立卷归档业务培训-苏州大学档案馆.PPT

谢谢大家的支持，不到之处也请谅解。 祝大家工作顺利! 归档业务交流 QQ群：341789097 一、档案馆简介 学校档案馆位于东区敬文图书馆4楼，主要有文书档案室、教学档案室、科技档案室、技术管理室四个业务科室。拥有苏州大学、东吴大学、苏南文化教育学院、国立社教学院、江南大学、江苏省立教育学院、无锡国学专修学校、苏州财经学校、苏州丝绸工学院、苏州蚕桑专科学校、苏州市化工职大、苏州医学院、南铁院苏州校区等13个档案全宗 ，共计10余万卷（件）。 技术管理室410 联系电话短号63415） 短号64053） 对口的部门及归档材料：财务处，各部门单位的照片、视频、音频文件以及电子文件。 科技档案室403 联系电话短号63417） 对口的部门及归档材料：科技部、人文社科处、国资处、试验与设备管理处、分析测试中心、出版社、学报、以及后勤处等部门形成的专门文件材料 教学档案室411 联系电话短号63416） 教务部、学工处、招就处、研究生院、继续教育处、工程训练中心、涉及教学及学生工作的材料 文书档案室406 联系电话短号63427） 党办、纪监、组织部、党校、宣传部、统战部、工会、团委、机关党工委、群直党工委、校办、发展办、网络中心、人事处、审计处、保卫、人武、后勤、图书、档案、博物馆、离退处、国际合作交流处、211办公室、学术委员会、各学院（部）等相关党政类文件材料 二、档案管理系统 网址——/ 登陆账号密码64053於老师 三、立卷归档制度 立卷制度：将办理完毕但仍具有查考利用价值的文件材料整理编立成案卷的规定。 归档制度：将整理立卷的文件移交档案机构或档案专门人员保存的规定。包括归档范围、归档时间、归档要求、归档手续等内容。 （一）我们收集哪些文件材料？ 1.了解本部门的工作内容是基础 反映本部门主要工作内容，具有保存价值的文件材料都应当归档； 部门单位组织的会议、活动中形成的文件材料也应当归档。 2.部门工作产生了哪些材料 常见的主要有纸质文件、电子文件、照片、视频、音频材料等。 比如来文、发文，请示、报告、批复，总结、计划，规章制度，会议记录，奖惩材料，部门大事记，重要数据统计等文件材料。 不应归档的文件材料：重份文件；无查考、利用价值的事务性文件材料，如节假日放假通知、临时性事务性的通知等；未成文的草稿及一般文件的历次修改稿；未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件；同本单位主管业务无关的文件；本单位领导兼任其他单位职务形成的文件材料。 注：外出学习、会议带回来的文件材料及时归档；直接收到的文件（未经过校机要室）及时归档 由于每个部门单位的具体工作内容有所区别，具体归档范围可以参照《苏州大学档案规章制度》P66—93（《苏州大学归档范围和保管期限表》）。 （二）如何整理这些文件材料？（《苏州大学档案规章制度》P97） 1.“件”的确定 件是文书档案的基本单位，是档案保管的最小个体，一般以每份文件为一件。 文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信存根等一本为一件；报表、名册、图册等一册为一件。 注：成套的会议材料各为一件，如决议、报告、通知等分别以件归档。 2.文件的分类 我校档案馆的分类方案：年度——机构/问题——保管期限 （1）分年度立卷。跨年度的请示、报告与批复应放在复文年度立卷；跨年度的规划、计划等放在所对应第一个年度立卷；跨年度会议文件放在开幕年度立卷；跨年度非诉讼案件放在结案年度立卷。 （2）反映相同内容的文件排在一起。比如请示与批复，评审材料与结果，正文与附件等。 3.文件排列 按事由结合时间、重要程度进行排列。 每一件内，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；来文在前，复文在后。 4.质量要求 检查文件的书写材料、纸张、装订材料等。 黑色签字笔，禁用纯蓝墨水、铅笔、圆珠笔等 传真的热敏纸应当进行复制 纸张大小尽量统一 文件装订尽量使用文件夹，回形针，不锈钢订书钉也可以使用。 加盖部门公章 数码照片、视频、音频等材料要进行筛选和标注 （三）向档案馆移交 1.截止时间：5月20日前 2.编制移交目录，一式两份。 目录要写清楚，一件一著录。 3.填写备考表