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人事档案管理相关的新问题研讨 　　[摘 要]本文针对近年来人事档案受到冷落、档案管理工作被人淡化的现象,重申和强调人事档案的地位和重要作用,提出人事档案管理上重要材料个人留存的“双档案”形式和档案内容多元化,档案管理信息化、动态化,档案利用社会化、法制化的一些设想。 　　[关键词]人事档案 任用考查 档案管理 档案利用 　　 　　作者简介:陈爱江,南京航空航天大学法律事务部主任,知识产权中心主任,硕士生导师,上海光明律师事务所南京分所执业律师,国防科技工业企业法律工作委员会理事,南京市消费者协会理事、人民调解员。主要经历:中国政法大学1983年法律专业毕业,先后任全国铁路检察院沈阳分院检察官约1年,天津市高级人民法院法官9年。检察官、律师、法官的职业经历集于一身,特色的经历造就了其深厚的法学理论研究功底和精强的司法职业技能。 　　 　　人事档案是记载所在单位员工的个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的正式文件材料,是用人单位和有关劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等需要时对当事人进行历史地、全面地考察的重要依据。人事档案是国家档案的组成部分。随着人事制度改革和经济体制转变的深化,人事档案的地位和作用在有些单位和个人的观念中受到冷落,人事档案的管理工作也出现了被人们所淡化的现象。为此,有必要对新时期的人事档案管理工作进行探讨,以利于使人事档案管理工作重新得到应有的重视,更好地发挥人事档案的作用。 　　 　　一、目前我国人事档案管理工作存在的问题 　　自建国以来,人事档案制度作为一项常规性的公共管理工具对中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面作出了不可磨灭的制度性贡献。 　　随着改革开放和社会主义市场经济的发展,传统人事档案制度及在档案的管理方面出现了许多新的情况和问题。近年来,有相当数量的劳动者个人或用人单位不重视个人档案的作用,以至于出现了很多“死档弃档”、“虚假档案”、“人质档案”、“人档脱节”、“档案遗漏”等现象。 　　从个人角度看,有人认为人事档案在现代已经没有多大用处了,而且档案制度还禁锢了人才流动,不便于个人的了展。所以很多人找到了更为满意的新单位在“跳槽”或调动工作时干脆就不要档案了。从用人单位角度看,有的单位为了控制自己所需要的人才,限制其流失到其他的外单位去,就采用了扣押档案的作法;还有的单位为了招到对自己有用尤其是急需的人才,不管其原单位是否放人,是否配合办理档案移交手续,就给所要调入的人员先临时“造”一个人事档案,或者干脆就以所造的档案作为正式的原始人事档案。 　　我们认为,以上这些作法都是极不严肃、极不负责的态度,无论对个人还是对单位其后果都可能是严重的,不可挽回的。对个人而言,如果档案丢失或毁损,原始档案所记载的个人历史状况就无从证实,有些事情就可能说不清楚;对于有些重大个人事项,没有个人原始档案有关部门就是不予办理。对于用人单位而言,进人不要档案或假造人事档案都是存在隐患的。多年以来,各单位进人或提职、提干,甚至嘉奖、授予荣誉称号都要先进行政审或“外调”,表明单位在用人问题上的慎重,使用一个人要历史地全面地对其进行考察。只知道其现在不行,只知道其学识和业务能力也还不够,学识和业务能力好不代表其他方面都好,还需要考察其人品道德修养,处事为人,个人信誉等情况。比如其过去有没有犯过某方面的错误、有没有受过某种处分,有没有个人信誉不良的记录,有没有刑事犯罪的记录,有没有其他对新的单位以至于对社会不利的其他个人情况等,不借助档案的作用以上这些都是难以搞清楚的。档案的内容必须有原始材料或证据为依据才能是客观可靠的。 　　 　　二、人事档案的作用及其重要性 　　人事档案是将一个人的历史有关材料集中整理而成的,是个人主要学习、工作经历、职称情况、政治面貌、所受奖惩和社会活动等情况的原始记录,是一个人思想品德、业务能力和工作情况的反映,它是组织、人事部门考察了解和正确选择使用一个人的重要依据。在办理当事人的重要事项时往往需要出具以档案为依据的各种证明。 　　人事档案的主要作用在以下方面有所体现: 　　(一)党团关系管理、办理应有的社会、政治待遇,如保留原有身份等。 　　(二)工龄连续计算、国家规定的档案工资调升,办理职称评定、职称申报、聘用审批、转正定级等。 　　(三)办理社会保险。包括养老、失业保险、婚姻生育、大病医疗保险等,无论在原单位供职的人还是辞、退职后另求新职者,在缴纳养老保险金和退休后保险金的发放问题上,个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、受保时间等都成为主要依据。因放弃个人档案而出现断档的人,就会在实际利益上遭受损失。如果没有档案,退休时有可能连退休金、保险金都领不到。 　　(四)出国(境)政审、