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Communication Skill Agenda ※溝通時會遇到的問題 ※如何解決 ※如何避免 ※如何清楚的表達 ※溝通方式與實用技巧 ※溝通時應注意的事項 溝通時會遇到的問題 如何解決 1.在溝通時的“態度”上 A：多聽多問、集思廣議，用“請教”的方式, 並適時的提出自己的想法, 徵得 對方的認同→(每個人都有自己專業的know-how,不喜歡被人challenge) B：理直氣“平”，態度平和，讓“證據”與“數字”說話(達到目地的同時也 要給對方留台階下；對事不對人) 2.在溝通的“心態“上 A：在溝通時一定要確認自己的“底線”與“目的”在哪，並以team work的態 度“共同”處理問題。 B：站在對方的立場思考，什麼是他“最傷腦筋”與“最concern”的問題， 進而找到雙方都可以接受的solution，利己利人 切記！我們是要跟對方“溝通”，不是“吵架” 我們是要解決問題，不是樹立敵人 如何“清楚”的表達 溝通方式及實用技巧 ?E-Mail communication ?Telephone communication ?Face to face communication E-mail communication Telephone communication Face to face communication 見面三分情(某些部門或人需要經由面對面溝通才會回應ex:工廠、資材部份同仁…) 需跨部門合作的時候 當你發現同個主題mail已經滿天飛的時候 開會的原則 1.專心 2.開會前先將要討論的“項目”先逐一列好 3.只討論“公眾事務”, 若只與1/2人有關之事請私下討論 4.達到資訊有效的傳達；請在會後逐一列出meeting minutes Action items owner due date then follow up 私底下的一對一溝通 了解各部門的分工, 找到對的人做事 PM, Sales, SA, MKT, 資材, 工廠, RD, Shipping etc… Kick-off meeting將schedule / target / 各部門工作與需提供之資源/ 應注意事項等，完全釐清細節與責任歸屬 案例討論 面對永遠不回email、不接電話的人，你該怎麼辦？ (for S.A) 面對不按照約定時間完成工作的人，你該怎麼辦?(for PM) 面對內部bug討論, 如果被forward給客戶，你該怎麼辦?(forSales) 溝通時應該注意的事項 提供簡單、明確、防呆的執行方法與步驟(客氣的請對方覆誦一次以確認無誤) Double confirm summarize 會議結果 指定各action item負責人 留Mail 電話定期且不斷的跟催 ?中文mail ?各單位派駐幹部是你的救星 ?有禮貌、口氣態度和善(避免對方產生階級差別意識) ?不要聊敏感話題(收入、政治) ?不要問他們該怎麼做?而是直接告訴他們要做什麼事 The End! * * 1.無法清楚表達自己的想法 ?言語或文字表達不夠清楚，造成雙方誤解溝通的目的 2.雙方認知不同 ?對同一件事情輕重緩急看法不同, 想解決的方向不同： A覺得很急, 但B卻覺得晚點處理就好.. … 3.找錯人溝通或解決問題 4.對方不買帳 1.用“E-MAIL”說明想法, 再透過“電話”確定對方是否了解自己的想法。 或是直接“召開會議”召集相關單位同仁一起面對面討論問題 2.提出需求時即清楚的highlight重點(ex:產品內容、需求日期、數量、料 號、客戶要求事項、急迫性等等) 3.確認“可以處理”或是“要負責解決”這件事的key man or部門 contact window是誰？→可以請教部門內資深同仁或請教對方部門主管指 派由誰處理 4.請你的mentor或是部門內與其熟識的同仁先跟對方打聲招呼，請對方關照 一下你 5.call high and copy to his boss (最後手段) 如何避免 ?條列式 ?highlight 重點 ?數據化, ?留mail當證據 ?化繁為簡 ?廢話少說,長話短說,要話先說 ?壞話好說,狠話柔說,重話輕說 ?急話緩說,明話暗說,客話主說 ＊如何選擇收件者 –收件者與副本的差異 –密件的使用好處/ 壞處 –減少垃圾信/ 刪除不必要的收件者(不要reply to all,尤其是vendors/客戶) ＊Title –簡明易懂/ 要有吸引力 –容易事後tracking ＊內文 –避免冗長不相關資訊 –盡量分段分點, high-light重點 –中/ 英文mail的使用