档案分类方法及年终核材料准备.ppt

* 档案分类方法及年终考核材料准备 2013年12月16日，学校颁发了新修改的《昆明医科大学档案管理办法》，在这个办法中明确了学校整个归档体系的职责。其中：第十三条 专（兼）职档案人员职责中有一条： “（三）根据不同种类档案资料的特征和有机联系，合理分类、完善文件题名，认真著录归档文件目录的内容，以便管理和利用；” 在学校《档案管理工作考核指标体系》第一大条：基础建设，第二部分：制度规范中，第3条规定“根据工作需要，制订单位分类目录、归档范围和保管期限表，并适时修订（10分）” 说明：要求有本单位档案分类目录、归档范围、保管期限表和以上材料的年度修订报告（每年9月20日前与三季度《档案工作进展自查表》一起上交学校档案科（得10分）。 现在学校的档案分类：党群类DQ、行政类XZ、教学类JX、科研类KY、基建类JJ、外事类WS、仪器设备类SB、出版类CB、声像类SX、财会类CK、实物类SW和人物类RW等十二大类。 对于很多部门来说，只涉及一、两类，但大部分部门会涉及很多类。 一级：学校层面：档案科，负责保管长期(10年以上)和永久档案。 二级：单位、部门层面：在各单位、部门设立分档案室，负责保管各单位、部门短期（10 年以下）的档案材料。 三级：系、科、室层面：在系、科、室设立档案工作点进行三级管理，负责保管其形成的一般性的、临时性档案材料。 资料 归档的 （三级管理） 不归档的 交给学校的 自存的 (长期及永久) (短期，10年下) 昆明医科大学不需归档文件材料类别规定 一、本校不需归档文件、材料。 1．重份文件。 2．无查考利用价值的事务性、临时性文件。 3．未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿（学校领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。 4．从正式文件、电报中摘录的供工作参阅的非证明材料。 5．无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信。 6．学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。 7．本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料。 8．为参考目的从各方面收集的无保存价值的文件材料。 二．上级机关不需归档的文件材料。 1．上级机关任免、奖惩非本校工作人员的文件，普发的仅供参阅、不必承办的文件材料。 2．上级机关发来供工作参考的抄件和征求意见未定稿的文件材料。 三．同级机关和非隶属机关不需归档的文件材料。 1．参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考利用价值的文件材料。 2．非隶属机关抄、送的不需要办理的文件材料。 四．下属单位不需归档的文件材料。 1．下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料。 2．越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料。 3．下属单位抄报备案的一般性文件材料。 归档范围和保管期限的划分： 参考两个文件： 1、昆明医科大学主页——校长办公室——档案管理——业务指导——《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 2、昆明医科大学主页——校长办公室——档案管理——规章制度——昆医评建(2007)评字第3号《昆明医学院管理部门基础管理档案分类编号指导目录 》（试行） 参考一个部门： 药学院：分类清晰，自存部分分类明了。 准备两份文件： 学校主页——校长办公室——档案管理——规章制度——《昆明医科大学档案管理工作考核指标体系》、《******说明》 请各部门根据体系的内容逐条进行对照自查，准备考核材料。自查报告及自评分于学校考核前3天交校办档案科。 《档案管理工作考核指标体系》 1、基础建设(30分) 1.1体系健全（5分） 1.1.1建立单位档案工作领导机构，分管领导关心、支持、督促、检查单位档案工作（1分）； 1.1.2建立单位二级档案管理工作体系、配备专兼职档案管理员负责具体档案业务工作（2分）； 1.1.3单位各科室建立三级档案管理工作点，有具体责任人员，实现三级档案管理工作体系（2分）。 1.2制度规范（15分） 1.2.1认真执行国家、省、学校有关档案工作的法律法规、制度和办法（1分）； 1.2.2结合学校和单位实际，逐步建立完善单位档案工作的制度和办法(2分）； 1.2.3根据工作需要，制订单位分类目录、归档范围和保管期限表，并实时修订（10分）； 1.2.4建立单位三级档案管理工作岗位责任制度，分工明确、职责明晰（2分）。 1.3队伍保障（5分） 1.3.1单位专兼职档案员相对稳定，积极参加学校有关档案工作会议及相关业务培训（1分）； 1.3.2