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重庆区域公文培训 重庆秘书处 二OO七年 培训目的 公文是公司架构、流程、规范和企业文化的直接表现。 公文的运用与每名员工的日常工作息息相关。 通过培训，方便公司员工以最快的速度了解公司公文处理规范、提高工作效率。 规范制度 信息流程 行政流程 人事流程 财务流程 公文流转 采购流程 规范制度 通过规范制度模块的阅读可以了解公司各项规章制度要求 路径：OA界面→经验知识管理→规范制度 信息流程 OA信息流程主要用于OA、POS、SCM、EAM权限申请，也可用于互联网以及邮箱容量的申请，更可以通过信息流程申请修改POS数据或者OA节点流程 路径：OA界面→规范协作管理→信息流程 行政流程 OA行政流程主要用于名片、电脑、电话等办公物资申请，以及车辆维修、物料采购等（EAM系统主要用于行政采购） 路径：OA界面→规范协作管理→行政流程 人事流程 OA人事流程主要用于加班、调休、出差、考勤更改、培训、请假等与人事有关的各项事务的处理 路径：OA界面→规范协作管理→人事流程 财务流程 OA财务流程主要用于差旅费、招待费申请、费用分摊、费用减免、申请结算等流程（涉及合同内费用超过30天结算期的需申请合同期内变更） 路径：OA界面→规范协作管理→财务流程 差旅费申请 出差申请 差旅费报销 申请出差→出差结果汇报→费用报销 费用报销 目前各项费用报销手工费用报销单与OA节点并行 操作要求： 按照费用报销表单规范要求填报并提供相关附件 在提交手工费用报销单的同时在OA公文流转中选择分期付款或者支票领用模块进行报批 公文流转 公文类型 文件报批 外来函报批 盖章印件 工作联系单 公函 报批形式 OA，特殊情况无法使用OA上报的（如涉及公司机密或附件较多的等）可以使用手工形式上报公司。 OA文件报批笺格式已经固定设置好，手工报批笺样表在OA主页“公司各类表格”中可自行下载使用。 填报要求 报文人按照文件报批笺格式填写相关内容，填写内容时应该保证信息完整清楚，附件齐全，部门负责人、分管领导、相关部门在相应栏目内填写审核意见；若报告内容较多，可以在“文件报批笺”后面附上文字报告，并在“文件报批笺”的附件栏目填上附件名称；若报告涉及到费用，请在“费用”一栏将总金额填上。 样表 文件流转 OA文件流程已经事先设定，提交后，报文人应该对文件的申批进度进行跟进，如果某些节点超过处理时限，可以通过进入该文件界面使用“催办”功能进行催办，也可以通过电话进行催办。 手工文件报批：在报批秘书处前需转相关部门会签 文件反馈 文件批复后，如在执行过程中出现的问题可以通过文件报批形式进行反馈，之前批复文件作为文件附件，标题应为“对于××文件的反馈”。 处理时限 无论OA文件还是手工文件在每个节点的处理时限为1个工作日，紧急文件处理时限半个工作日或即时签出，特别复杂的文件，处理时限为2个工作日。 文件的管理与借阅 文件批复后，统一由秘书处文件管理员进行管理，统一到秘书处借阅或复印。 外来函报批 1、外来函报批的适用范围：公司收到的各类外来文件； 2、外来函报批的使用目的：针对外来文件解决外来文件涉及的问题； 报批形式 OA，特殊情况无法使用OA上报的（如涉及公司机密或附件较多的等）可以使用手工形式上报公司。 OA外来函报批格式已经固定设置好，手工外来函报批格式可在OA首页“常用表格”中下载使用。 外来函流转 OA外来函流程已经事先设定，提交后，报文人应该对申批进度进行跟进，如果某些节点超过处理时限，可以通过进入该外来函界面使用“催办”功能进行催办，也可以通过电话进行催办。 外来函反馈与回复 外来函批复后，如在执行过程中出现的问题可以通过文件报批形式进行反馈，之前批复外来函作为文件附件，标题应为“对于××外来函的反馈”；如该外来函需要回复，这按照公司批复意见由相应部门回复对方，回复的格式可以参照公函格式。 外来函的管理与借阅 外来函批复后，统一由秘书处文件管理员进行管理，统一到秘书处借阅或复印。 盖章印件 1、盖章印件的适用范围：各类需要加盖公司印章的文件、合同、单据、公函、通知等； 2、盖章印件的使用目的：公司对公行为证明，为公司经营发展服务； 盖章印件的申报要求 盖章印件申报形式 OA，特殊情况无法使用OA上报的（如涉及公司机密或附件较多的等）可以使用手工形式上报公司。 OA盖章印件格式已经固定设置好，盖章印件格式可在OA首页“常用表格”中下载使用。 盖章印件的填报