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事业单位档案信息化建设面临困境及对策
事业单位档案信息化建设面临的困境及对策
摘 要:随着社会经济的发展,信息技术的普及,现在我们已经进入互联网+时代,信息化逐渐成为各行各业发展的主要方向,档案管理信息化建设自然也不例外。相较于一些民营企业的档案信息化建设来说,事业单位档案管理因其本身诸多的遗留问题,使档案信息化建设正在面临一些困境,在一定程度上制约了事业单位档案管理信息化建设的发展。鉴于此,笔者针对事业单位档案信息化建设面临的困境进行了探讨,并在此基础上提出几点应对策略。
关键词:事业单位;档案信息化;困境;对策
改革开放以来,社会经济迅猛发展,这使得我国事业单位档案管理的任务越来越重,工作人员面临十分巨大的工作压力。而将管理信息化应用到事业单位档案管理当中是十分必要的,目前在我国,对事业单位的档案管理当中仍然存在着一些问题,相关工作人员一定要将这些问题进行高度的重视,从而提升解决问题的效率,帮助我国事业单位档案管理的效率更高,质量更强,同时也对我国事业单位发展带来更好的保证
1事业单位档案管理信息化建设重要性
首先,促进档案查询借阅效率的提升。对于传统的档案管理方式而言,档案查询问题是纸质档案管理的最大困扰,这是因为纸质档案多存储于特质档案盒中,根据顺序保存在档案架或档案柜中,借助档案目录查阅或确定档案存放位置,继而找到档案。同时在借阅档案环节,由于纸质档案具有易损性的特征,必须要做到随借随还,借阅的时间不能过长,防止档案损坏现象的出现。而随着档案管理的信息化建设,档案都属于电子文档,利用计算机进行快速准确地查阅,通过拷贝复制等方式提高档案管理效率,避免损坏原始档案。其次,实现档案管理期限的有效延长。以往事业单位在档案管理工作中,基本选用纸质存储的方式,即利用纸质来存储档案资料信息,而纸质易受外界环境的影响,增加了档案资料管理、储存、采集等环节的难度。档案管理的信息化则是利用网络平台和电子平台进行管理,用磁盘存储档案,对档案管理模式进行创新和优化,从而节省保存成本,提高档案资料的完整性和安全性,确保档案管理的信息化建设。
2事业单位档案信息化建设面临的困境
2.1基础设施建设薄弱
处在档案信息化建设的社会趋势当中,越来越多的事业单位意识到档案信息化建设的重要性,并且基于《事业单位人事管理条例》要求进行着档案信息化建设。但是,由于技术、资金等诸多因素的影响,相当一部分事业单位本身的基础设施显然无法满足当前档案信息化建设的要求,正是因为硬件基础建设方面存在的滞后性,使档案信息化建设的开展受到制约。
2.2人员综合素质低
强化档案管理人员的工作能力,在档案信息化建设中发挥着重要的作用,但目前事业单位档案管理人员缺乏较高的综合素质,不能满足档案管理信息化建设的实际需要。如部分事业单位没有培训或更新档案管理人员,管理人员缺乏丰富的信息化管理经验,在档案管理工作中无法满足科学、准确、熟悉的要求,不能满足信息化建设的多样化需求,影响档案管理工作的顺利开展。
2.3规范与标准不够统一
对事业单位来说,因为多年发展过程中累积的档案数量非常庞大,而档案信息化建设本身相关的规范、标准相对较为复杂,再加上近年来信息技术的全面发展,使档案信息化建设始终处在动态发展的进程,这就使得事业单位档案信息化建设往往难以达成横向对各种通行技术标准的兼容性,纵向为未来信息技术发展留下余地又能兼容以往的标准规范。
2.4信息安全管理不到位
与传统的档案管理模式相比,信息技术多元化的收集能力扩展了档案管理的信息收集渠道,强大的信息处理能力实现了信息资源的充分利用,数据库以及云技术实现了海量的数据存储需求,网络技术实现了信息的快速共享以反馈。但是,其在极大程度上便捷了管理工作的同时,也带来了更加隐蔽的网络风险。例如:黑客攻击、病毒入侵、数据丢失等等,都会导致非常严重的经济与社会损失。
3应对措施
3.1加大软硬件建设力度
档案信息化建设始终处在动态发展的进程,要想保障事业单位信息化建设的有序推进,其对于硬件的要求越来越高,并且需要的配套设施也越来越多。基础配套设施的完善,档案系统、网络的维护,均需要依靠资金的支持,资金的投入至关重要。具体来说,各个事业单位需要把档案信息化建设纳入到发展战略与整体规划中,建立健全相关的监管措施。与此同时,事业单位其他部门需要给予档案信息化建设充分的理解、支持,给予档案管理部门更多的资金支持,保障档案管理信息化建设的有序开展。
3.2提高人员综合素质
事业单位档案管理人员在信息化操作技能方面有所欠缺,无法熟练利用计算机技术进行档案管理工作,致使档案的修改与录入存在一定难度,降低工作效率。因此事业单位要加强人员的技能培训,使其熟练掌握相关技术和操作方式;或者是引进
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