单证流程ppt课件.pptVIP

单证流程讲解(单证员操作入门)目的:建立通畅的制单流程,确保制单高效,准确,全面,减少收汇风险及单据差错率,及时的为客户提供符合要求的单据服务 单证流程(海运一般贸易) ERP 合同及明细单制作 ERP 接收制单任务并做订舱 ERP 制作并准备全套报关资料 工厂出货后核对提单 并制作全套清关资料 根据船期安排工厂 拖柜或送货进舱 截关前3天寄送 报关资料报关 报关后催预录单并在ERP 中做数据回填及开票通知 寄送清关资料 并查收结汇 出运后30天内财务交单 并根据合同安排付款 出口退税备案 出运后90天内 核销交单,退税交单 ISO9001单证归档 一.订舱(时效:出货前7-10天) 1.订舱前的信息收集: a.了解货物的基本信息(可以从 ERP中单证管理处接收导入或订单) b.了解成交方式,若FOB,要让业务员提供货代联系方式,了解是指定船公司还是货代,还是物流公司, 若是CFR则自己寻找货代询价,并确定提单类型.经业务员确认后订舱. c.了解结汇方式, 若是L/C,配合业务员做好催证和预审工作,并负责L/C通知书的跟踪,修改,领取,审核,填写L/C审核记录表 2.订舱时要确保提供给货代足够的时间及信息(见格式): a.时间:出运前7-10天传托单给货代 b.基本内容:品名,计件数量,毛净重,体积,唛头,柜型,运费结算方式,起 运港,目的港,工厂完货时间等 c.托运人(本公司),收货人及采购工厂的名称,联系方式及拖柜地址 d.客人指定的要提供客户合约号,或指定船公司名称 e.其他特殊信息,如:货号,订单号等 3.订舱后要跟踪信息的反馈,确定船期后,提前3-5天制作出货通知给工厂,并通知业务员准时验货,交运 二.报关(时效:截关前1-3天) 1.制作并寄送报关资料: 根据HS编码,确定海关监管方式,准备报关文件.报关基本单据有:发票,装箱单,报关单各2份,核销单1份,报关委托书1套;特殊单据有:商检单,出口许可证,纺织品临时出口许可证, 手册等(根据海关监管条件及要求),做到单单一致. 2.去美国或经由美国的货,一般在截关前24小时和货代确认AMS信息才能报关,AMS信息要求和提单保持一致. 3.密切注意船期信息,及时通知相关人员的送货进舱及拖柜时限,得到QC或业务员确认后才可拖柜,拖柜后立即核对实际出运数据和报关数据是否一致,不一致的要更改报关资料及AMS信息,若事前预知可能短装,先通知货代慢发报关信息,尽量减小费用产生,做到报关和实际一致. 4.拖柜后向货代催要提单确认件进行核对, T/T的按业务员指示核对. L/C的严格按单单相符,单证相符的原则核对. 5.报关后3天内向货代催预录单核对报关数据,若报关员发送有误,即时通知并要求更改,以防无法退税. 三.制作结汇单据(时效:出运后3-7天内) 1.根据要求制作结汇单据 a.结汇方式基本上有3种:T/T,D/P或D/A,L/C b.基本结汇单证有:发票,装箱单,提单 特殊结汇单证有:汇票,产地证,客户验货证明,海关发票, 鞋业发票, 证明信,保险单,装船通知… 公司要求提交单据:出口押汇申请表,交单登记表,担 保函,涉外收入申报单… c.T/T结汇的,单证复印后把正本单据交业务员寄送,或根据业务员要求寄送,若要电放提单,经申请签字后把正本提单退回船公司出保函电放.其他单据邮件给客人 L/C,D/P,D/A结汇的,在ERP中提交审单,同时把全套单据交6楼审单部,并关注银行信息返馈.因客观原因造成L/C不符的, 要提交担保书. 2.根据报关预录单,在ERP中进行明细及报关数据回填,并制作工厂开票明细,催收工厂增值税发票后,不得迟于开船后30天,每年年底,都要把全年出货的发票开上来,否则海关要求函调,影响退税速度,收到增值税发票后财务交单(增值税发票2联,出口发票2张,明细单1张,预录单1张,提单2张) 单证后续管理 1.即时登记出口单证标识单中的各项信息, 2.核销交单及退税交单 a.海关退单时间:宁波15-20天,上海30-45天 b.海关电子口岸核销单及报关单报送及查询 c.ERP中核销单返单, d.财务退税交单(黄联退税单),不得迟于出口日期90天. e.慈洋核销交单(核销单及白联核销联),外管局的核销退单不得迟于出口日期6个月 3.退税备案 根据财务科提供的每月第N次备案汇编册顺序,对应每个发票号码提供1份报关单,1份正本采购合同, 1份正本明细单,1份装货单,1份提单.