公司办公管理制度942219915.docVIP

海南华源置业有限公司PAGE PAGE 1公司行政办公管理制度第一章 总 则第一条 为使公司办公工作实现规范化、程序化、制度化，进一步加强管理和协调，明确公司办公程序，提高办公效率，保障和促进公司战略目标的实现及各项业务的顺利发展，制定本制度。第二条 公司综合管理部负责本制度的组织实施和管理监督。第二章 内部呈批 公司各部门及各分公司以书面形式向公司领导汇报工作或请求批准有关事项，须使用呈批件。第四条 各部门的呈批件，由该部门直送分管副总，属于分管副总权限之内的签批后直接退该部门办理；属于分管副总权限之外的，必须呈报总经理阅批，审批后经分管领导阅后退呈报部门或根据领导批示处理。 第五条 各分公司的呈批件，按呈报内容自行送交相关管理部门或分管副总，需报总经理审批的，应交由综合管理部负责呈送，批后按领导批示处理。 第六条 呈批件由公司领导签批后，原件交综合管理部归档存查，呈报部门必要时可留复印件。 第七条 办理呈批件必须打印，并附上《海南华源置业有限公司呈批单》，按规定填写，规范用表，由经办人及呈报部门负责人签字；如有附件应齐全有效。一般应一事一呈，需要一事多批的，第二次呈报时应附上次批示意见。 第八条 各部门及各分公司应指定一名正式职工作为联络员，负责联络工作。包括签领文件、接听通知并向本部门负责人及人员传达、报送呈批文件及其他相关事务。第三章 公文处理第八条 凡以公司名义发出的公文、函件及用公司印章的各类文件，属综合性文件的由综合管理部起草，属专业性文件由相关部门起草，经各相关部门负责人审核后，呈分管副总经理、总经理审批后签发。第九条 公文由综合管理部统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。各部门原则上不得以部门名义对公司系统外的单位制发正式文件。第十条 行文格式一、对外行文要使用带有公司名称的A4纸，其他可使用A4的白纸或专用的印刷品。二、对外行文要填写主送单位（主办和答复单位）、抄送单位（有关单位）。三、要有发文编号，以便存档、查找。1、对外发文统一编号为：司字（2006）第XX号2、内部行文统一编号为：（1）综合管理部行文编号为：办字（2006）第XX号（2）财务部行文编号为：财字（2006）第XX号第十一条 公文签发程序一、对外行文1、凡以公司名义对外发文的，由拟稿人按发文格式撰文后，附在《海南华源置业有限公司呈批单》后交部门负责人核稿，修改后按呈批单审批程序交由分管副总、总经理签字。2、将已签字的文稿交综合管理部登记编号后，加盖公章发出。二、内部行文1、凡属部门向总经理报告工作，由部门负责人签字后交由分管副总、总经理，根据总经理审批后的批示意见执行，并将报告内容及审批单交由综合管理部归档。2、凡属部门和部门之间协调工作，由部门负责人和分管副总签字后交综合管理部统一发送。第十二条 公文的接收一、涉及部门业务性文件由各部门接收后，按照文件的性质和重要程度，及文件的要求及时呈报分管副总、总经理，做出相关处理意见后交由综合管理部统一归档。各业务部门不得随意接收不属于本部门业务范围的文件。二、答复外单位来文来电，一般按所限时间办理，届时不能完成，应及时通知对方。第四章 印章管理第十三条 公司公章的管理由综合管理部专人保管，印章保管人在用印前必须进行严格审查，公文用印按公文处理程序进行，其它用印需审查《公章使用申请表》，不符合手续的一律不予办理。用印时应履行登记手续。第十四条 严禁在空白信笺或空白介绍信上使用印章。第十五条 财务印章、支票、法人章由财务部分工管理，使用支票支付时，应该凭有总经理批准的付款单，分别在支票上盖章。第五章 档案管理第十六条 本制度所称的档案，是指过去和现在的公司各级部门及员工从事经营业务、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、帐册、凭证、报表、技术资料、电脑磁盘、声像、荣誉证书、证件等不同形式的历史记录。第十七条 档案机构及职责一、公司档案由公司综合管理部统一负责领导，实行档案工作二级管理。公司综合管理部应该逐步完善档案制度，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。二、公司所属各部门设一兼职档案管理人员，负责各部门文书档案及工程资料、图纸、销售资料、客户资料的收集、整理、统计并妥善保管。三、公司财务部门负责会计类档案的收集、整理与保管。四、各部门兼职档案管理人员在岗位异动或辞职时务必将手中资料照目录全数移交，并做好移交 。五、公司所有员工均有保护档案的义务。第十八条 归档范围及保管期限：类目名称基本内容保管期限管理类公司工商登记及工商变更系列文件永久有关产权、股权等变更文件永久公司正式行文、重要通知长期或永久 公司的规章制度、机构设置与变更永久人力资源工作的有关文件如公司