青岛市照片归档与管理规范 青岛档 案信息网.pptVIP

全宗号、年度（号）、保管期限（号）、起止张号用阿拉伯数字填写，门类（类目号）项填写“ZP” ZP 2006 1 1-36 265 注： 1、盒内备考表应放在盒内最后位置。 2、本盒情况说明填写盒内照片缺损、补充、移出、销毁等情况。对照片装盒以后发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注时间 3、纸质照片盒应按照全宗号、年度、保管期限、张号的顺序排列，上架保存 （三）底片的整理 1、底片放入底片袋内保管，一张一袋。 底片袋应装入相应照片袋内 2、底片袋右下角编写底片编号，格式为：年度—保管期限—纸质照片张号 ZP2006100036 2006100036 五、保管 1、数码照片光盘应放在坚硬的塑料包装盒（1公分厚）内竖立存放，避免挤压。不得弯折，不得堆叠存放。 2、照片袋、底片袋应使用表面略微粗糙和无光泽的中性偏碱性纸制材料制作，其pH值应在7.2～9.5之间， ɑ一纤维素含量应高于87 %。 3、照片盒应采用中性偏碱性纸质材料制作，其pH值应在7.2～9.5之间，化学性能稳定，且不易产生碎屑或脱落的纤维。 4、库房条件和防火、防水、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防震、防盗等要求。环境温度应控制在17℃-25℃，相对湿度应控制在35%-45%。 5、照片盒、数码照片光盘应立放，不应堆积平放。 6、数码照片光盘做防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。 7、数码照片光盘只有在使用时才能将其从包装物中取出，使用后及时放回包装物中。如果光盘有污渍，可用水或中性清洁剂清洁，如用酒精清洗。不要使用玻璃清洁剂或溶剂。用擦拭照相机镜头的棉纸从中心向边缘轻轻擦拭，不能沿圆形轨边擦拭。 8、 对外提供查阅服务时，应尽量使用数码照片。确需利用纸质照片或底片，管理者和使用者应戴洁净的棉质薄手套，防止污染照片或底片。 9、每隔两年应对底片、纸质照片照片进行一次抽样检查，不超过五年进行一次全面检查。每隔4年应对数码照片光盘转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。若发现问题，应查明原因，及时采取补救措施。 *存在问题： 1、题名 A、题名要完整，不能出现如“公司大门”，“职代会照片”等。题名要体现出具体时间、地点、事件、人物等要素。 B、题名中的时间不可只体现月和日，要有年度。如：“3月2日，**领导来我公司参观”。 C、题名中涉及到重要人物时，人名要全称，不能出现“王总，徐总”等字样。如,2002年1月12日，***公司在黄海饭店召开档案工作协调会，图为大会主席台，左起，徐总、王总、刘书记。 应改为：2002年1月12日，***公司在黄海饭店召开档案工作协调会，图为大会主席台，左起，(总经理)徐**、 (副经理)王**、 (书记)刘**。 2、责任者： 责任者要用规范名称，不能出现如“办公室、宣传处，技术处”等名称。 3、照片扫描（相关要求请参照《青岛市企业数字档案室建设标准（试行）》） A、扫描的照片一定要去白边。 B、扫描的照片必须大于600dpi，不能在照片上加说明文件，只要单纯的照片，不能把说明一起扫描。 4、照片的选择 A、如果是关于会议的照片，要选择带横幅的，要体现出地点、事件、主要人物等主要信息，拍摄人和拍摄时间要完备。 B、照片命名一定要按《规范》中的规定命名 C、如果一个事件有N张照片，一定是一张照片一个档号/题名。不能建立一个文件夹把这些照片放里面，只给一个档号。 例如：会议开幕式有三张照片，分别是一张带横幅的全景，另两张分别是两个领导讲话，三个题名分别是 “二OO二年四月十六青岛市企业档案信息化建设现场观摩会在青岛黄海橡胶集团召开，图为观摩会的开幕仪式”， “二OO二年四月十六青岛市企业档案信息化建设现场观摩会在青岛黄海橡胶集团召开，图为青岛黄海橡胶集团党委书记***在讲话”。 “二OO二年四月十六青岛市企业档案信息化建设现场观摩会在青岛黄海橡胶集团召开，图为青岛市档案局局长***在讲话。” 三张照片的时间地点事件都要写清楚 题名应为： 图为1980年＊＊＊公司位于长江东路的公司大门照片 A 4 纸张 29.7*21 五寸照片 12.7*8.9 2007年2月7日，青岛港集团举办重点建设项目档案整理协调会。右一，青岛市档案局＊＊＊，右二，青岛港集团档案室＊＊＊。 谢 谢! 青岛市档案局监督指导二处 青岛市档案局监督指导二处 青岛市 照片归档与管理规范 照片档案： 国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。 照片 一 、定义 纸质照片 数码照片