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/ 北京西直门华星贸易大厦有限公司 招标采购管理制度 一、总则 为规范管理公司采购工作，特制定本制度。 本制度适用于本公司一切形式的对外采购，主要包括：办公用品、办公设备、物业中心日常维护所需物资以及其他需要的物品。 采购原则：采用招标采购形式，本着品质第一，同时兼顾成本控制的原则。 二、采购计划的编制 各部门每月编制办公用品或设备采购需求计划，填写办公用品申购单或办公设备申购单，交给招标采购部。 物业中心需要的非办公用品类的物资，由物业中心行政部负责定期制定采购需求，实行按需采购。物业中心行政部根据采购物资的品种、数量、规格和型号的详细资料填写“物业中心物资采购单”提供给招标采购部。 招标采购部汇总所有的采购需求结合当时库存情况，编制“办公用品采购单”、“办公设备采购单”和“物业中心物资采购单”，拟定招标采购计划。 招标采购计划由董事长、总经理、财务负责人审批，批准后由招标采购部实施采购 三、招标采购流程 招标采购部根据所需不同物资进行分类，每一类物资确定3～5家的候选供货方。 选择供货方前需对供货方企业进行相关调查，内容包括：企业的性质、经营方式、产品质量、产品价格及企业的质量管理、检测手段及售后服务，质量保证等。 通知候选供货方，索取对方的生产经营执照、资质业绩、质量信誉证书、特种行业生产经营许可证书、企业简介、相关产品的质量检测报告等，展开招标采购工作。 综合考虑各供货方的产品质量和报价最后确定供货厂商。其中物业管理中心的物资质量评审工作由物业管理中心指派相关专业技术人员负责。 为了使供货方所提供物资的质量及价格得到有效控制，每季度对供货方的质量状况、信誉程度及产品的质量、价格、供货及时等方面进行分析，重新评价。 为节约交易成本，招标工作不宜每次采购都使用。每个供货商可以持续供货一年。招标工作每年进行一次。 确定供货方后签订供货合同（具体规定见合同管理制度）。 四、物资验收入库 货物验收 货物验收前相关部门和负责人把“办公用品采购单”、“办公设备采购单”、“物业中心采购单”、发货单和必要的规格型号数据、质量合格证、保修卡等连同物资一起交给库管员进行把关验收。 办公用品和办公设备检验由库房管理员担任，主要验收数量、规格、型号、质量包装、产地及价格等方面，物业管理中心特殊设备、物资的检验由物业管理中心安排相关专业技术人员检验。 小件低值易耗品进行抽样检验。 大件贵重物资进行逐一检验。 对物资检验结果进行登记，填写“物资检验登记表”，质量不合格的进行退货处理；质量合格办理入库手续。 库房管理员对照物资检验登记表，确认物资质量合格的准予入库，对入库的物资进行登记，填写“入库表”和“入库单”。入库单一式三联，一联由库房管理员保留，一联由供货方保留，另一联交给财务部。 物资入库后，库房管理员及时将物资信息反馈给各部门，以备及时领用。 五、库房管理 库房管理员对物资进行分类编号，日常办公用品和物业中心物资分别存放。 库管员应熟悉掌握物资的性能、特性、分类情况,妥善保管各种物资,并要分类上架存放,做到摆放整齐、仓位通畅,对不宜架存的物资要堆垛整齐,并采取防潮措施,便于发放。 对所管物资要熟悉存放位置,经常检查,防止霉变、生锈、虫蛀、鼠咬及差错事故等。 实行物卡管理制度,卡物相符对位。 库房要保持卫生，做到物架、物资、地面无尘土、无污迹、无杂物。 对返回的废旧物资及时填“废旧物资回收清单”,由专业人员对回收原因及处理方式进行鉴定，以便统一处理。 对库存的物资,要经常分析库存结构,掌握库存动态,对超储积压物资要定期填列“超储积压物资报告单”,注明原因,呈报招标采购部经理酌情处理。 对库存短缺的常规备用物品,按月列出“库房请购单”,经审批后购买物资补充库存。 库房管理员每个月末对物资进行盘点，填写“物资盘点统计表”。根据物资的入库、出库情况确定物资品种、数量、规格是否准确。如果有错查找原因，有必要的追究当事人责任。 库房管理员要做好防盗、消防工作。（具体见《库房安全管理制度》） 六、物品的领用 办公用品或设备的领用按照《办公用品和办公设备管理规定》执行。 物业中心专门设备、物资的领用 需求部门填写“物业中心物资申领单”，经部门经理批准后到库房领取。领取时库管员填写“物业中心物资领用记录卡”。 “物业中心物资申领单”最后汇总到物业中心行政部，进行物资领用统计工作。 七、物资统筹管理 每季度对物资领用情况做统计分析。 针对统计分析结果确定各种物资所需库存量，控制库存成本。 根据统计分析结果提供物资采购计划的建议。给各部门制定本部门采购计划时提供参考。 八、定向采购 定向采购的定义：定向采购是指由于急用，而库房里没有存货的情况下的采购行为。定向采购适合办公设备或物业中心物资。 有定向采购需求的部门申购程序和其他物资申购无异。 定向采购的供货方首