年国家档案局颁布的《全国档案事业发展“十五”计划》中，把档案信息化建设作为今后一个时期内档案工作的重要奋斗目标和主要工作任务，2002年实施的《全国档案信息化建设实施纲要》，标志着我国档案信息化建设的新纪元，充分显示了国家对档案工作的重视。而高校作为培养社会各类人才的摇篮，储备科学文化基础知识的基础，在办学过程中形成的档案信息则成为信息社会经济与社会发展的宝贵信息资源之一。 　　一、高职院校档案信息化建设的必然性 　　为了尽快适应现代社会对档案信息的需求，很多高校都不同程度地采用计算机管理档案信息，管理已经形成的各类目录信息。少数走在档案信息化前沿的学校，除了管理档案目录以外，通过数字化的手段，还能对全文和多媒体档案信息进行管理，并通过建立自己的门户网站，把这些信息发布出去。随着校园网的开能和“数字化校园”建设的逐渐深入，各高校已普遍使用计算机编辑、打印和收发文件，每年都有大量电子文件产生。 　　但就高职院校而言，这方面的理论研究与实施显得相对落后。而计算机软（硬）件技术、网络技术、多媒体技术和远程传输等现代信息技术的迅猛发展，大大加快了办公自动化、科研生产无纸化、信息资源网络化的进程。档案也由单一的纸质载体变为磁带、磁盘、胶片、光盘等多种形式。今后以电子文件为主体的电子档案将成为高校档案的重要组成部分，甚至将逐步取代传统意义上的档案。如何领先计算机技术，建立高效、方便、快捷的档案信息系统，将电子文件转换成电子档案，并对这些新的载体进行开发利用，从而为高职院校的各项工作提供信息服务，这将成为迫在眉睫的事。教育部在2007年确定了100所国家示范高职院校，2010年又确定了100所国家骨干高职院校，为适应全国高校档案信息化的需求，这些优秀的高职院校应结合自身情况开展相关的理论调研与研究并进行实践，紧追步伐，尽快完善档案信息化建设，从而为其他高职院校做好表率。下面我们就以江西现代职业技术学院为例。 　　二、高职院校档案信息化建设的制约因素 　　1.思想认识不到位，重视程度不够 　　2003年，江西现代职业技术学院成功的从中专教育转型为大专教育，为适应学院各方面的发展，学院将所有的工作重点都放在了加强学院基础设施建设、壮大师生队伍以及完善教育教学等工作上。而高校档案工作则是一项基础性的管理工作，同是也是一项服务性工作，这很难产生明显且直接的经济效益，所以档案室的地位被削弱了。学院对档案信息化管理认识不足，宣传不力，职工参与的意识薄弱，在档案资料的收集、利用等方面未能得到应有的理解与支持，学院的档案工作基本上停留在维持档案日常的简单管理上。每年，学院只安排一到两位分管档案的工作人员参加一些会议和培训，平时很少过问档案工作，甚至很少对档案工作进行必要的检查和指导。 　　2.档案管理制度不建全 　　电子文件及档案管理信息化对高职院校来说是一个新课题，学校的电子档案工作还处于初级阶段。尽管学院在平时工作中产生了大量的电子文件，但都未作为档案进行系统化处理。尤其是缺乏完善的档案管理制度、分工合理、责任明确的考核制度、标准的高校档案管理软件，造成这些宝贵资源的散失。加上电子档案管理与之前的纸质档案管理有质的不同，比如电子文件的收集和归档档的范围广泛，不仅包括文字材料，还包括数据、表格、图像、声音等等。因此电子文件的归档难度非常大且存在技术难题。 　　3.基础设施建设相对薄弱 　　基础设施建设主要指档案信息网络系统和档案数字化设备，它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件。但由于学院前期重点考虑的是本校的生存和发展问题，加大了对校园基础设施、专业设计、教学科研和教师队伍建设的的投入，而用于档案建设的资金极少，加上学院的档案管理停留在传统方式上，基础设施建设成了突出的问题。 　　4.档案人员素质和数量相对落后影响高职院校档案信息化建设的进程 　　档案信息化工作需要有三类专业技术人员，即：档案管理人员、信息处理人员、系统维护人员，三类人员应具有相应技能。但是，很多高职院校档案工作人员配备不合理，有专业的档案人员但没有专业的档案信息技术人员；档案工作人员只有专业知识而缺乏相关的信息技术知识，特别是既懂专业知识又能掌握现代化信息