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PAGE PAGE 7 中山市供销合作联社 档案分类编号方案 为适应档案综合管理的需要，统一我社档案实体分类，实现档案分类整理、排列、管理、检索的标准化、规范化，提高业务管理水平，充分发挥档案的作用，更好地为我社各项工作服务，根据省档案局印发的《广东省机关档案分类办法》，结合我社实际情况，制订本方案。 一、分类原则 1、档案分类是以本社所形成的全部档案为对象，依据档案内容和载体形态特点，便于科学管理和开发利用的原则进行。 2、本方案适用于对本社全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。 3、分类后的档案，分别用英文字母排列顺序编大类代字。 二、类别设置 本社档案共为五大类：文书档案（A）、基建档案（B）、会计档案（D）、声像档案（F）、实物档案（H）、图书档案（T），大类用英文字母作代字，大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。 大类及属类设置如下： A 文书档案 B 基建档案 D 会计档案 D1 会计报表 D2 会计账簿 D3 会计凭证 D4 其他 F 声像档案 F1 录像带 F2 录音带 F3 相片 F3.1 上级领导和知名人士来我社视察类 F3.2会议和重要活动类 F3.3 文体工会活动类 F3.4 其它类 注：2007年开始，照片档案不再分属类。 H 实物档案 H1 牌匾、奖杯、奖牌类 H2 旧印章类 H3 题词类 H4 锦旗、证书类 T 图书资料 T1 政治类 T2 经济类 T3 业务供销类 三、编号方法 1、文书档案的编号 （1）2003年以前，文书档案采用立卷归档方法，其编号结构模式为：大类代字＋保管期限代号＋目录顺序号＋案卷号。其中保管期限代号永久为1，长期为2，短期为3，永久长期合编为12，永久长期短期合编为0。 例：A ０ . 1—1 案卷号（第1个案卷） 目录顺序号（第1本目录） 保管期限代号（永久、长期、短期合编） 大类代字（文书档案） （2）2004年开始，文书档案采用单件归档方法，其编号结构模式改变为：全宗号+大类代字＋保管期限代号＋年度＋件号。保管期限代号永久为1，长期为2，短期为3。 例： 52/ A /1 /2004/1 件号（第1件） 　 年度 保管期限代号（永久） 大类代字（文书档案） 全宗号 （3）由2009年开始，文书档案仍采用单件归档方法，但保管期限调整为：永久为1、30年为4、10年为5,其编号结构模式仍为：全宗号+大类代字＋保管期限代号＋年度＋件号。 2、基建档案的编号 以每项工程为单位组卷，按基建档案保管期限表的规定划分永久、长期、短期三个保管期限，按工程竣工先后次序排列混合编号。 其编号由大类代号+工程项目代号+案卷顺序号组成。例：第一项工程第1卷，编号为：B1—1 例： B 1—1 案卷号（第1个案卷） 工程项目代号（第1项工程） 大类代号（基建档案） 3、会计档案的编号 会计档案分为会计报表、会计帐簿、会计凭证三个一级属类，各属类按会计保管期限表的规定划分保管期限，会计年报表和月、季报表历年各编一流水号，帐簿、凭证历年各编一流水号。 （1）2008年以前，其结构模式为：大类代号＋一级属类代号＋目录顺序号＋案卷顺序号。 会计档案一级属类： 会计报表代号为1，会计帐簿代号为2，会计凭证为3。 会计年报表目录号定为1，月季报表定为2 例：会计年报表的编号： D. 1. 1 —1 案卷号 目录号（年报表） 一级属类(会计报表) 大类代字(会计档案) 例：会计凭证的编号 D 3 .1—1 案卷号（第1个案卷） 目录顺序号 属类代号（会计凭证） 大类代字（会计档案） （2）从2009年开始，会计档案的编号方法调整为：大类