全球信息化视域下民办高校档案“三合一”制度研究.docVIP

全球信息化视域下民办高校档案“三合一”制度研究 　　摘要：以湖北民族学院科技学院为例从全球信息化的大背景下论述民办高校档案管理中“三合一”制度存在的问题及解决的对策。 　　关键词：信息化；民办高校；“三合一”制度 　　中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2018）24-0015-02 　　民办高校是国家机构以外的社会组织或者个人，利用非国家财政性经费，依法设立的高等学校。“三合一”制度是基层文书档案人员在实践工作中形成的一项文书档案管理制度，目前在各高校中广泛应用，但专门的研究却寥寥无几，在全球信息化大环境中对民办高校的“三合一”制度的研究更是少人问津。民办高校的档案工作中不可缺少信息化因素的重要内容，湖北省?n案局和湖北省教育厅印发的《关于加强和改进新形势下全省高校档案工作的意见》中明确了要“强化高校档案集中统一管理”（简称“三合一”制度）、“加强高校档案信息化建设规划”，在当今全球信息化的大环境下，民办高校应积极探索与信息化相结合的“三合一”制度新模式，使民办高校的档案工作吐故纳新，更好地发挥民办高校档案的作用。 　　一、民办高校档案“三合一”制度现状 　　1.民办高校档案管理现状分析。截至2015年5月，我国共有民办高校（包括独立学院）722所，占全国普通本专科高校的28%。民办高校提高了我国高等教育布局的均衡化。“民办高校是我国高等教育体系中的有机组成部分，作为一个有利于高等教育事业发展，有利于经济建设和社会发展的新型办学形式，在学校管理活动中形成了大量的历史档案资料。”[1]民办高校的档案是办学历史的见证，是学校师生的宝贵财富。但是民办高校建校之初由于各种原因，对档案的重视程度普遍不够，导致很多原始记录的重要档案丢失。随着时间的推移，因为没有保护好档案而在工作中处处受累后逐渐加大了对档案的重视和保护，档案的价值逐渐体现出来。 　　我们保护档案，是为了更好地利用档案，不管是保护还是利用，基础是鉴定和保存，存档是重要的基础环节，采用何种方式存档至关重要，目前普通使用的“三合一”制度是历史沿用下来的档案管理工作中应用最广泛的。全球信息化的大环境对民办高校档案管理“三合一”制度的更新发展创造了机遇，同时对现行民办高校档案管理形成极大的挑战，需要颠覆传统思维，重新架构档案管理模式。以湖北民族学院科技学院为例，如何提高民办高校档案管理现代化水平，实现档案管理现代化，是亟待解决的问题。 　　2.信息化视域下的“三合一”制度。“档案室保存的档案浩如烟海，如不借助于科学的方法和手段，利用者便无法获取所需要的档案信息”[2]。随着计算机的普及应用和网络时代的来临，我国档案管理的方式正在发生革命性的变化，特别是《2006-2020年国家信息化发展战略》、《全国档案信息化建设实施纲要》等一系列政策的出台，标志着档案管理的信息化成为档案工作的努力方向。“现代化水平越高，标准化工作越要加强。档案管理必须加强标准化。”[3]为此就要制订现实可行的档案管理制度。“三合一”制度就是为了立档单位在收集整理档案时能明确归档范围、分类方案和保管期限。归档范围是要知道哪些档案要归档，哪些不该归档；分类方案是核心内容，要说明分类方法、分类标识和档案编号；保管期限分为永久和定期，高等学校参考教育部、国家档案局27号令《高等学校档案管理办法》，科学制定适合本校实情的“三合一”制度至关重要。 　　二、湖北民族学院科技学院的档案管理现状 　　湖北民族学院科技学院是经国家教育部批准、由拥有77年办学历史的湖北民族学院和社会力量联合举办的独立学院。办学13年来，学院牢固树立“立足恩施，辐射武陵，面向全国，服务基层”的办学宗旨，秉承“正德至善、为学至精”的校训，培养德、智、体、美、劳全面发展的应用技术型高级专门人才。学院现设有文学与传媒、经济与管理、生物科学与技术、林学园艺、信息工程、理学、化学与环境工程、外国语、艺术、医学、中医药等15个教学系（部），开设有38个本科、9个专科专业以及本科民族班、少数民族本科预科班，面向全国招生，现在校生达12500多人，学生修业期满成绩合格，由学院颁发国家统一电子注册的普通高等教育毕业证书和学士学位证书。 　　科技学院的档案室成立于2011年，原来的档案零散保存在各个科室，2011年档案室成立之后设专职档案管理人员一名，逐渐将各种门类的档案收集到档案室。档案室成立之初沿用举办高校湖北民族学院的“三合一”制度和档案管理系统，2013年根据学校自身的管理现状制订了《湖北民族学院科技学院档案管理办法》（即“三合一”制度），2014年购买了与举办高校一样的南大之星档案管理系统，至此科技学院的档案室逐渐走向规范化、正规化的道路。目前档案室总记录数9074条，案卷数1374条，文件数7671条