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EDI在订舱和提单补料中应用 　　摘要为促进EDI在订舱和提单补料中的应用,分析传统操作方法存在的问题,以INTTRA软件为例阐述EDI应用的功能和优越性,指出EDI应用于订舱和提单补料的发展趋势。 　　关键词EDI;订舱;提单补料;单证电子化 　　 　　0 引言 　　 　　电子数据交换(EDI)指按照统一通用的格式,将标准的经济信息,通过通信网络,在各有关部门与企业之间进行的电子数据传输。在外贸业务中,EDI指在贸易伙伴的计算机系统之间进行的数据交换、自动处理,以及完成以贸易为中心的全部业务过程。使用 EDI 能有效减少直至最终消除贸易过程中的纸面单证,因此EDI也被称为“无纸交易”或“电子贸易”,在海关通关上则被称为“无纸报关”。 　　 　　1当前外贸企业在订舱和提单补料中存在的问题 　　 　　随着我国外贸活动规模的迅速扩大,与国外的商业(及其他类型)数据交换量急剧增加。根据联合国组织的调查,进行1宗进出口贸易,双方需交换近200份文件和表格,因纸张、行文、打印及差错引起的总开销大约为货物价格的7%。我国外贸活动每年产生单证费用约70亿美元,外贸企业的单证无论在形式上、内容上还是结构上都不统一,给国际货物运输和国际结算带来不便,进而影响外贸企业的经营效率。当前外贸企业的订舱和提单补料业务存在以下3个方面的问题。 　　1.1资源浪费,成本过高 　　频繁的订舱电话和在等待船公司回复过程中所造成的延迟使订舱人员工作繁重,船公司和货代同样存在繁重的工作,而客户却需要尽快处理,若船公司没有在客户期望的时间内回复,客户就会写邮件或打电话跟催。这样浪费了彼此大量的时间,也浪费了电脑资源。此外,发票、提单、信用证、船级社证书、信托收据等单证的制作和交割耗费了大量时间和财力,既影响资金周转速度,又增加各项开支费用,减少了企业的利润。 　　1.2错误率高,效率低下 　　单证员在缮制单据的过程中,不可避免地会出现错误,而以电话、传真或电子格式补给船公司,导致单证员重复输入,大量单证滞后,提单和其他装货单证一改再改,效率低下。据美国某大型分销中心统计,有5%的单证存在不同程度的错误,这些错误不仅浪费人力、物力、财力,还给客户带来诸多不便,使得客户投诉增加。 　　1.3EDI普及率低 　　有些公司的单证人员或外贸人员对EDI的认识不到位,对网上订舱的安全性和可靠性持怀疑态度,不愿接受;承运人规模越大,免费网站的操作程序越繁琐,EDI系统易存在缺陷,每次返回的提单或多或少地发生错误,许多公司更不愿意放弃已经习惯的传统做法。因此,目前实现电子化的单证数量少,覆盖面不广。 　　 　　2EDI对订舱和提单补料的重要性 　　 　　当前,价格因素在竞争中所占的比重逐渐减小,而服务性因素所占的比重逐渐增大,客户需要的是通过网络提供更简单、更自动化的解决方案。航运业务本身具有很强的流程特点,货运的完成是由一系列相互联系的单证或实物的流转组成的,要提高业务管理水平,必须从优化业务流程、提高单证流转质量和效率上入手。EDI使用标准化、规范化的文件格式,在使用EDI作业时,只要贸易一方将单证信息输入,计算机就会自动将数据转换、加工成不同用途的电子单证信息,传达到各相关部门执行。整个过程都是自动完成的,人为因素被降至最低程度,全部贸易工作在最短时间内完成,减少因订舱和提单补料时间不确定导致集装箱无法上船而给货主带来的损失。在此以INTTRA为例介绍EDI在订舱和提单补料中的运用。 　　INTTRA软件系统利用多种方式与实际订舱人进行互动,采集业务生产系统数据,再经过系统后台处理,按船公司标准要求把数据发送给船公司的电子单证处理中心,同时系统后台自动接收船公司订舱和提单补料请求的处理结果,便于其进行后续业务流程的操作。该系统以免费网站为基地,适用于各种类型的货主和货代,实现整个贸易过程的数字化,坚持“以市场需求为导向”的原则,注重物流信息的公用性和服务性,以信息互通、数据共享、综合应用等多项技术支持来满足市场需求,提供及时、精确、合理的服务。 　　2.1INTTRA的主要功能 　　(1)使用一套接口标准,与多家船公司的EDI系统集成。用户可以用统一格式面向多家船公司订舱,打破企业之间的孤立局面,减少供应链系统的冗余性,实现真正的跨系统数据共享和订舱作业流水化处理。 　　(2)实现一点接入,全程互动。舱单数据和物流信息的整合能为客户实现物流与信息流的统一。 　　(3)传送的文件具有多种功能。包括跟踪、确认、防破译、防篡改、防冒充、防抵赖、电子签名等一系列安全保密功能,能有效地防范伪造签名、诈骗等问题,同时可对单证重复性和数据完整性进行检查,对整个单证收发过程进行审计。 　　(4)实现公共信息查询。提供全球主要班轮公司的船期