吉林大学档案分类办法-郑州信息工程职业学院.DOCVIP

郑州信息工程职业学院档案分类办法 为实现我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化，加强档案的科学管理，推进学校档案管理现代化的进程，根据原国家教委《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》（教办[1993]429号文件），结合我校实际情况制定本办法。 本办法由编制说明、郑州信息工程职业学院档案分类主表 、郑州信息工程职业学院档案分类详表三部分组成。 编制说明 1. 主题内容 本办法规定了我校档案归档范围、分类原则、分类方法、类目设置及标识、档号编制及不同载体的标识等。 2. 分类原则 以我校全部档案为对象，遵循档案的形成规律，结合档案内容，保持档案之间的有机联系，利于组织档案馆藏，便于科学管理和开发利用。 3. 类目设置与标识 3.1 一级类目的设置与标识 一级类目是高等学校档案实体分类的最高层位。根据高等学校档案产生的领域范畴、结合档案记述的内容性质，我校确定十三个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下： DQ 党群工作类 主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。 XZ 行政工作类 主要包括行政部门（教学、科研、开发、基建、设备、外事、财会等部门除外）工作中形成的文件材料。 JX 教学工作类 主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。 KY 科研工作类 主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。 CP 产品与科技开发类 主要包括校办产业在生产管理及业务活动中形成的文件材料。 JJ 基本建设类 主要包括基建管理和工程项目建设中形成的文件材料。 SB 仪器设备类 主要包括仪器设备等资产管理方面形成的文件材料。 WS 外事类 主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。 CK 财会类 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。 RW人物类 主要包括学校著名人物在职务活动和其他社会活动中形成的文件材料。 SW实物类 主要包括学校在各项活动中获得的反映学校真实历史面貌的特定物品。 SX声像类 主要包括学校及校内各单位或校外相关单位形成的与本校有关的声像载体材料。 一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“XZ”即“Xing Zheng”（行政）的简称。 3.2 二级类目的设置与标识 二级类目的设置，依据每一个一级类目的内容特点，分别按职能、问题、项目等设置。 党群和行政类的二级类目主要按职能并兼顾组织机构设置。 教学类的二级类目主要按学历层次和办学性质设置。 外事类的二级类目按档案的内容结合活动过程设置。 科研类、基建类、设备类、产品类、出版物类的二级类目依据文件的形成和成套性特点设置。 实物类、声像类由特殊载体构成，二级类目按形成的载体设置。 人物类围绕人物建档，二级类目按形成对象设置。 二级类目的标识，一般采用阿拉伯数字“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。 人物档案二级类目的标识，直接采用建档人物的姓名。如“张三”。 3.3 三级类目的设置和标识 根据实际需要设置三级类目。一般情况下，郑州信息工程职业学院归档单位为三级类目，采用阿拉伯数字为归档单位代码。 人物档案三级类目按建档内容设置，采用大写英文字母为内容分类代码。如“A”代表建档内容（书表类）。 3.4 四级类目的设置与标识 四级类目是在三级类目设置的基础上，对三级类目的细划分，是区分学生学历层次的代号。四级类目的标识采用阿拉伯数字“双位制”。 本科： 11 本科 专科： 21 专科 中专 31 中专 4 档号的编制 4.1 档号一般由四部分组成，即：全宗号+年度号+类目号+案卷号 人物档案的档号设置由三部分组成，即：全宗号+类目号+案卷号 4.2 全宗号：郑州信息工程职业学院档案全宗号暂定为为“01”。 4.3 年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，如：“2011”即“2011年度”。 4.4 类目号：类目号是指郑州信息工程职业学院档案实体分类的类目代号。我校各类档案类目根据实际情况分别划分到二级、三级或四级。 4.5档号标识：采用汉字、汉语拼音、英文字母和阿拉伯数字相结合的混合号码制。为了避免重号，便于区分、查找和计算机检索，二级类目和三级类目，三级类目和四级类目之间采用间隔符号“· ”间隔（人物类档案除外）。类目与案卷号（实物编号）之间采用连接符号“—”连接。 4.6 案卷号：分类的最下位类内排定的案卷顺序号，用阿拉伯数字标识（1～n）。 4.7 档号模式 4.7.1 一般档号模式 4.7.1.1党群类综合档号模式示例 全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目）+案卷号 01—2011—DQ11—1～n 案卷号 党