第二章 会议规划.pptVIP

第二讲 会议策划 一、会议策划的含义 为了使会议取得预期目标，从而进行构思、设计，拟定出合理可行的方案的过程。 二、会议策划的特点 策划——具战略性，包括分析情况、发现问题、确定目标、设计和优化方案，最后形成具体工作计划等一套环节。 三、会议策划的要素 5W1H (WHO WHAT WHEN WHERE WHY HOW) 1、WHO :谁来参加会议？会议规模、预期会议的人数，是 否邀请与会代表的陪同人员？是否有特殊的贵宾？是否有媒体 的代表？是否有海外代表？ 3、WHEN 组织会议的有效时间：会议的准备时间，与会 人员的日常工作时间与其行业的特点，会议拟邀请 嘉宾的工作时间、会议时间前后相关活动是否会影 响参会人数等 (考虑:财政年度/节假日和其他冲突时间)等因素 4、 WHERE 会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、 城乡，又是指会议召开的具体会场。 5、WHY: 举办会议的目的 6、HOW: 具体的会议形式(包括:会议模式、空间、设备、餐饮、娱乐等) 四、会议策划的内容 ㈠ 确定合适的主题 ㈡ 确定会议的模式 ㈢ 合理安排会议议程 五、会议策划的工作流程 ㈠ 确定目标，进行调研 六、拟写会议策划方案 ㈠ 确定会议的主题与议题 ㈢ 确定会议的时间、地点 ㈣ 确定会议的议程 确定会议议程安排的几点技巧 会议日程 会议各项活动的时间安排，一般要落实到单位时间。 ㈤ 会议所需的设备与工具 ㈦ 会议与会代表（对象范围） ㈨ 会议规模 ㈩ 会议经费预算 固定成本：不论参加者人数多寡都需要承担的那部分费用。如：发言人的出场费、场地租赁费、市场营销开支、设备租金。 可变成本：根据参加人数的多寡而发生变化的那部分费用。如：餐饮、住宿、打印与邮费等。 收入的来源：会务费、赞助费、与会议相关的展览中租出的展位、会议广告横幅、会议宣传手册中登广告等。 实现最佳资金流动状况： 提早获取收入，如收取订金； 尽可能推迟支付包括场所在内的供应商的费用。 一般会留出10%的应急费用 如活动有可能取消，必须保证有足够的资金支付违约金等费用。 通常主办者不得不通过削减餐饮费来减少支出，但须注意不能影响活动的整体质量。 住宿 客房数量—是否充裕、各种房型都有 质量—装潢、设施、卫生间大小、赏心悦目的外景、家具、娱乐等 网络 餐饮 食品质量 服务速度 食品种类 特殊食品的供应，如素食食品、清真食品 价格内所包含酒水的数量 活动参与者就餐的餐厅和餐位是否充足 * * 会议策划的特点： 1、目的性 2、预测性 3、科学性 4、可操作性 2、WHAT: 会议是什么类型的会议？ 确定主题的方法和技巧 1、围绕会议目标确定会议主题。 2、切合公关，提炼主题。 3、根据会议类型，明确会议名称 传统会议模式 1、报告式 2、研讨式 3、座谈式 4、现场式 5、联谊式 6、庆典式 7、远程式 8、讲座 9、论坛（沙龙） 1、头脑风暴(Brain-storming) 现代新型会议模式 这是一种非常独特的讨论会议类型。通常由6到8名与会者在 台上或房间中心围成一圈，圈子中间留有一个空座。其他与会 者只能作为观众坐在周围旁听，不能发言，只有那些坐在圈子 里的人才可以发言。如果有观众想发言，他必须走到圈子里， 坐在中间的那个空座上，发言完毕再回到原座位。 玻璃鱼缸式会议通常有主持人参加，他可以参加玻璃鱼缸 的讨论，也可以只负责维持会议按正常程序进行。由于在会议 进行中大部分观众只是在外围观看那些位于圈子中的与会者演 讲或讨论，就像在观看鱼缸或鱼箱里的鱼活动一样，所以人们 给其取名为玻璃鱼缸会议。 2、玻璃鱼缸式会议 辩论会是指两个人或两个团体就某一问题展开辩论，一方 为正方，一方为反方。例如，我们应当提高服务价格吗？正在 开发的新产品对公司是否有利？政府新颁布的政策对旅游业会 产生什么影响？国家是否应当争取奥运举办权？任何具有两面 性的问题都可以成为辩论会议的话题。辩论会有很多好处，它 着眼于问题的正反两面，可以向观众展示不同的观点和看法。 辩论会通常会带来观念或过程的进步，因为辩论过程可以暴露 不少问题。 3、辩论会 一般人可能不会想到开会时使用角色扮演这一会议形式。 不过，根据讨论话题的不同，角色扮演有时会将一个问题诠释 得更好。 在美国亚美酒店所有