第一节行政公文概说.ppt

现代应用写作 第一章 行政公文概说 第一节 行政公文的格式 一、公文的一般格式 （一）“眉首”部分1.公文份数序号（文件序号）：位置、书写形式 《国家行政机关公文处理办法》第十条第一项规定：“涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，绝密、机密级公文还应当标明份数序号。”一般位于版心左上角顶格第1行（份号上面还可加文件代码，也可不加），用阿拉伯数码。不少于2位数。 2.秘密等级和保密期限：位置、级别，字体字号 不标保密期限的：用３号黑体，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；要标保密期限的：用３号黑体，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。 3.紧急程度：位置、级别，字体字号 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“平急”、“加急”、“特急”、“特提”。其中：不标秘密等级的：用３号黑体，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；要标注秘密等级的：用３号黑体，顶格标识在版心右上角第2行，两字之间空1字。 4.发文机关标识 （1）由发文机关名称（全称或规范化简称）＋“文件”两字组成，俗称文件名称。如：“广东省人民政府文件”等。用红色2号小标宋体字标识。 （2）联合行文时，主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如果联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 5.发文字号——构成、位置、字体字号、书写形式等 （1）由发文机关编排的文件代号，由发文机关代字、年份和序号组成。 （2）在发文机关标识下空2行，用3号仿宋，一般居中排列（如需标识签发人，则发文字号居左空一字）。 5.发文字号——构成、位置、字体字号、书写形式等 （3）机关代字一般由两个层次组成：第一层是发文机关代字，第二层是发文机关主办文件的部门的代字。如“铁财”：“铁”代表铁道部，“财”代表财务部门。有的机关代字还包括其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发”、“国函”，“国”代表国务院，“发”与“函”则代表“文件式”公文和“信函式”公文这两种发文形式。一般来说，通过机关代字能显示出发文机关、主办部门。 5.发文字号——构成、位置、字体字号、书写形式等 机关代字 = 发文机关代字 + 发文机关主办文件的部门的代字 + 发文形式 （4）年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 6.签发人——位置、字体字号等 用于上行文，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字。“签发人”三字用3号仿宋，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名位于第一行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处于同一行并使位于红色反线4mm之上。 （二）主体部分（内文部分）1.公文标题 公文标题由发文机关、公文主题、公文文种三部分组成。 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 一般位于红色反线下空2行，用2号小标宋体字（小标宋体是《国家行政机关公文格式》中规定的一种标准字体，主要用于政府文件中的发文机关标识、公文标题和主题词词目。），可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称、间距恰当。 （二）主体部分（内文部分）1.公文标题 标题所占行数不宜太多，在反线之下占4行（包括所空的2行）位置最好。 如果标题所占行数太多，会出现把正文挤出首页的情况时，可将标题上移，不必在反线之下空2行，可空1行甚至不空行。 2.主送机关 （1）在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。 （2）如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 （3）标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称（如“各省、自治区、直辖市人民政府”） 3．公文正文 正文内容一般包括发文缘由、事项、结尾三项。在主送机关名称之下第1行起标注，每自然段均要左空2字，回行顶格。公文中的数字、年份（用阿拉伯数码标识的）不能回行。用3号仿宋体字，每行28字，每页22行。 4.附件 （1）公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。附件如有序号用阿拉伯数码（如附件：1．××××××），附件名称后不加标点符号（例如不用书名号）。 （2）附件材料应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行用3号仿宋体顶格标识“附件”两字，有序号时标识序号；附件的序号与名称前后标识应一致。 4.附件 （3）如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识