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Excel电子表格在高校人事信息统计工作中应用 　　摘摘要：在科学技术飞速发展的今天，计算机信息系统已经全面应用到了生产和日常生活工作中，并且随着计算机的普及与应用，办公自动化已经成为计算机应用领域中最为重要的一部分。计算机技术的发展和更新，推动了办公自动化进入了实用阶段，并使计算机成为办公自动化系统的主体。伴随着新型PC电脑不断推出，各种各样的应用软件也与日俱增，并且影响着我们的工作、学习和生活。 　　关键词：Excel电子表格 高校 人事信息统计 　　 　　Office是微软公司开发的办公自动化应用程序包，称为Office套件[1]。下面笔者要介绍的是其中的电子表格处理软件Excel（以Excel 2000 为例）在高校人事信息统计工作中的应用。 　　高校人事工作者每年都要进行大量的人事信息统计工作，现在多数人事管理信息系统能够将本单位的人员信息导出为Excel工作簿文件，这就为人事信息统计工作的进行提供了极大方便。 　　 　　1.“分列”命令的使用 　　 　　在人事信息统计工作中经常会有一些统计本单位人员各年龄段人数之类的报表，但是导出的人员信息中包含的则是所有人员的出生日期，并且该字段中的数据通常是1953年10月5日，或者1953.10.5这样的格式。为了完成统计各年龄段人数报表，需要只保留出生日期中的年，我们可以通过Excel中的“分列”命令完成这项工作。 　　如果出生日期为某年某月某日的形式，如1953年10月5日，具体的操作步骤如下： 　　（1）在“出生日期”字段后面插入连续的两列； 　　（2）选中“出生日期”字段所在列，然后选择“数据”菜单中的“分列”命令，弹出“文本分列向导 － 3步骤之1”对话框； 　　（3）选择该对话框中的“分隔符号”单选按钮，单击“下一步”按钮； 　　（4）在向导的步骤2中只选择“其他”复选框，然后在其后面的文本框中输入“-”，单击“下一步”按钮； 　　（5）在向导的步骤3对话框的“预览分列效果”框架中选择“年”所在的列，然后选中“列数据格式”框架中的“文本”单选按钮。重复执行此操作，将“月”和“日”中的数据格式由原来的“常规”改为“文本”； 　　（6）单击“完成”按钮，则“出生日期”中的数据就可以按年、月、日的顺序分为连续的三列显示； 　　（7）删除“出生日期”中的“月”和“日”所在列，在“年”所在列之后插入新列作为“年龄”字段，在该列某单元格中输入公式即可算出对应教师的年龄（“年龄”字段中的数据格式不能为“文本”），最后使用Excel提供的“自动填充”功能计算其他人员的年龄； 　　（8）选择“年龄”字段中的任意一个单元格，按照“升序”或者“降序”进行排序以后，即可统计各年龄段教职工人数。 　　如果出生日期为1953.10.5的形式，其操作步骤与上述步骤基本相同，所不同的是，在弹出的“文本分列向导 － 3步骤之2”对话框中选择“其他”复选框后，在其后面的文本框中输入“.”，单击“完成”按钮。 　　 　　2.部分函数的使用 　　 　　如果我们导出的人员信息中没有出生日期或者性别，但是包含身份证号码，那么可以使用Excel中的函数得到人员的出生日期和性别信息。具体操作方法是： 　　假设在O2单元格中存放的是一个十五位的身份证号码，可以在其相邻的P2单元格中输入公式 　　“=DATE(MID(O2,7,2),MID(O2,9,2),MID(O2,11,2))”，按下回车键后即可显示该教师的出生日期；假设在O7单元格中存放的是一个十八位的身份证号码，我们可以在其相邻的P7单元格中输入公式 　　“=DATE(MID(O7,7,4),MID(O7,11,2),MID(O7,13,2))”，按下回车键后即可显示该教师的出生日期。最终日期从左到右显示为年、月、日。 　　其中，日期与时间函数中的DATE(year,month,day)的运算结果为某一特定日期的序列数；文本函数中的MID(text,start_num,num_chars)的运算结果是从文字串的某一指定的位置开始，得到指定长度的字符串[2]。 　　如果需要根据身份证号码获得人员的性别信息，具体操作方法是： 　　假设在O2单元格中存放的是一个身份证号码，无论是十五位的还是十八位的，只需要在某单元格中输入公式“=IF(MOD(IF(LEN(O2)=15,MID(O2,15,1),MID(O2,17,1)),2)=1,“男”,“女”)”，按下回车键后即可在该单元格中显示该教师的性别。这个函数要完成的功能是：如果O2单元格中包含15个字符，则从第15个字符开始取1个字符，否则从第17个字符开始取1个字符，然后将提取的字符除以2，如果余数为1，那么显示男，否则显示女。 　　其中，逻辑函数