925书面商议.pptVIP

表 书信撰写者清单A．写信前 1．信的主题是什么?  2．你为什么写这封信? 3．信的读者是谁?  ·主要读者 · 其他读者 4．读者对信的主题已了解多少，还需知道什么? ·现有知识 · 需要知道的知识 B．信写完后 你撰写的信（回答“是”“否”） 清楚 · 按逻辑顺序编排 语法正确 · 没有行话和俚语 语言简洁明了、惹人喜爱有礼貌有益·准确完整、迅捷 学习要点： 了解书面沟通的类型、特点； 理解书面沟通的障碍； 掌握与运用商务文本写作过程中的语言组织和逻辑结构； ☆ 写作是一种重要的沟通方式☆ 写作是一种特殊的沟通方式 ☆ 写作是一个不断发展的概念 1、书面沟通的含义 所谓书面沟通，指利用书面文字作为主要的表达方式，在人们之间进行信息传递与思想交流。 例：丰田的跨部门沟通 大多数公司决定新车型的变动方案都是通过开会，丰田的做法是：当新车型的变动需要跨部门分工时，主张谁发现问题，谁撰写报告，分析问题并提出解决办法。收到报告的部门阅读后用另一个报告回复。 几个报告的回合，大部分问题已解决。 3.书面沟通的优点： 容易记录，并可长期保留； 可避免由于言辞激烈与上级发生正面冲突； 易于大规模传播，且不易“污染”； 讲究逻辑性和严密性； 可以反复推敲、修改，直到满意为止； 书面沟通缺点 耗费时间长； 信息反馈速度慢； 无法运用情景和非语言要素； 有时人们不愿意阅读书面的东西； 你无法了解你所写的内容是否被人阅读 4.受众导向的文字组织原则 受众对信息的第一反应 受众到底需要多少信息 以何种方式编辑信息以激发受众兴趣 5.书面写作要则4C：正确(Correct)清晰(Clear)完整(Complete)简洁(Concise) 5.写作过程5.1 Gather information 收集资料files, articles, books, financial statements, interviewing by telephone, world wide web, CD-ROMs, intranet databases, brainstorming, free writing, etc.  5.2 Organize your thoughts 组织观点 (1) Batching 分组 (2) Concluding 筛选  (3) Headlining 归纳标题 (4) Strategic ordering有策略地编排  5.3 Focus the message 提炼材料  ·Imagine the reader skimming 设想读者只是浏览  · “Nutshell” your ideas 概括你的观点  · “Teach” your ideas 灌输你的观点  · Use the “elevator” technique 使用“电梯间谈话”技巧  · Use the “price per word” technique 使用“惜字如金”技巧 5.4 Draft the document起草文章·Compose in any order 不要在乎写作顺序  ·Avoid editing 不要边写边改  ·Get typed copy 使用打印件  ·Schedule a time gap 安排时间间隔  5.5 Edit the document 修改文稿  ·Edit for strategy 从策略上进行修改  ·Edit for macro issues 从宏观上进行修改  ·Edit for micro issues 从微观上进行修改  ·Edit for correctness 就正确性进行修改 6.. 6.1 商务信函 1．信函是商务文书的最主要形式  2．商务信函关系到形象问题  3．信函是商务沟通的重要工具 商业信件  1．书信的风格  2．信件的布局  3．写信的一些技巧 ： (1)写信当如面读 (2)开头的技巧  (3)如何结尾  (4)书写字体 (5)信函礼貌  (6)信封书写 商业函件 ××公司××部经理先生： 这次请您了解××商品市场情况，承蒙您在百忙之中作深入的调查了解，实在不胜感激。关于××商品价格，待我