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也谈城市建设档案管理中的信息化建设 　　摘 要:随着我国改革开放30年取得巨大的成功,城市建设项目也相继拉开了快速发展的大旗。在城市建设项目飞速增加的同时,相应的档案管理工作的困难和繁杂程度也与日俱增。档案管理在各项建设中有着举足轻重的作用,其管理制度、方法的科学性、先进性对城市建设的影响巨大。随着科学技术的发展和普及,信息化成为了档案管理的主流手段,有着快捷、方便、系统、规范等优点。笔者结合自身多年工作实践经验以及对档案信息化管理的学习总结,就如何加强城建档案信息化建设谈几点拙见。 　　关键词:城市建设 档案管理 信息化 　　【中图分类号】 G644.5 【文献标识码】 A 【文章编号】1671-8437(2010)03-00137-02 　　 　　一 前言 　　 城建档案泛指在城市建设过程中,包括城市建设规划、设计、施工、验收、使用情况等从项目立项到使用一系列建设活动中产生的以档案文件形式保存下来的有价值的材料。它是城市规划、建设和管理的重要基础资料,是建设主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法监督的重要依据,是抗震防灾、应对突发事件的重要信息,也是工程建设、维修养护、改建扩建、审计稽查、维护权益的可靠信息和凭证。城建档案工作就是围绕城市建设开展的一系列档案管理工作,包括档案的收集、整理、保管保护、鉴定、统计、开发利用等,是城乡建设事业的重要组成部分。 　　二 城建档案的特点 　　 1.档案内容繁杂,涉及到城建的各个方面。城建档案涵盖了城建的各个系统和专业,使得档案内容杂乱,范围广泛。城建档案真实地记录了城市建设中的各个方面,在带给人们方便的同时也导致了在数量和种类上的广泛和内容上的综合。 　　 2.城建档案具有地域和城市的差别,这种由于异地环境引起的差别也导致了档案管理的特殊性。地域差别来源于地区的历史沿革、经济环境、人文习惯等,这也决定了档案管理必然受到的限制和影响。 　　 3.城市建设具有灵活变化的不确定性。由于城市规划需要根据经济发展需要、地理位置限制等各种因素影响,所以其发展具有不确定性。城建档案需要反映出城市建设的情况,所以,要提高档案管理工作在动态变化中的适应能力,才能更好地为城市建设服务。 　　 4.城建档案跨专业、跨学科,具有系统性强的特点。因为城市建设是一个多工种的集合体,不同的项目构成一个整体,所以城建档案也必须是一个系统性非常强的文档系统。 　　 在信息化时代的二十一世纪,随着城市建设信息技术、网络技术、数字技术的广泛应用,城建档案和城建信息在城市建设和国民经济发展中的作用越来越大。只有走信息化道路,实现城建档案的信息化,才能加快城建档案自身的发展。 　　三 信息化建设的实施 　　 1.城建档案信息网络系统的建设 　　 1.1信息网络的构建。设计信息网络的时候要注意可扩展性,人事调动、办公位置移动、新网络设备加入、网络权限变动、系统调整等情况都有可能导致网络状况的改变。为防止网络状况改变后影响工作开展,应设置一定冗余量以保证网络结构的弹性。 　　 1.2信息网络系统要符合安全实用的原则。安全包括物理安全和信息安全。作为数据处理中心的服务器、磁盘阵列等重要设备尤其要注重物理安全。应配置符合要求的机房、配备UPS稳压电源、铺设避雷系统、制定管理规范。在信息安全方面,要配置防火墙、安装病毒防治系统、制定网络管理制度、配置数据备份系统。此外,设备的安装除了考虑安全原则外,还必须考虑实用的原则。 　　 2.城建档案的形成主要采用两种方式 　　 一是在形成档案文件时,直接使用电子设备生成电子文件,这种电子文件形成的档案称为前端形成数字档案;二是对纸质档案通过一定的加工处理形成数字档案,这种方式所形成的档案称为后端形成数字档案。由于后端形成数字档案在处理库存档案时具有明显的优势,并且具有工作开展难度低、易上手等特点,所以目前全国各地的城建档案馆大多采用此种方式。但是从技术角度来看,前端形成数字档案是未来发展的趋势。 　　 3.档案存储过程中注意备份数据 　　 为防止数据存储系统中存放的数据因为存储器损坏、误操作、恶意破坏、病毒侵蚀、自然灾害等原因造成数据丢失,需要采用一定技术手段和配置安全设备来保障数据的安全,并按时进行数据备份。数据备份分为本地备份和异地备份。由于档案数据的保密性,为防止数据泄露和丢失,网络联接也必须要有相应的防范保密措施,在条件允许下,使用网络进行备份是目前最佳的异地备份方法。 　　四 档案信息资源管理及利用系统建设 　　 4.1工作流程模拟功能是将具体工作在信息系统中抽象地模拟出来。首先将具体工作分解为不同步骤,然后对这些步骤进行分析,分离出能够通过信息系统模拟的部分和不能通过信息系统模拟的部分,再将各部分操作进行最优化组合,最后在信